Dlaczego Serwis Planner? Najważniejsze cechy i korzyści

Serwis Planner to profesjonalne narzędzie do zarządzania serwisem, które wspiera w codziennej pracy zarówno kierowników, jak i pracowników. Ogromną zaletą systemu jest to, że uwzględnia on różnorodność procesów serwisowych i może być wykorzystywany do różnych typów zleceń. Z tego względu oprogramowanie sprawdzi się w wielu odmiennych rodzajach działalności serwisowych, a bogatość jego funkcji przyczyni się do sprawniejszej realizacji zleceń.

Dowiedz się więcej o takich możliwościach jak:

• efektywna obsługa procesów w serwisie maszyn i urządzeń oraz zleceń cyklicznych,
• szybkość i skuteczność planowania w przypadku awarii,
• porządek w planowaniu obsługi usług instalatorskich,
• sprawność w obsłudze zleceń stacjonarnych,
• co wyróżnia nasz system i dlaczego warto w niego zainwestować,
• pozostałe funkcje Serwis Plannera.

Zapoznaj się z poniższym materiałem i sprawdź, jak możesz wykorzystać Serwis Planner w Twojej firmie. Przekonaj się, na jakich etapach będzie on wsparciem oraz jakie korzyści możesz dzięki temu uzyskać.

Obsługa procesów w serwisie maszyn i urządzeń

Prowadzenie serwisu maszyn i urządzeń wiąże się z realizacją dwojakiego rodzaju zleceń. Z jednej strony obowiązkiem pracowników jest cykliczne wykonywanie przeglądu określonych sprzętów, aby zadbać o ich sprawność oraz bezpieczeństwo. Z drugiej jednak strony, zdarzają się niestety awarie sprzętu, które są pilnymi przypadkami do realizacji. Oba typy zleceń są tak samo ważne, a dobrze prosperujące przedsiębiorstwa z reguły poświęcają im podobną ilość uwagi.

Celem wykorzystania programu do zarządzania serwisem powinno być wsparcie wszystkich realizowanych działań. Umożliwia to Serwis Planner, który udostępnia szereg funkcji wspierających kluczowe procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Obsługa zleceń cyklicznych – np. przeglądów

Maszyny i urządzenia to sprzęty, które wymagają okresowych przeglądów zapewniających bezpieczeństwo ich użytkowania. Firmy zajmujące się realizacją zleceń tego typu muszą zwracać szczególną uwagę na terminową realizację wszystkich planowanych usług. Obecny natłok informacji, szerokie grono klientów, a także nadmiar zleceń do wykonania mogą przyczyniać się do pomijania tego kluczowego zadania. Sprawdź jak możesz sobie pomóc.

Przygotowanie

Planowanie

Wybór terminu nie jest jedynym wyzwaniem osób zajmujących się czynnościami organizacyjnymi. Kolejną trudnością jest przydzielanie zleceń odpowiednim pracownikom. Ważny jest taki dobór, który pozwoli na sprawną realizację obowiązków stałych oraz będzie na tyle elastyczny, by poświęcać czas także zleceniom pilnym i nieplanowanym. Pomocą w ustalania planu pracy są dwa elementy programu do zarządzania serwisem. Mowa tu o kalendarzu zleceń i harmonogramie.

Harmonogram pełni podobną rolę – służy do poszukiwania luk czasowych. Jego specyfikacja wizualna pozwala także na podgląd rozkładu czasowego zleceń. Przyczynia się to do sprawniejszego planowania przez kierowników, ponieważ maleje prawdopodobieństwo nakładania się obowiązków. Dodatkowo, pomaga to w organizacji realizowania wieloetapowych usług.

Celem każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego branży i rozmiaru, jest efektywna realizacja działań. Przydzielanie zleceń cyklicznych powinno następować nie tylko w oparciu o harmonogramy pracowników. Ważna jest również lokalizacja, która wpływa na czas oraz koszt dojazdu. Aby w efektywny sposób zaplanować obsługę zleceń cyklicznych warto korzystać z mapy, która przedstawia w jakich miejscach znajdują się dane urządzenia. Pozwala to na odpowiednie uporządkowanie zleceń i realizację w ciągu jednego dnia przeglądów znajdujących się w podobnej lokalizacji.

Powiadomienie

O realizacji przeglądu musi wiedzieć pracownik, ale także kontrahent, którego sprzęt dotyczy danego zlecenia. W przypadku przeglądów serwisant ma je zapisane w swoim kalendarzu z wyprzedzeniem. Dzięki temu może on odpowiednio zaplanować swoje działania i zapoznać się ze szczegółami w systemie lub aplikacji mobilnej.

Klient może nie pamiętać o konieczności przeglądu i być zaskoczony wizytą pracownika serwisowego. Warto zatem eliminować takie sytuacje i przypominać o planowanych działaniach z wyprzedzeniem.

Serwis Planner umożliwia wysyłkę automatycznych powiadomień do pracowników i klientów za pomocą wiadomości SMS oraz wiadomości e-mail. Dla serwisanta jest to dodatkowe przypomnienie o planowanym obowiązku, a dla klienta – możliwość odpowiedniego przygotowania się do wizyty.

Realizacja i zakończenie

Przeglądy maszyn i urządzeń zazwyczaj odbywają się w terenie. Nieocenionym ułatwieniem w takiej pracy jest możliwość wykorzystania aplikacji mobilnej, która posiada szczegóły zlecenia, a także daje możliwość przejścia do systemu po dodatkowe informacje. Po wykonaniu standardowych prac serwisowych ważne jest również podsumowanie. Pomocnym narzędziem jest aplikacja Serwis Planner, która pozwala na opis realizacji, dodanie zdjęć w razie potrzeby, a także podpis klienta.

Zlecenie cykliczne zostało wykonane. Wystarczy czekać na kolejny planowany termin realizacji, a w międzyczasie realizować kolejne obowiązki tego typu.

Obsługa procesu awarii – szybkość i sprawność planowania

Awarie są nieplanowanymi zleceniami, które pojawiają się nagle i wymagają pilnej realizacji. Są one obok przeglądów drugim typem zleceń wykonywanych w obsłudze serwisowej maszyn i urządzeń. Powinny być one realizowane między zadaniami planowanymi, ale wyzwaniem jest taka organizacja pracy, która poświęca odpowiednią ilość czasu na zadania tego rodzaju.

Weryfikacja

Firma otrzymująca zgłoszenie od swojego klienta ma możliwość jego odpowiedniej weryfikacji dzięki wykorzystaniu programu do obsługi zleceń. Elementem pomocniczym jest tworzona systematycznie baza urządzeń serwisowanych. Sprzęt, który znajduje się u klienta powinien być dokładnie opisany w systemie. Takie rozwiązanie pomaga sprawdzić specyfikację sprzętu, jego parametry, a także historię wykonanych działań. Zdobycie dogłębnej wiedzy o urządzeniu pozwala na lepszą ocenę usterki, wybór serwisanta, a także oszacowanie czasu pracy.

Planowanie

Po weryfikacji zgłoszenia konieczne jest utworzenie odpowiedniego zlecenia do realizacji. Zazwyczaj zajmuje się tym dedykowany pracownik – może to być, na przykład, koordynator, ale też sam kierownik czy szef.

Faza tworzenia zlecenia to także wybór osoby odpowiedzialnej za jego realizację. W przypadku przedsiębiorstw serwisowych grafiki bywają bardzo napięte, a serwisanci często realizują zlecenia w odległych lokalizacjach.

Przypisanie zleceń pracownikom z wykorzystaniem programu Serwis Planner jest bardzo proste. Osoba zajmująca się rozdzielaniem obowiązków ma podgląd na plany wszystkich pracowników. Może korzystać z Kalendarza lub Harmonogramu, które wizualnie przedstawiają rozkład pracy. Najważniejszą zaletą jest prostota w poszukiwaniu wolnych przestrzeni czasowych, które można poświęcić na realizację pilnych awarii.

Świetnie sprawdza się harmonogram, który pokazuje godzinowy rozkład pracy serwisantów w danych dniach. Takie rozwiązanie sprawia, że dużo łatwiej poszukiwać luk czasowych i wybierać odpowiednich pracowników do zleceń.

Zaplanowane zlecenie pojawia się w kalendarzu pracownika. Jeżeli zostanie tak ustalone, może on otrzymać powiadomienie SMS oraz e-mail o nowym obowiązku, ale należy pamiętać, że w przypadku pilnych awarii ważny jest czas.

W związku z tym Serwis Planner to także aplikacja mobilna do pracy w terenie. Serwisant, któremu zostało przypisane zlecenie otrzymuje odpowiednie powiadomienie również w swojej aplikacji, która często bywa najlepszym narzędziem do takiego kontaktu.

Realizacja i zakończenie

Po zatwierdzeniu realizacji naprawy zlecenie może trafić do kierownika, który po zapoznaniu się ze szczegółami przedstawionymi przez serwisanta może dokonać jego akceptacji i przekazać do podsumowań finansowych oraz działań fakturowych.

Usługi instalatorskie

Do firm realizujących usługi instalatorskie można zaliczyć szereg różnych typów działalności. Wśród zadań, które wykonują tego typu organizacje można wyróżnić zwykłe, planowane zlecenia, które często są instalacjami, a także pilne awarie wymagające szybkiej reakcji i naprawy.

Oba te aspekty są bardzo ważne, a w idealnej sytuacji pracownicy w równym stopniu przykładają się do wypełniania każdego z tych obowiązków. Celem każdej dobrze prosperującej firmy jest, jednakże, ciągłe zwiększanie efektywności. W obecnej informacyjnej i technologicznej rzeczywistości wsparcie rozwiązań informatycznych jest wykorzystywane coraz częściej i coraz chętniej. Wybór programu do obsługi zleceń powinien być jednak świadomy i zasilony odpowiednią wiedzą. Dowiedz się więc, jak pomoże Ci Serwis Planner.

Obsługa procesu instalacji – porządek w planowaniu

Usługi instalatorskie to działania, które są zaplanowane, a w związku z tym istnieje możliwość zapoznania się ze szczegółami obowiązków do realizacji. Proces obsługi takiego zlecenia jest spokojniejszy i bardziej uporządkowany. Niemniej jednak wsparcie programu do zarządzania serwisem może okazać się kluczem do efektywniejszego prowadzenia działalności.

Planowanie

Na etapie tworzenia zlecenia należy wybrać serwisanta, który dokona realizacji. Do sprawnego i uporządkowanego procesu przydzielania zleceń przyczyniają się dwie funkcje – Kalendarz oraz Harmonogram. Pomagają one w odpowiednim wyborze pracownika, który posiada wolny czas w planowanym na zadanie momencie, a także są miejscami, w których uproszczony zostaje sam proces – istnieje możliwość tworzenia nowych zleceń bezpośrednio w Kalendarzu lub Harmonogramie. Oznacza to, że można rozpocząć planowanie od wyboru pracownika, a potem z tego samego miejsca bez konieczności zmiany widoku dodać zlecenie do realizacji.

Pracownik, któremu przydzielono zlecenie otrzyma stosowne powiadomienie wiadomością SMS lub e-mail. Należy jednak pamiętać, że usługi instalatorskie realizowane są w terenie, a serwisanci często wykorzystują do swojej pracy tylko aplikację mobilną. To ona jest miejscem najlepszego kontaktu z nimi. Serwis Planner posiada swoją aplikację mobilną, która dostarcza powiadomienia push o nowych zleceniach do realizacji.

Realizacja i zakończenie

Po realizacji następuje zatwierdzenie, a zlecenie trafia do kierownika w celu akceptacji i przekierowania do rozliczeń finansowych.

Awarie – kto, co i jak?

Drugim typem zleceń instalatorskich są awarie, które zdarzają się nawet w przypadku najlepszego na rynku sprzętu. Kierownictwo i pracownicy z reguły są przygotowani na realizację tego typu zleceń, jednak zdarza się, że wyzwaniem jest sprawne wykonanie usługi. Szczególnie duży problem sprawia wybór instalatora, który nie tylko posiada czas wolny, ale także znajduje się w odpowiedniej lokalizacji.

Szukanie pracownika

Wykorzystanie planu pracy oraz aktualnych lokalizacji wpływa na efektywny wybór odpowiedniego pracownika. To z kolei przekłada się na sprawniejszą realizację zlecenia, co w przypadku pilnych awarii jest niezwykle istotne.

Realizacja i wykonanie

Naprawa jak każde inne zlecenie po realizacji trafia do kolejnych etapów, którymi mogą być przykładowo potwierdzenie przez kierownika oraz fakturowanie.

Stacjonarna obsługa zleceń

Zlecenia serwisowe mogą być realizowane także w siedzibie przedsiębiorstwa. Przykładem takiej działalności jest serwis komputerów oraz telefonów. Taki rodzaj aktywności ma swoją specyfikę, która determinuje stosowanie innych funkcji programu do zarządzania serwisem.

Przyjęcie zlecenia

Stacjonarna obsługa klienta polega na tym, że klient przychodzi do siedziby firmy ze swoim sprzętem i zgłasza usterkę. W czasie jego obecności w biurze obsługi klienta, zadaniem pracownika jest dodanie zlecenia do realizacji. Serwis Planner nie tylko umożliwia to działanie, ale również daje możliwość błyskawicznego wygenerowania protokołu przyjęcia opatrzonego kodem kreskowym z numerem zlecenia.

Realizacja i odbiór

Sprzęt klienta pozostaje w siedzibie firmy i oczekuje na naprawę. Przechodzi przez różne etapy realizacji i w końcu jest gotowy do odbioru. Jako że klient pozostawia sprzęt pod opieką firmy, warto informować go o postępach prac, wysyłając mu z systemu automatyczne powiadomienia mailowe lub SMS-owe. Koniecznością jest również poinformowanie o możliwości odbioru sprzętu.

W momencie odbioru sprzętu ogromne znaczenie odgrywa protokół przyjęcia z kodem kreskowym, który jest dokumentem potwierdzającym prawa do sprzętu.

Poznaj wszystkie funkcje Serwis Plannera

Sprawdź w praktyce, dlaczego warto wybrać Serwis Planner

Testuj przez 30 dni kompletnie za darmo. Bez zobowiązań i karty kredytowej.

Darmowy test