Skuteczne zarządzanie zespołem rozproszonym w branży usługowej

W branży usługowej nie jest niczym niezwykłym sytuacja, w której cała firma lub część jej pracowników operują w tak zwanym “terenie”. Może to dotyczyć mobilnych serwisantów lub drużyn wykonujących inne zlecenia, na miejscu u klientów. Zdarza się też, że do bardziej skomplikowanych projektów zatrudnia się ekspertów pochodzących z miejscowości znajdujących się daleko poza centralą firmy - wtedy praca zdalna również jest najbardziej naturalnym rozwiązaniem.

Zarządzaj zespołem rozproszonym lepiej. Wypróbuj Serwis Planner.

Testuj przez cały miesiąc. Całkowicie bezpłatnie. Bez zobowiązań i karty kredytowej.

Darmowy test

Obsługa klienta a praca w zespole rozproszonym - zalety i wyzwania

Zorganizowanie swojej działalności w ten sposób ma wiele zalet, wśród których wymienić można elastyczność w kompletowaniu zespołów czy też oszczędność czasu oraz pieniędzy pracowników, którzy nie muszą regularnie odwiedzać centrali firmy. Zresztą, czasami odległości są tak wielkie, że częste stawianie się pracowników w siedzibie firmy jest po prostu niemożliwe.

Praca w zespołach rozproszonych wiąże się jednak również z pewnymi wyzwaniami, zwłaszcza dla osób, które nimi zarządzają. Zadbanie o satysfakcjonująco wysoką jakość obsługi klienta jest w tym przypadku trudniejsze niż w tradycyjnym modelu pracy. Do najczęstszych problemów można zaliczyć utworzenie i trzymanie się spójnego harmonogramu pracy, utrudnienia komunikacyjne oraz trudności w adekwatnej ocenie działań poszczególnych pracowników. Na szczęście problemom tym w obecnych czasach nie jest trudno zaradzić - wystarczy inwestycja w oprogramowanie wspierające przedsiębiorstwa świadczące usługi w modelu rozproszonym. Takim oprogramowaniem jest oferowany przez nas system Serwis Planner, który dzięki swoim funkcjom wspomaga pracę zorganizowaną w sposób zdalny.

Koordynacja pracy rozproszonej

Najważniejszym wyzwaniem, które stoi przed osobą zarządzającą zespołem rozproszonym, jest sprawna organizacja pracy. Należy przede wszystkim wyraźnie określić cele zespołu, ustalić jego zadania oraz wskazać priorytety - a to wszystko w konkretnym ujęciu czasowym. Zarządzanie tym wszystkim może okazać się problematyczne, zwłaszcza przy większej ilości zleceń i pracowników oraz braku wygodnego narzędzia.

Serwis Planner rozwiązuje te problemy oferując kierownikowi pracę na tablicy Kanban. Dzięki tej wizualizacji osoba zarządzająca usługami już na pierwszy rzut oka może się zorientować, jakie sprawy przypisane są do jakiego pracownika, jak wygląda obłożenie pracą podwładnych i które z zadań wymagają priorytetowego potraktowania. Widok ten nie tylko daje kierownikowi pełny pogląd na to, czym aktualnie zajmuje się jego zespół, ale również umożliwia szybkie wprowadzanie poprawek do jego harmonogramu. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Usprawnienie komunikacji

Praca w zespole rozproszonym często charakteryzuje się większym lub mniejszym chaosem komunikacyjnym. Dlatego już na etapie wstępnej organizacji zespołu warto jasno określić, z jakich kanałów komunikacyjnych mają korzystać pracownicy i w jakich okolicznościach. Uporządkowanie komunikacji pomoże uniknąć przyszłej dezinformacji i wynikających z niej pomyłek, przestojów i strat.

Komunikator to nieoceniona pomoc w pracy w modelu zdalnym, gdzie liczy się szybkość i prostota przekazywania informacji oraz to, by nigdzie ona nie przepadła. To nie wszystko jednak, bowiem Serwis Planner wspiera komunikację w przedsiębiorstwie również poprzez bezpośrednie wykorzystanie telefonów komórkowych. Pracownicy nie tylko mogą szybko sprawdzić swoje harmonogramy za pomocą sprzężonej z systemem aplikacji, ale zostaną również poinformowani SMSem lub powiadomieniem PUSH o nowych zleceniach czy zmianach w tych już otwartych. Działa to również w drugą stronę: kierownicy również mogą otrzymywać automatyczne powiadomienia o zmieniających się fazach zlecenia.

Monitorowanie pracy

Ostatnim z większych problemów, z jakimi musi zmierzyć się kierownik zespołu rozproszonego, jest kwestia opracowania metodyki rzetelnej oceny pracy wykonanej przez podwładnych. Również i tutaj Serwis Planner dostarcza odpowiednie narzędzia - w postaci raportów.

Pozwalają one na sprawną analizę działań pracowników. Dzięki nim kierownicy łatwo ocenią czas, który podwładni wykorzystali na dane zlecenie, przeprowadzą również analizę ilości i rodzaju zleceń w danym okresie czasu. Wszystko to bez konieczności tracenia czasu na kontakt z pracownikami oraz przeprowadzania zbędnej “roboty papierkowej”. Więcej informacji na temat raportów znajdziesz tutaj.

Wyjątkowym raportem, który znajduje się poza standardową listą jest historia logowań do systemu, która pozwala śledzić aktywność pracowników w programie Serwis Planner. Aby móc skorzystać z informacji, które gromadzi ten raport należy do nazwy systemu dopisać niniejszy fragment: /userLoginHistory/list/.

Dzięki temu zobaczysz, jacy pracownicy podejmują działania w programie, w jakich dniach i o jakich porach, a także to czy są to logowania, nieudane logowania, czy też wylogowania.

To dodatkowy element monitorowania czasu pracy w procesie zarządzania zespołem rozproszonym, który możesz wykorzystywać w swojej pracy jako osoba na stanowisku kierowniczym.

Podsumowanie

Zalety pracy w zespole rozproszonym w branży usługowej są nie do przecenienia. Co więcej - czasami jest ona po prostu nie do uniknięcia. Dlatego warto rozejrzeć się za narzędziem, które pomoże wyeliminować minusy takiego modelu pracy. System Serwis Planner doskonale się do tego nadaje.

Zarządzaj zespołem rozproszonym lepiej. Wypróbuj Serwis Planner.

Testuj przez cały miesiąc. Całkowicie bezpłatnie. Bez zobowiązań i karty kredytowej.

Darmowy test