System do obsługi zgłoszeń serwisowych - jak usprawnić obsługę klientów?

Aby praca serwisu przebiegała płynnie i sprawnie, należy zadbać o odpowiednią jej organizację. Obsługa nowego zgłoszenia serwisowego wiąże się z wieloma utrudnieniami. Większość z nich można przezwyciężyć, a tym samym usprawnić obsługę kontrahentów i skrócić czas realizacji zleceń. Sposobem na to może być system do obsługi zgłoszeń serwisowych.

Co potrafi kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami?

System do obsługi zgłoszeń klientów to narzędzie wspierające pracę działu obsługi klienta dzięki swoim bogatym możliwościom. Wszystkich funkcjonalności systemu zgłoszeń oraz ich wpływu jakość obsługi nie sposób wymienić na łamach pojedynczego artykułu. Warto jednak pamiętać, że kompleksowy system zarządzania zgłoszeniami pozwala między innymi na:

1. Zarządzanie zleceniami — rozbudowane systemy ticketowe pozwalają na obsługa procesów różnego typu i ich ewidencja w bazie wiedzy (lista i kanban zleceń). Dostarczają informacji o liczbie zgłoszeń, ich statusie, treści, itd.

2. Automatyczne protokoły — w systemie obsługi serwisowej protokoły serwisowe są generowane na podstawie informacji dodanych do zlecenia, umożliwiające sprawną obsługę zgłoszeń nawet w przypadku pracy w terenie.
3. Mapy — jedną z funkcjonalności systemów zgłoszeń są mapy wspierające proces obsługi klienta dzięki wyświetlaniu adresów zleceń oraz lokalizacji serwisantów (korzystających z aplikacji mobilnej).
4. Aplikacja mobilna — systemu zgłoszeń serwisowych pozwala na korzystanie z aplikacji z aktualną kolejką zgłoszeń serwisowych dla pracowników w terenie, znacznie skracająca czas realizacji przez nich zleceń.
5. Timeline — systemy ticketowe zawierają także harmonogram pokazujący wszystkie zgłoszenia według serwisantów w czasie, pomaga znaleźć wolne okno przy organizacji obsługi zgłoszeń.

6. Kalendarz zleceń — system obsługi zgłoszeń pozwala na zarządzanie kolejką i weryfikację zadań wszystkich osób.
7. Baza urządzeń serwisowanych — ważną funkcjonalnością systemu do obsługi zgłoszeń jest baza wiedzy o wszystkich serwisowanych urządzeniach, przechowująca np. wszystkie zgłoszenia ze zdjęciami wykonanymi podczas realizacji w przeszłości.
8. Automatyczne raporty — wbudowany w prosty system proces raportowania, dzięki którym nie musisz poświęcać czasu na tworzenie zestawień dotyczących zgłoszeń klientów, jakości obsługi, czasu realizacji zgłoszeń, itd.

9. Faktury i płatności — internetowa obsługa zgłoszeń pozwala na wystawianie faktur bezpośrednio w systemie zarządzania zgłoszeniami, automatyzacja obsługi kontrahentów w zakresie np. przekazywania informacji o niezapłaconych fakturach.
10. Panel klienta — system obsługi zgłoszeń serwisowych zawiera panel klienta, czyli, narzędzie dla Twoich klientów do samodzielnej rejestracji zgłoszeń za pomocą formularza zgłoszeń oraz miejsce, w którym mogą zweryfikować status zgłoszeń stworzonych w przeszłości.
11. Zarządzanie magazynem — systemy obsługi serwisowej posiadają aktualna i dostępna dla uprawnionych (np. całego zespołu obsługi) lista części i urządzeń w danym magazynie.

Już teraz usprawnij system obsługi zgłoszeń w Twoim serwisie!

Darmowe testy Serwis Planner. Bez zobowiązań. Przez cały miesiąc. Bez karty kredytowej.

Darmowy test

Wdrożenie systemu do obsługi zgłoszeń — sposób na usprawnienie obsługi klienta

W procesie obsługi klienta każde zlecenie serwisowe jest ważne, dlatego powinieneś mieć narzędzie, które umożliwi Ci monitorowanie kolejki zgłoszeń, czasu obsługi bieżących problemów i tak dalej. Wprowadzając do firmy system ticketowy zorientowany na sprawną obsługę zgłoszeń, wyposażasz ją w coś więcej niż tylko nowe oprogramowanie. To przede wszystkim nowy sposób na prowadzenie działalności i organizację obsługi zgłoszeń. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w technologii SaaS (oprogramowanie jako usługa) dostęp do informacji istotnych z punktu widzenia działu obsługi klienta jest na wyciągnięcie ręki. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do Internetu, by móc w pełni wykorzystywać kluczowe funkcje systemu do zarządzania zgłoszeniami.

System zgłoszeń online - możliwości systemu mobilnego dla serwisantów

W dzisiejszych czasach liczy się mobilność. Sprawny system zgłoszeń serwisowych podczas pracy w terenie to podstawa. Proces przjmowania zgłoszeń odbywa się za pośrednictwem wybranych kanałów komunikacji z klientem. Następnie, przekazując nowe zgłoszenie serwisowe do realizacji przez serwisanta, otrzymuje on powiadomienie PUSH. W aplikacji dla każdego pracownika mobilnego przygotowana indywidualna lista zleceń wraz z kompletem informacji potrzebnym do ich realizacji. Aplikacja zawiera tylko niezbędne funkcjonalności systemu do obsługi zgłoszeń, dlatego jest szybka i prosta w obsłudze. Znacząco przekłada się to na efektywność zespołu obsługi oraz czas realizacji zgłoszeń.

Sprawny system obsługi nowego zgłoszenia serwisowego pozwala na również wyświetlanie zleceń oraz aktualnej lokalizacji serwisantów na mapie. Kierownik, weryfikując adresy klientów, może ułożyć listę zleceń dla serwisanta w optymalny sposób. W przypadku, gdy dane zgłoszenie jest wyjątkowo pilne, dyspozytor może szybko zweryfikować aktualne położenie pracowników i przekazać je temu, który jest najbliżej. Ponadto, kierownik zawsze ma możliwość monitorowania zgłoszeń znajdujących się akurat w realizacji, a nowe, napływające do prostego systemu zgłoszeń serwisowych zlecenia może szybko przekazać wybranym serwisantom.

Dlaczego zarządzanie kolejką zgłoszeń w systemie zgłoszeń powoduje zwiększenie efektywności?

• Sprawnie dokonujesz rejestracji zgłoszeń użytkowników, a także możesz umożliwić samoobsługę klientom, co pozwala zwiększyć efektywność działań pracowników.
• Lista zleceń jest uporządkowana i szybko wyszukasz konkretne informacje pozwalające na rozwiązanie problemu użytkownika, co stanowi usprawnienie przepływów pracy.
• Wszystkie informacje dotyczące zgłoszeń są zawsze dostępne. Unikniesz konfliktów i będziesz w stanie dokładnie odpowiedzieć na potrzeby, ponieważ ustalenia z serwisantami i kontrahentami są zapisane w systemie zgłoszeniowym.
• Systemy ticketowe pozwalają na skuteczne przydzielanie zadań pracownikom i zmniejszanie czasu obsługi – widzisz, kto jest teraz zajęty, a komu możesz przydzielić dodatkowe zadania.
• Stany magazynowe prezentowanie w kompleksowym systemie zarządzania zgłoszeniami są zawsze aktualne także dzięki integracji danych z programem ERP.
• W rozbudowanej wersji pozwalającej na automatyzację obsługi klienta system rejestracji zgłoszeń może przypominać klientom o konieczności opłacenia faktury.

Zobacz także inne materiały o wielofunkcyjnej platformie:

• Wdrożenie systemu zgłoszeń - na co zwracać uwagę podczas wyboru?
• Jakie problemy serwisu rozwiązuje Serwis Planner?
• Zalety systemu umożliwiającego obsługę i proces przyjmowania zgłoszeń.

Sprawdź, jak Serwis Planner sprawdzi się jako Twój system ticketowy

Testuj za darmo przez cały miesiąc! Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.

Darmowy test