Mobilny serwisant – jak możesz usprawnić jego pracę?
Pracujesz jako mobilny serwisant lub jesteś kierownikiem serwisu, który zajmuje się wykonywaniem lub planowaniem zleceń serwisowych realizowanymi poza siedzibą firmy? Szukasz sposobu na uproszczenie i usprawnienie swojej codziennej pracy w terenie lub pragniesz wpłynąć na efektywność Twoich mobilnych serwisantów? A może po prostu interesują Cię dostępne na rynku nowe technologie i zastanawiasz się, jak mogą wznieść Twój biznes na wyższy poziom?
Jeśli choć jedna z Twoich odpowiedzi brzmi “TAK” – zapoznaj się z naszym materiałem. Obejrzyj wideo lub przeczytaj niniejszy artykuł i poznaj najważniejsze funkcje nowoczesnego programu do zleceń, które pozwolą usprawnić zarządzanie pracą serwisantów mobilnych.
Istota pracy serwisanta mobilnego – kim jest?
Pojęcie “mobilny serwisant” oznacza po prostu pracownika firmy serwisowej, który wykonuje naprawy lub inne typy zleceń niestacjonarne. Obowiązki serwisanta obejmują zatem realizację instalacji, napraw sprzętu lub innych usług poza siedzibą samego przedsiębiorstwa, bezpośrednio u klienta.
Przeglądy gwarancyjne, serwis urządzeń, czy obsługa awarii wykonywane poza firmą to niełatwe zadania, które zazwyczaj wymagają dostępu do szerokiego zakresu informacji. Wiedza o zleceniach – działaniach koniecznych do wykonania, terminach realizacji i lokalizacjach, które należy odwiedzić to jedno. Dla charakteru pracy serwisanta mobilnego równie istotne mogą być także, na przykład:
- dane o historii napraw sprzętu,
- jego kompletne specyfikacje i parametry,
- tworzone na bieżąco dokumentacje zdjęciowe.
Program do rozwiązywania problemów serwisu dostarcza wszelkich najważniejszych informacji, które są niezbędne w codziennej pracy każdego mobilnego serwisanta rozwiązującego naprawy, czy instalacje w terenie. Tym samym staje się on podstawowym narzędziem dla wielu pracowników firm realizujących różnego rodzaju usługi serwisowe.
Oprócz kluczowych danych, tego rodzaju system sprawnego planowania zleceń oferuje także sprawniejszą komunikację i upraszcza pracę osób zajmujących się zarządzaniem i rozliczeniem zleceń serwisowych. Dodatkowo, niezależnie od branży, typu serwisowanych urządzeń czy rozmiaru przedsiębiorstwa, program do serwisu może zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb i wymagań każdej firmy.
Chcesz wiedzieć w jaki sposób wykorzystać możliwości programu w celu usprawnienia pracy mobilnych serwisantów? W kolejnej części materiału przejdziemy przez cały zakres obowiązków serwisanta mobilnego i udzielimy Ci odpowiednich wskazówek.
Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.
Sprawne planowanie zleceń - umiejętność organizacji pracy
Serwis Planner to oprogramowanie do serwisu, które opiera się na symbiozie dwóch uzupełniających się narzędzi: programu komputerowego dostępnego w przeglądarce oraz aplikacji mobilnej do działania w terenie. Oba te rozwiązania wykorzystywane są w różnych celach, przez odmiennych pracowników, na poszczególnych etapach procesu serwisowego. Serwisantom dajemy system w wersji mobilnej, a działanie serwisu firmy od strony administratora i kierownika odbywa się w przeglądarkowej wersji programu.
Jako przykład przyjmijmy standardową obsługę awarii maszyny czy urządzenia. Oczywiście, zaczyna się ona od zgłoszenia samej awarii przez klienta. Odpowiednia informacja trafia do dyspozytora – na przykład kierownika serwisu – który już w tej ważnej części pracy zaczyna wykorzystywać możliwości programu do serwisu.
W bazie urządzeń serwisowanych kierownik w kilku kliknięciach sprawdza specyfikację danego sprzętu, poszczególne jego parametry oraz historię wykonywanych w związku z nim działań. Wszystkie te informacje posłużą mu w kolejnym kroku do stworzenia zlecenia z kompletnymi danymi, co z kolei znacząco usprawni późniejszą pracę mobilnego serwisanta służąc rozwiązywaniu problemów związanych z wiedzą.
Dzięki gromadzonej w programie bazie wiedzy już na tym etapie osoba zajmująca się podziałem zakresu obowiązków serwisantom może względnie dokładnie ocenić daną usterkę, oszacować potrzebny na jej wykonanie czas pracy i wybrać odpowiedniego specjalistę do rozwiązywania problemu.
Każdy mobilny serwisant pracuje w oparciu o swój własny kalendarz i harmonogram zleceń, które z jednej strony stanowią historię ich działań, z drugiej natomiast obrazują ich dostępność do podjęcia kolejnych zleceń. Dzięki temu nie znajdą się oni w sytuacji, w której zostanie im przypisane np. naprawa sprzętu, na którą zwyczajnie nie mają czasu.
Poza kalendarzem, umiejętność organizacji pracy kierownika wspierana jest również przez lokalizację pracowników oraz lokalizację samych zleceń na mapie. Pozwala to na rozsądne wykorzystanie zasobów, przyczyniające się, między innymi, do oszczędności czasu, kosztu dojazdów i tak dalej. Już na pierwszy rzut oka wiadomo bowiem, który mobilny serwisant pracuje najbliżej danej awarii i jest w stanie najszybciej ją podjąć.
Wbudowany w systemie komunikator to kolejne narzędzie, które pozwala na utrzymywanie bieżącej wymiany informacji z mobilnymi serwisantami, w celu, na przykład, potwierdzenia ich dostępności.
Aplikacja mobilny serwisant do zleceń serwisowych
Wspomniany systemowy komunikator to niewątpliwie ważne narzędzie do przekazywania informacji, jednak to automatyzacja stanowi kluczowy aby usprawnić pracę serwisantów. Mobilny serwisant powiadomienie o nowym zleceniu może otrzymać za pośrednictwem:
- tradycyjnego e-maila,
- wiadomości SMS,
- poprzez powiadomienie push z aplikacji mobilnej.
Wszystko to, oczywiście, za pomocą procedury automatycznej.
Pozostając przy aplikacji mobilnej Serwis Planner, warto w tym momencie zatrzymać się i omówić pokrótce możliwości mobilnego serwisanta, które zyska.
Centralny jej punkt stanowi lista zleceń z wyróżnieniem zleceń do wykonania “Na dziś” oraz “Nadchodzących”. To swoiste centrum dowodzenia całym systemem czasu pracy serwisanta – już w tym widoku widzi on datę, w której dane zlecenie ma być wykonane, jego etap, klienta, którego ono dotyczy oraz przypisaną osobę kontaktową.
Opis zleceń i wszystkie dostępne tam pola, które widzi mobilny serwisant służą jemu, ale z łatwością mogą być zmienione przez kierownika i dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy zajmującej się obsługą zleceń serwisowych. Zazwyczaj znajdą się tam takie informacje jak:
- szczegółowe dane o kliencie i adres wykonania zlecenia,
- przypisane produkty serwisowane wraz z opisem awarii,
- czeklisty przydatne podczas realizacji,
- pola na określenie, np. wysokości pobranej należności, wykorzystanego czasu czy opisu wykonanych prac,
- miejsce na dołączenie dokumentacji zdjęciowej lub podpisu klienta,
- opcję rejestrowania wykorzystanych części oraz zdarzeń.
Mobilny serwisant, dzięki aplikacji dostępnej na smartfonie, w dowolnym momencie ma możliwość podglądu lub wprowadzania zmian we wszystkich tych polach. Jeżeli, w wyniku na przykład niedopatrzenia, jakichś informacji o serwisowanym sprzęcie zabraknie w zleceniu, wystarczy jedno kliknięcie, by przejść do wersji przeglądarkowej systemu i otworzyć pełną historię danego urządzenia. Finalnie, wyposażony w komplet niezbędnych informacji, mobilny serwisant może przejść do kolejnego etapu procesu – czyli samej realizacji zlecenia.
Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.
Rejestruj wykonane prace serwisowe
Z poziomu wybranego w aplikacji zlecenia, mobilny serwisant wykonujący przegląd, instalację lub naprawę może jednym kliknięciem przejść do mapy dojazdu do klienta. W ten sposób automatycznie wyświetlona zostanie mu trasa uwzględniająca jego obecną lokalizację i miejsce naprawy, długość drogi oraz przewidywany czas na jej pokonanie, a także przybliżoną godzinę dojazdu do kontrahenta.
Ta część pracy serwisanta to również dobry moment na zmianę statusu zlecenia – dzięki temu kierownik serwisu będzie wiedział, iż wykonywanie powierzonych prac zostało już podjęte.
Będąc na miejscu, mobilny serwisant zmienia status zlecenia i podejmuje się realizacji. Cały czas ma on do dyspozycji kompletny zestaw potrzebnych informacji i wymaganą dokumentację techniczną, aby na bieżąco może raportować on swoje postępy pracy, odhaczając kolejne punkty z czeklisty. Finalnie, w aplikacji mobilnej serwisant ma możliwość uzupełnienia także opisu zakończenia pracy (i podjętych podczas niej działań) oraz określić wykorzystany w trakcie realizacji zlecenia czas.
Każda część pracy serwisanta niesie za sobą możliwość dołączenia dokumentacji zdjęciowej, która po szybkiej synchronizacji zostanie przesłana i zapisana w stacjonarnej wersji programu do serwisu. Wykonane w ten sposób zdjęcia zostaną automatycznie dołączone do historii prac nad urządzeniem i przyczynią się tym samym do budowania szczegółowej bazy wiedzy.
W nowej wersji aplikacji możliwe jest również rejestrowanie wykorzystanych podczas usługi serwisowej materiałów. Pozwala to w jeszcze lepszy sposób dokumentować realizację działań. Pojawiła się także funkcja dodawania zdarzeń bezpośrednio w aplikacji, która wspiera rejestrację efektów i czasu pracy serwisantów.
Ostatnim etapem działań mobilnego serwisanta wykonującego przegląd, naprawę lub instalację jest uzyskanie podpisu klienta – również i tutaj z pomocą przychodzi aplikacja na dowolnym urządzeniu z ekranem dotykowym. Nie tylko pomaga to uniknąć zbędnej papierologii i stanowi tym samym oszczędność papieru, ale też przyczynia się do istotnej oszczędności czasu i znacząco zmniejsza ryzyko błędów.
Po otrzymaniu podpisu klienta, obowiązek serwisanta obejmuje zmianę statusu zlecenia na “Zakończone” i jest już gotów do podjęcia kolejnych zadań. Sama zmiana statusu, dzięki funkcji automatycznych powiadomień, może spowodować wysłanie kopii protokołu serwisowego na skrzynkę e-mail klienta. Kierownik może natomiast zająć się weryfikacją wykonanych prac, a następnie skierować zlecenie do księgowości w celu rozliczenia i fakturowania.
Oprogramowanie mobilny serwisant - rozwiązywanie problemów serwisu
Obsługa procesu awarii maszyn i serwis urządzeń z pewnością nie należy do najprostszych zadań, które mogą zostać podjęte w firmie serwisowej. Dlatego też tak istotne są wszelkie usprawnienia i ułatwienia, które mogą wpłynąć na skuteczną obsługę tego typu zleceń. Jednym z takich narzędzi jest właśnie program do serwisu – a w szczególności taki, który wyposażony jest w funkcjonalną aplikację dla mobilnych serwisantów. Charakter pracy serwisanta i jego praca mobilna wymaga zastosowania narzędzi dostępnych online z każdego miejsca pracy, z tego względu kluczowy jest odpowiedni wybór narzędzia do rozwiązywania problemów firmy.
Mamy nadzieję, że udało nam się przedstawić Tobie w tym materiale najważniejsze zalety takiego rozwiązania i wskazać potencjalne obszary do usprawnień w zakresie planowania zleceń serwisowych i organizacji oraz monitoringu prac serwisantów. Jeśli posiadasz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś wypróbować tego rodzaju rozwiązanie w swoim biznesie, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
Polecamy także inne materiały o zarządzaniu pracą serwisantów i realizacji zleceń serwisowych:
- System do obsługi zgłoszeń serwisowych - jak wygląda praca serwisanta?
- Rejestracja czasu pracy – usprawnij pracę serwisantów terenowych
- Zarządzaj historią urządzeń technicznych swoich klientów
Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.