Jak nie zapomnieć o zleceniach cyklicznych?
Firmy świadczące usługi często mają podpisane umowy serwisowe ze swoimi klientami. I są zobowiązane do wykonywania przeglądów cyklicznych. Niewykonanie takiej usługi na czas może skończyć się karą finansową.
W innej sytuacji taka firma traci możliwość zarobku bo zapomina przypomnieć się klientowi w sprawie konieczności wykonania przeglądu, a klient korzysta z usług konkurencji.
Jakimi typami zleceń cyklicznych można zarządzać?
Możemy wyróżnić dwa rodzaje przeglądów:
- dotyczące maszyn i urządzeń (serwisy kotłów, klimatyzacji, maszyn rolniczych, ekspresów do kawy),
- przeglądy techniczne budynków lub systemy zabezpieczeń (niezwiązane z urządzeniami, bardziej dotyczące danego obiektu).
Zanim przejdziemy do długoterminowego planowania zleceń cyklicznych w systemie, poznaj bazy, które mieści w sobie Serwis Planner, czyli system do zleceń.
Badź mistrzem zarządzania zleceniami cyklicznymi. Sprawdź teraz.
Darmowe testy Serwis Planner przez 30 dni. Zero zobowiązań, bez karty kredytowej.
Baza maszyn i urządzeń
Zakładka bazy urządzeń w systemie do zleceń przedstawia listę dostępnych urządzeń serwisowanych przez firmę. Każde urządzenie ma przypisany indywidualny numer seryjny. Na widoku listy wszystkich serwisowanych urządzeń znajdują się takie kolumny jak np. nazwa, model urządzenia i przypisany do niego klient.
Po kliknięciu w numer seryjny, podświetlony na niebiesko, otwiera się karta konkretnego produktu serwisowanego. Widoczne są w niej najważniejsze informacje o maszynie lub urządzeniu:
- podstawowe, takie jak: nazwa, numer seryjny, przypisany kontrahent,
- lista atrybutów: data instalacji urządzenia, specyfikacja techniczna, miejsce na dodatkowe uwagi.
Lista atrybutów jest przykładowa. Samodzielnie decydujesz, w jaki sposób opisać maszynę i w dowolnym momencie, bez dodatkowych kosztów, możecie te pola dodawać, zmieniać czy usuwać. Do wyboru są pola typu:
- data - np. data gwarancji, data przeglądu, data instalacji,
- plik - miejsce na podpięcie plików np. karty techniczne, specyfikacje maszyny/urządzenia, zdjęcia,
- pola tekstowe - dowolne pole na dodatkowe cechy maszyny,
- pole typu lista wyboru - jeżeli zmienne są zamkniętą listą to pole sprawdza się najbardziej,
- pole typu liczba - np. moc maszyny/urządzenia.
W karcie urządzenia przede wszystkim znajduje się lista powiązanych zleceń z tym urządzeniem. Na przykładzie widzimy różne typy wykonanych zleceń dla tego urządzenia i możemy sprawdzić na kiedy zaplanowana jest data kolejnego zlecenia serwisowego.
Po kliknięciu w numer zlecenia możesz przejść do jego szczegółów i szybko zweryfikować:
- czego dotyczyło konkretne zlecenie,
- jakie aktywności podejmował serwisant,
- czy i jakie zużył części, ile poświęcił czasu na zlecenie,
- czy zlecenie zostało potwierdzone przez klienta,
- czy zlecenie zostało zafakturowane,
- inne np. lokalizację, zdjęcia.
Sprawne wyszukiwanie urządzeń po własnych cechach
Wracając na chwilę do listy urządzeń - oprócz podstawowych pól, możesz także wyszukiwać maszyny właśnie po dodatkowych atrybutach, określonych przez Ciebie.
Baza kontrahentów i historia współpracy
W karcie kontrahenta informacje uporządkowane są w tematycznych zakładkach. W zakładce o nazwie “Procesy” znajdują się najważniejsze informacje związane z tym klientem:
- wszystkie zlecenia - wykonane zlecenia i te planowane,
- wszystkie przypisane do niego maszyn/urządzenia.
Baza zleceń
Uporządkowana lista zleceń, czyli zlecenia realizowane dla wszystkich Twoich klientów. Wyszukiwarka również dzieli się na pola podstawowe oraz atrybuty - dodane przez Ciebie.
Kliknięcie w numer zlecenia przenosi nas do jego karty i szczegółów (o których pisaliśmy wyżej).
Jeżeli nie serwisujesz maszyn, a wykonujesz inne instalacje - bazę urządzeń w Twoim systemie możemy wyłączyć.
Baza dokumentów
W systemie gromadzone są dokumenty takie jak:
- faktury i płatności,
- dokumenty ofertowe,
- zamówienia,
- dokumenty magazynowe.
Na podstawie pól uzupełnionych w zleceniu system w dowolnym momencie może utworzyć protokół z wykonanej usługi, wraz z podpisem kontrahenta (jeżeli serwisant go pobrał przy zakończeniu zlecenia).
Baza produktów i części, czyli magazyn
W systemie możesz przechowywać listę wszystkich produktów lub części, których używają serwisanci do napraw maszyn lub urządzeń. Magazynów możesz tworzyćw wiele np. dla każdego serwisanta osobny.
Oprócz porządku w tym obszarze, system umożlwia szybsze tworzenie dokumentów np. magazynowych, ofertowych czy faktur. Nie musisz za każdym razem wpisywać pełnych nazw produktów lub części - po wpisaniu kilku liter, system podpowiada i uzupełnia dane np. informacje dotyczące cen.
Badź mistrzem zarządzania zleceniami cyklicznymi. Sprawdź teraz.
Darmowe testy Serwis Planner przez 30 dni. Zero zobowiązań, bez karty kredytowej.
Zarządzaj cyklicznymi zleceniami
Pulpit pracy - zaplanuj zlecenie cykliczne w szybki sposób
Bezpośrednio po zalogowaniu do systemu zobaczysz “Pulpit pracy”. To miejsce, które w pełni możesz dostosować do własnych potrzeb. Pulpit konfiguruje się w taki sposób, aby wyświetlał najważniejsze rzeczy, do których chcemy mieć szybki dostęp. Może to być np. kalendarz, lista zleceń do rozpatrzenia, skrót do szybkiego tworzenia zleceń inne.
Skrót do szybkiego tworzenia zleceń umożliwia sprawne dodawanie zleceń typu:
- serwis,
- instalacja,
- przegląd,
- inne.
Jak ustawić zlecenie stałe?
System pozwala tworzyć różne typy zleceń - to Ty decydujesz jakie powinny być w Twoim systemie.
Wybierając konkretny skrót np. tworzenie przeglądu otwiera się formularz do dodawania zlecenia typu przegląd. Pozwala on dodać kilka obiektów jednocześnie, aby przyspieszyć Waszą pracę i są to:
- zlecenie,
- dane kontrahenta,
- urządzenie serwisowane (jeśli serwisujesz),
- nazwa procesu (w tym przypadku nazwa zlecenia cyklicznego),
- osoba odpowiedzialna.
Uzupełniając w polu nazwę np. firmy, urządzenia lub wpisując gwiazdkę - system może podpowiedzieć te dane, uzupełnić adres i dane powiązanej osoby kontaktowej ( jeżeli już wcześniej w systemie istniała ta firma).
Jeżeli kontrahenta nie ma w Twojej bazie - możesz w jednym miejscu, dodać wszystkie te elementy. To znaczna oszczędność czasu i przyspieszenie obsługi klienta.
Bardzo ważne jest wpisanie prawidłowych danych w polu adres, ponieważ w systemie Serwis Planner kierownik może zweryfikować lokalizację serwisantów i planowanych zleceń na mapie, co ułatwia Ci koordynację zleceń, Podobnie jak z kontrahentem - jeżeli adres istnieje już w bazie, system podpowie go, gdy zaczniesz wpisywać pierwsze litery.
Uzupełnienie daty początkowej i końcowej również jest bardzo ważne w przypadku złożenia zlecenia cyklicznego. Te daty dotyczą pierwszego zlecenia.
Aby ustawić zlecenie stałe, wystarczy wybrać “Utwórz wiele”, a następnie uzupełnić “Częstotliwość powtórzeń” i “Termin zakończenia”. Termin zakończenia to termin ostatniego zlecenia. System wyświetli wtedy - ile zleceń cyklicznych zostanie dodanych. Pola takie jak produkt, kontrahent, daty uzupełnią się automatycznie. Możesz dodatkowo ustawić nazwę zlecenia cyklicznego, czy opisać zlecenie za pomocą własnych atrybutów.
Kiedy i z kim się skontaktować? Sprawdź swój kalendarz zleceń
System do zleceń wyświetla w poziomie listę pracowników, natomiast w pionie czas. Klikając na dzień, miesiąc czy rok przybliżamy oś czasu i zaplanowane zlecenia pokazują się jako paski sugerując zajętość w czasie. Po kliknięciu w numer zlecenia można przejść do jego szczegółów.
Timeline świetnie wspiera zarządzanie serwisem, ponieważ pozwala w prosty sposób zweryfikować, którzy pracownicy mają zaplanowane zlecenia w określonym czasie, a którzy są wolni i można im przypisać nowy temat.
W organizacji pracy kierownikom serwisu pomaga też mapa
Na mapie możesz sprawdzić lokalizację zleceń (dlatego ważne było wpisanie poprawnych danych adresowych). Oprócz tego, jeżeli Twoi serwisanci korzystają z dodatkowej aplikacji mobilnej dla systemu Serwis Planner, możesz sprawdzić ich lokalizację. Dzięki temu w szybki sposób przydzielisz nowe zlecenie do pracownika, który jest w pobliżu.
Weryfikacja lokalizacji to także sposób monitorowania zleceń w toku. Wiesz, że serwisant dojechał na miejsce, bez poświęcania czasu na kontakt.
Mapa umożliwia wyświetlanie zleceń w konkretnej fazie i w konkretnej dacie np. do zaplanowania na ten tydzień. W ten sposób możesz optymalnie dobrać zlecenia do konkretnych serwisantów.
Kanban - czyli tablica zleceń
To widok, który wspomaga zarządzanie zleceniami. Tablica dzieli się na kolumny, które sugerują etap zlecenia. Przy złożonych serwisach w jednym etapie mogą być zlecenia o różnych fazach. W najprostszej formie - etap na kanbanie odpowiada fazie zlecenia.
Pierwsza kolumna to zazwyczaj zlecenia, które są do zaplanowania lub czekają już na podjęcie przez serwisanta.
Jak przypisać zlecenie do serwisanta?
Wystarczy otworzyć dane zlecenie, klikając w jego numer, zmienić fazę zlecenia, a serwisant w tym momencie otrzyma informację np. przez automatyczne powiadomienie push w aplikacji mobilnej. Możesz też wysłać mu automatyczny SMS lub e-mail.
Automatyczne powiadomienia SMS informujące o przeglądzie
Serwis Planner może być rozszerzony o Automatyzator. Pozwala on na ustawienie różnych reguł automatycznych, w tym takiej, która powiadamia klientów X dni przed planowanym terminem zlecenia, o tym, że przegląd powinien zostać wykonany. Kontrahent może otrzymać SMS lub e-mail.
Jak wygląda schemat działania zleceń cyklicznych w Serwis Planner?
- System tworzy X zleceń tego typu w przód, uzupełniając automatycznie jego pola.
- Zlecenia możesz zobaczyć na liście zleceń, na pulpicie, na mapie, na kanbanie lub na osi czasu (timeline).
- Automatyzator na X dni przed planowanym terminem zlecenia wyśle do kontrahenta SMS lub e-mail.
Jakie płyną z tego korzyści dla Twojej firmy?
- System oszczędza czas pracowników.
- Sprawia, że nie zapominacie przypominać klientom o datach kolejnych zleceń cyklicznych.
- Klienci widząc wysoki poziom obsługi swoje kroki kierują do Was, nie do konkurencji.
- Wykonujecie więcej przeglądów.
- System dba o porządek w kartach klientów, zleceń czy urządzeń serwisowanych.
- Wybierając jedno rozwiązanie - zyskujesz mnóstwo narzędzi do organizacji pracy Twojego zespołu.
Prosty system to dla Ciebie zbyt mało? Poszukujesz rozwiązania dedykowanego, które dostarczy Ci więcej w zakresie funkcji zleceń cyklicznych? Sprawdź nasz system Aura Business.
Badź mistrzem zarządzania zleceniami cyklicznymi. Sprawdź teraz.
Darmowe testy Serwis Planner przez 30 dni. Zero zobowiązań, bez karty kredytowej.