Jaki system od obsługi serwisu wybrać?
Jak najlepiej zarządzać pracownikami w terenie? Odkrywamy możliwości, jakie daje program serwisowy.
Naprawa niektórych urządzeń wymaga od nas wysłania pracownika do klienta. Nie sposób przecież transportować do serwisu całej instalacji gazowej, bądź systemu klimatyzacji. Pracownik, który składa wizytę u partnera staje się twarzą firmy, swego rodzaju reprezentantem. To, jak poradzi sobie z problemem i jakie wrażanie po sobie zostawi, determinuje obraz całej firmy w oczach klienta. Zadbaj o to, by ten obraz był jak najlepszy.
Usprawnij Twój biznes. Wybierz najlepszy system do obsługi serwisu.
Cały miesiąc testów Serwis Planner. Bezpłatnie i bez zobowiązań.
Jak pracuje się w terenie?
Jesteś przedsiębiorcą i szukasz odpowiedniego oprogramowania dla swojej firmy? Jeśli nurtuje Cię pytanie: jaki system do obsługi serwisu wybrać?, to trafiłeś w dobre miejsce. Wybór odpowiedniego programu może stanowić wyzwanie, dlatego po przeczytaniu tego artykułu będziesz bogatszy o wiedzę, która ułatwi Ci dokonanie najlepszego wyboru.
Określ swoje potrzeby
Zacznij od zadania odpowiednich pytań. Z czym masz największy problem? Jak system do obsługi serwisu ma wesprzeć działanie całej firmy? Jakie czynności są dla Twoich pracowników najbardziej czasochłonne? Aby wiedzieć, jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze, musisz wiedzieć, jakie masz potrzeby. Abyś mógł lepiej je zdiagnozować, poniżej zestawienie kilku najważniejszych funkcji programu serwisowego:
Baza urządzeń serwisowanych
Zlecenia serwisowe to bardzo popularny rodzaj procesów. Dlatego system do obsługi serwisu udostępnia Ci bazę wszystkich serwisowanych przez Twoją firmę urządzeń. Każda pozycja może być przypisana do danego klienta, może mieć swój numer seryjny i unikatowy kod. Dodatkowo w karcie produktu serwisowanego widnieją wszystkie zlecenia, które są powiązane z tym urządzeniem.
- Czy wiesz, które z urządzeń serwisowanych przynoszą Ci korzyści, a jakie wyłącznie koszt?
- Czy wiesz, ile czasu poświęcasz na zlecenia serwisowe u danego kontrahenta? Czy przynosi Ci to zysk?
- Czy wiesz, z którymi kontrahentami współpraca jest rentowna?
Procesy
Oprogramowanie serwisowe powinno umożliwiać sprawną obsługę procesów. Jeśli chcesz tworzyć i edytować własne, spersonalizowane procesy, zastanów się, czy proponowane rozwiązanie daje taką możliwość. Tworzenie procesów w systemie powinno być proste i szybkie. Sprawdź, czy Twój program pozwala edytować etapy i indywidualne atrybuty, ponieważ to funkcja,która pozwala dostosować system do wymagań firmy. Każdy proces może zostać wyświetlony w postaci karty procesu. Widoczne są tam podstawowe informacje, wszystkie zadania, które są powiązane z tym procesem. Zobaczysz tam też wszystkie dokumenty i wiadomości, a także pełną historię danego procesu.
- Czy masz wspólną bazę do obsługi różnych procesów np. reklamacji, przeglądów serwisowych?
- Czy wiesz, ile czasu zajmuje Twoim pracownikom obsługa poszczególnych typów zleceń?
- Czy realizujesz więcej zleceń, które przynoszą Ci korzyść?
Wyszukiwarki i bazy procesów
Dostęp do bazy danych, którą udostępnia system do obsługi serwisu powinien być łatwy. Dlatego odpowiednie oprogramowanie powinno pozwalać na wyszukiwanie informacji z wykorzystaniem wielu kryteriów. Ponadto, system powinien dawać możliwość filtrowania wyników. Tak, abyś zawsze mógł odnaleźć ten proces, który Cię interesuje. Aby jeszcze bardziej zagłębić się w ten temat, warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. W dobrym systemie powinieneś mieć możliwość definiowania atrybutów, po których możesz wyszukiwać procesy, klientów, urządzenia i wiele innych informacji, zawartych w systemie.
- Czy w szybki sposób możesz wyszukać interesujące Cię zlecenie?
- Czy masz dostęp do uporządkowanej bazy procesów, klientów, urządzeń?
Uprawnienia Twoich pracowników
System do obsługi zleceń serwisowych przechowuje mnóstwo danych, które są kluczowe dla sprawnego działania Twojej firmy. Bezpieczeństwo tych danych powinno być priorytetem przy wyborze odpowiedniego oprogramowania. Poza zabezpieczeniami w postaci protokołów bezpieczeństwa (np. SSL), mechanizmem uwierzytelniania użytkowników etc., system może posiadać funkcję zarządzania uprawnieniami. Dzięki niej będziesz mógł utworzyć kilka poziomów uprawnień dostępu, które przydzielisz pracownikom. I tak przykładowo dostęp do wszystkich danych będzie miał tylko zarząd, a kolejne ogniwa w organizacji (managerowie, koordynatorzy, specjaliści) będą stopniowo ograniczane. To pozwala Ci mieć kontrolę nad tym, kto widzi najbardziej istotne i delikatne dane, a kto zobaczy tylko to, co jest mu potrzebne do pracy. To zwiększa bezpieczeństwo, ale także pomaga zachować porządek i przejrzystość systemu od strony użytkownika.
- Czy dane, które przechowujesz są bezpieczne?
- Czy udostępniasz dane wyłącznie niezbędnym pracownikom?
System do obsługi serwisu i jego funkcje dodatkowe
Jeśli uważasz, że wszystkie powyższe funkcje to dla Ciebie must-have, warto pójść krok dalej. Systemy, na które warto zwrócić swoją uwagę, oferują też pakiety dodatkowych funkcji, takich jak np. obsługa faktur, ofert, magazynów. To najczęściej stanowi wyznacznik solidnego i wszechstronnego oprogramowania.
Panel klienta
Zastanawiasz się nad wyborem programu serwisowego i zapewne masz już pewien wachlarz możliwości. Z tego systemu będą korzystać Twoi pracownicy, dlatego chciałbyś wybrać jak najlepsze oprogramowanie dla firmy. Ale czy Twoi klienci nie powinni również skorzystać na wdrożeniu systemu? W odpowiedzi na to pytanie pojawia się panel klienta. To funkcja, która pozwala Twoim klientom logować się do systemu i samodzielnie zgłaszać nowe zlecenia i zamówienia. Dzięki niej zdecydowanie przyspieszysz realizację poszczególnych zleceń, ponieważ serwisanci nie będą musieli odbierać wielu telefonów i rozmawiać z każdym z klientów, aby rozpocząć procedurę obsługi.
- Czy jesteś zadowolony z obecnego sposobu składania zleceń przez klientów?
- Ile czasu poświęcasz na odbieranie zleceń, a ile na omówienie szczegółów?
- Czy otrzymujesz kompletne informacje o zleceniu?
- Czy poświęcasz czas na informowanie klientów o statusie zlecenia?
Zadania i zdarzenia
Zdecydowanie łatwiej jest pracować w środowisku, które jest optymalnie zorganizowane. Z tego powodu funkcja interaktywnego kalendarza to bardzo przydatny element systemu do obsługi serwisu. Możesz dzięki niej planować spotkania z klientami, burze mózgów w działach i wiele innych zadań. Masz też możliwość delegowania czynności dla grup pracowników za pomocą kilku kliknięć. Koordynacja pracy jest niezwykle ważna w zarządzaniu organizacjami, dlatego program dla firmy powinien wpierać sprawne porządkowanie zadań i planowanie pracy.
- Czy możesz w szybki sposób zaplanować wybranym bądź wszystkim pracownikom zadanie np. „spotkanie”?
- Czy oprócz obsługi zleceń zapisujesz dodatkowe zadania w kalendarzu?
- Czy wiesz, jakimi zadaniami zajmują się Twoi pracownicy i ile poświęcili na to czasu?
Podsumowanie
Dobór programu dla firmy, który będzie idealnie dopasowany do wymagań Twojego biznesu stanowi duże wyzwanie. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu wiesz lepiej, czego potrzebujesz i jakie istnieją narzędzia, które pozwolą Ci zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa. Dla firmy, która realizuje różnego rodzaju zlecenia serwisowe, dobrym rozwiązaniem będzie oprogramowanie wszechstronne i zintegrowane. Nowoczesne rozwiązanie, które realizuje zadania programu serwisowego sprawdza się w wielu przedsiębiorstwach z przeróżnych branż. Dlatego niezależnie od tego, czym zajmuje się Twoja firma, warto postawić na sprawdzone i nowoczesne oprogramowanie.
Usprawnij Twój biznes. Wybierz najlepszy system do obsługi serwisu.
Cały miesiąc testów Serwis Planner. Bezpłatnie i bez zobowiązań.