Zarządzaj historią urządzeń swoich klientów w serwisie
Jeśli w Twojej firmie serwisowej często brakuje informacji o wykonanych naprawach urządzeń lub maszyn klientów - koniecznie zapoznaj się z tym artykułem. Opowiadamy w nim jakiej funkcji użyć, by już nigdy więcej nie przeszukiwać papierowych dokumentów.
Czym jest baza urządzeń serwisowanych?
Baza urządzeń serwisowanych to miejsce w systemie, w którym zbierają się informacje o specyfikacji maszyny klienta, wykonanych naprawach lub zaplanowanych przeglądach. Co jest jednak najważniejsze - wszystko to dostępne jest online, w Twoim systemie. Nie musisz więc przeszukiwać papierowych dokumentów czy pytać współpracowników czy pamiętają, jakie problemy występowały w tym urządzeniu. Te dane zbierasz wewnątrz oprogramowania serwisowego, do którego masz wgląd z każdego miejsca - bez względu na to, czy akurat jesteś w centrali, czy w terenie.
W systemie Serwis Planner egzemplarze serwisowane zaprezentowane są w formie listy wszystkich urządzeń klientów. Jest wskazany produkt i jego kod, natomiast indywidualnym wyróżnikiem każdej maszyny bądź urządzenia jest numer seryjny i to po nim rozpoznajemy konkretny sprzęt od danego klienta, który widnieje w ostatniej kolumnie.
Zarządzaj historią urządzeń kontrahentów. Sprawdź Serwis Planner.
Testuj za darmo przez cały miesiąc. Żadnych zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Karta produktu serwisowanego
Z poziomu listy urządzeń można przejść do karty konkretnej maszyny. Są tu dane, które były widoczne w poprzedniej tabeli, czyli numer seryjny, produkt i firma, jaka go posiada. Poza tym możemy spojrzeć na wszystkie zlecenia powiązane z tym sprzętem - zarówno te już zrealizowane, jak i aktualnie zgłoszone. Widoczne są również zaplanowane zadania - czyli na przykład cykliczny przegląd maszyny, a także zdarzenia, gdzie serwisant mógł zanotować jakieś ważne ustalenia odnośnie tego produktu.
Atrybuty maszyn i urządzeń
Ważną sekcją są atrybuty - czyli pola, które można dowolnie tworzyć i konfigurować, zgodnie z tym, co przy danym typie urządzenia się przyda. Przykładowo, może być to pole typu plik, gdzie podpinamy specyfikację techniczną. Istotna może być też data produkcji urządzenia lub informacja o tym, czy jest ono wynajmowane. Liczba i rodzaje tych pól, czyli czy ma to być pole tekstowe, liczbowe, może to być też rozwijana lista albo miejsce na dodanie pliku - wszystko można skonfigurować wedle własnych preferencji.
Warto z tych atrybutów korzystać, bo przydają się one później przy wyszukiwaniu egzemplarzy serwisowanych. Po lewej stronie umieszczona jest wyszukiwarka, w której poza standardowymi polami wyświetlają się właśnie te, wspomniane przed chwilą atrybuty. Jeżeli nie znamy numeru seryjnego, ale wiemy do jakiego klienta należy i przykładowo - w którym roku urządzenie zostało wyprodukowane - wpisując te dwa parametry możemy je szybko znaleźć.
Jak to może zadziałać w praktyce? Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy to serwisant dostał pilne wezwanie do jakiejś awarii u klienta. Pracuje w Twojej firmie dopiero od miesiąca, a klient coś wspomina, że kiedyś już ten sam problem występował. Co zatem może zrobić? Wchodzi do Serwis Plannera, wyszukuje - w zależności od tego jakimi danymi dysponuje - po firmie albo numerze seryjnym maszynę i widzi, że jego poprzednik zarejestrował, że rok temu naprawiał dokładnie ten sam element i zapisał, na co zwrócić uwagę i jak to zrobić.
Wszystkie omówione informacje można oczywiście znaleźć też w kartotece kontrahenta - wystarczy że przejdziesz do zakładki procesy i na dole widoczna jest lista urządzeń, które dana firma u nas serwisuje.
Korzyści dla Twojej firmy
Co zyskujesz pracując w ten sposób i rejestrując wszystkie dane w systemie?
- oszczędzasz czas pracy serwisantów, którzy mają pod ręką dostęp do najważniejszych informacji o urządzeniu,
- ułatwiasz komunikację między pracownikami w Twojej firmie - bo wystarczy że spojrzą na wprowadzone przez kolegę bądź koleżankę notatki,
- poprawiasz jakość wykonywanych usług i minimalizujesz ryzyko popełnienia błędu przez serwisanta, który może w łatwy sposób sprawdzić dokumentację techniczną bądź wskazówki innych pracowników,
- a usprawnienie tych wszystkich obszarów składa się na obniżenie kosztów obsługi zleceń.
Zatem jeśli w Twojej firmie nadal dominują papierowe wersje dokumentacji związanej z maszynami oraz urządzeniami klientów, rozważ stopniową zmianę tego modelu. Skorzystają na tym zarówno pracownicy, jak i klienci Twojej firmy.
Zarządzaj historią urządzeń kontrahentów. Sprawdź Serwis Planner.
Testuj za darmo przez cały miesiąc. Żadnych zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Zapraszamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi materiałami dotyczącymi pracy z systemem Serwis Planner: