Nowoczesny serwis online – jak zaoszczędzi Twój czas?

Postępujący rozwój technologiczny sprawia, że coraz więcej usług przenosi się do Internetu. Klienci oswajają się już z możliwością kontaktu w formie online, a firmy chętniej gromadzą swoje dokumenty w chmurze. Jest to przede wszystkim dużo wygodniejsze i zapewnia większe bezpieczeństwo danych niż tradycyjna, papierowa dokumentacja. Elektroniczne kartoteki zleceń i informacje o klientach serwisu dostępne na każdym urządzeniu, a nie tylko w biurze, to też ogromne ułatwienie i przyspieszenie pracy.

• elektroniczne karty zleceń,
• baza produktów serwisowanych,
• elektroniczne kartoteki kontrahentów,
• automatyczne powiadomienia dla pracowników i klientów serwisu,
• kalendarz zleceń, tablica Kanban, Timeline,
• elektroniczne protokoły odbioru,
• i wiele innych!

Podwyższenie standardu obsługi z pewnością zostanie zauważone i docenione przez kontrahentów. Zautomatyzowanie części zadań uwolni moce przerobowe Twoich pracowników, które będą mogli poświęcić na realizację nowych zleceń. Na koniec całość system zbierze dla Ciebie w postaci raportów prezentujących rentowność wykonanych usług. Zyskujesz dokładną informację, które z wykonywanych napraw są najbardziej opłacalne. To pozwoli Ci skutecznie planować dalszy kierunek działania serwisu mobilnego.

• Elektroniczne karty zleceń i kartoteki kontrahentów - to główna różnica między serwisem tradycyjnym, a serwisem online - porzucenie papierowych wersji kartotek, dokumentów czy protokołów na rzecz cyfrowych formularzy. W zasadzie cały proces może odbyć się w formie online - od zgłoszenia awarii przez klienta usterki, poprzez przekazanie zlecenia odpowiedniemu serwisantowi mobilnemu, zanotowanie przez niego wykonanych prac, aż po zafakturowanie i odbiór protokołu. Co ważne - informacje te dostępne z każdego urządzenia - nie musisz być w centrali, nie przeszukujesz segregatorów. Wystarczy że w wyszukiwarkę wpiszesz nazwę klienta bądź sprawdzisz zarejestrowane aktywności pracowników.

• Zarządzanie zleceniami - to naczelna funkcja oprogramowania serwisu online, czyli przyjmowanie różnych typów zleceń, np. naprawa, instalacja, reklamacja, przegląd, i zarządzanie nimi wewnątrz systemu. Każdy z rodzajów usług może mieć typowe dla siebie fazy, zgodnie z którymi serwisanci online przesuwają je do kolejnych etapów, aż do zamknięcia zlecenia. Dzięki temu pracownicy mają jasno określoną ścieżkę postępowania z klientami i dokładnie wiedzą jaki powinien być ich kolejny krok. Jeśli wykonujecie też zlecenia cykliczne - Serwis Planner w porę przypomni Ci do którego klienta powinieneś się w tej sprawie odezwać. Możesz też wysyłać szybkie komunikaty do współpracowników, powiązane z konkretnym zleceniem, jeżeli coś wzbudza Twoją wątpliwość. W ten sposób kolega bądź koleżanka szybko zweryfikują czego dotyczy problem i błyskawicznie udzielą Ci niezbędnej informacji.

• Dostęp do historii napraw - przydatna przy realizowaniu zleceń jest baza produktów serwisowanych, zbierająca pełną historię napraw. Wszystko jest podpięte pod kartotekę klienta, więc w łatwy sposób odnajdziesz potrzebną informację, a serwisant online dowie się jakich części powinien do danej maszyny użyć. To oszczędza czas na szukaniu specyfikacji technicznej, którą można podpiąć pod opis urządzenia, a także minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy naprawie.

• Raporty - Gdy wszystkie procesy są rejestrowane w serwisie online, w łatwy sposób można wyciągnąć z niego dane do analizy rentowności firmy. Z raportów dowiesz się też jakie urządzenia najczęściej są naprawiane, czy ile czasu na zlecenia poświęcają serwisanci. To prawdziwa kopalnia wiedzy o skuteczności działań Twojej firmy i jakości usług serwisowych.

• Panel Klienta - jeśli jest szansa, że Twoi klienci chętnie będą samodzielnie dokonywać zgłoszeń awarii, a także monitorować status swoich zleceń, możesz zaproponować im korzystanie z Panelu Klienta. Dzięki temu Twoi pracownicy nie będą musieli poświęcać czasu na każdorazowy kontakt telefoniczny czy za pomocą skrzynki email i relacjonowanie klientom postępów w działaniach. Zamiast tego, będą mogli zająć się naprawą, a wszystkie notatki zawsze można znaleźć w serwisie online.

Nie każdy serwisant nosi ze sobą tablet czy laptop. Ale z pewnością zdecydowana większość ma pod ręką smartfona. Serwis Planner udostępnia zapewniającą mobilność aplikację, w której mogą sprawdzić gdzie i jakie zlecenie mają do wykonania w danym dniu. Następnie dodają notatkę po zakończonej pracy i zmieniają status. Jeśli klient powinien otrzymać fakturę za naprawę czy przegląd, dział odpowiedzialny za rozliczenia automatycznie zobaczy, że pojawiło się nowe zlecenie do zafakturowania.

Ponadto zastosowanie aplikacji w serwisie online umożliwia weryfikowanie lokalizacji serwisantów na mapie i łatwe wyszukiwanie zleceń, które mogą w pobliżu wykonać. Wszystko w ramach jednego, prostego programu, dzięki któremu Twoja firma zacznie być sprawnie działającą maszyną z jasno określonymi procesami.