Jak wybrać program do obsługi zleceń?
Jeśli wybierasz program do obsługi zleceń, to z pewnością wiesz, że to prawdziwe wyzwanie. Na rynku funkcjonuje ich bowiem naprawdę wiele, a producenci prześcigają się w proponowaniu coraz to lepszych rozwiązań. Czym kierować się zatem wybierając idealne oprogramowanie do koordynacji pracy serwisantów?
Efektywny system zarządzania zleceniami powinien usprawnić pracę firmy poprzez wspieranie jej działań już od pierwszego kontaktu z klientem. To wówczas rodzi się bowiem wstępna ocena przedsiębiorstwa, która zaważyć może na dalszym korzystaniu z jego produktów czy usług.Dobrze dobrane oprogramowanie do zarządzania bazą zleceń może skutecznie wesprzeć działanie poszczególnych działów firmy chociażby poprzez zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji czy umożliwienie klientom wystawiania zleceń czy zgłaszania problemów online. O czym należy jednak pamiętać wybierając program do zleceń?
Podejmij dobrą decyzję. Wybierz najlepszy system obsługi zleceń.
Darmowe testy cały miesiąc. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.
Zdefiniuj potrzeby firmy, aby wybrać adekwatny program do zarządzania zleceniami
Zanim podejmiesz decyzje o wyborze oprogramowania, powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:
- Jakie problemy chcesz rozwiązać poprzez wdrożenie systemu obsługi klienta serwisowego? Zależy ci na usprawnieniu komunikacji wewnętrznej czy zewnętrznej?
- Jak pracują serwisanci? Są mobilni i potrzebują systemu dostępnego z różnych urządzeń niestacjonarnych (telefon, tablet, laptop itp.)? A może pracują wyłącznie w biurze?
- Jak klienci informują firmę o awariach? Jeżeli robią to telefonicznie lub mailowo, może warto wybrać program umożliwiający zgłaszanie problemów bezpośrednio w systemie (tzw. panel klienta)?
- Czy firma jest duża i ma dużo zleceń, co wiąże się z większą potrzebą automatyzacji zleceń? A może jest niewielka i automatyzacja na dużą skale jest zbędna?
Pamiętaj! Dobranie efektywnego programu do zarządzania usługami serwisowymi zawsze powinieneś zacząć od zdefiniowania swoich potrzeb i oczekiwań. Tylko wówczas szybko usprawnisz działanie swojej firmy i zrealizujesz zamierzone cele.
Dodatkowe funkcje oprogramowania - monitorowanie zleceń
Niezwykle ważny jest następnie dobór rozwiązania, tak aby spełniona została jak największa liczba potrzeb. Oczywiście, czasami konieczne jest pójście na kompromis i rezygnacja z niektórych funkcjonalności. Pamiętaj jednak, aby odpowiednio poznać rynek i wybrać ten system zarządzania firmą usługową, który najpełniej spełnia Twoje oczekiwania.
Wśród przykładowych funkcjonalności wspierających sprawne zarządzanie zleceniami znajdziesz:
- rejestr zleceń umożliwiający tworzenie i delegowanie zleceń, kontrolę statusu i historii realizacji zleceń,
- bazę kontrahentów zawierającą wszystkie kluczowe dane o kontrahentach i pozwalającą na efektywne zarządzanie obsługą klienta,
- kalendarze ułatwiające koordynację pracy zespołu poprzez kilka możliwości planowanie prac i podział obowiązków,
- bazę urządzeń serwisowanych dostarczającą informacji o sprzętach oraz historii realizacji podjętych względem nich działań,
- dokumenty wpierające procesy zamówień, ofertowania i fakturowania,
- katalog produktów i części stanowiący bazę materiałów,
- raporty zleceń, pracowników, czy też powiązane z dokumentami,
- panel klienta i pracownika ukazujący wszystkie najważniejsze informacje, np. widżet zleceń w realizacji,
- i inne.
Wsparcie dla serwisantów terenowych - aplikacja do zarządzania zleceniami
Jednym z elementów wspierających sprawne zarządzanie zleceniami są funkcje mobilnej aplikacji. Jeśli Twoja firma zajmuje się obsługą zleceń usługowych w terenie to warto zastanowić się nad wyborem oprogramowania, który posiada opcję mobilności. Aplikacja do zarządzania zleceniami dostępna na każdym urządzeniu przenośnym sprawi, że serwisanci będą posiadać wszystkie kluczowe dane o zleceniu, a ty jako dzięki synchronizacji zleceń między systemem mobilnym i komputerowym, będziesz posiadać pełną kontrolę nad zleceniami i czasem realizacji zleceń.
Integracja z narzędziami i generowanie raportów
Jak powszechnie wiadomo, efektywny system obsługi klienta serwisowego powinien wspierać wszystkie obszary, które wymagane są do sprawnego funkcjonowania firmy. Dobry system zarządzania pracą serwisantów musi posiadać możliwość integracji z dodatkowymi narzędziami używanymi w przedsiębiorstwie, co istotne jest zarówno podczas rozpoczynania pracy z programem, jak i przy wykonywaniu codziennych czynności.
Aktualizacje
Na rynku znaleźć można dużą liczbę dostępnych wersji niemalże wszystkich oprogramowań. Dostosowywane są one bowiem do wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Każda z wersji powinna mieć jednak możliwość szybkiej i sprawnej aktualizacji do wyższych czy bardziej rozbudowanych wersji. Dobry program powinien zmieniać się bowiem wraz z rozwojem firmy.
Interfejs
Niezwykle istotny jest także interfejs programu do wystawiania zleceń. Powinien być on przede wszystkim intuicyjny, przyjazny i prosty w obsłudze. Program, który dysponuje nawet największą liczbą różnych funkcji będzie mało użyteczny, jeżeli wyposażony jest w mało przejrzysty interfejs. Prostota stanowi bowiem klucz do prowadzenia efektywnej komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Oprócz powszechnie stosowanych ułatwień w przechodzeniu między jednym oknem a drugim, warto wziąć pod uwagę na przykład możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji (każdy widzi zindywidualizowany interfejs dostosowany do jego kompetencji i zadań, które ma wykonać).
Bezpieczeństwo danych i aspekt finansowy
Każdy program, w ramach którego tworzona jest baza danych, musi gwarantować bezpieczeństwo ich przechowywania. Co więcej, firma powinna mieć także pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie i zgodnie z prawem. Nie bez znaczenia jest również aspekt finansowy, dlatego przed zakupem konkretnego programu, warto skorzystać z jego wersji testowej. Możesz w ten sposób ocenić nie tylko efektywność działania programu ułatwiającego zarządzanie zleceniami serwisowymi, lecz także sprawdzić jak często jest on aktualizowany oraz skorzystać ze wsparcia zespołu handlowców.
Pamiętaj, że najwięcej zyskasz na współpracy z takimi klientami, którzy będą zadowoleni z Twoich usług i będą Cię polecać kolejnym klientom. Dlatego właśnie opóźnienia w realizacji zawsze szkodzą – nawet, jeżeli nie wiążą się z karami umownymi. Usprawnienie serwisu to przede wszystkim dołożenie wszelkich starań, by wszystkie zlecenia były wykonane terminowo.
Każda firma chce mieć program do obsługi serwisu, który efektywnie usprawni jej działania. Co więcej, oprogramowanie powinno być także zintegrowane z wykorzystywanymi w firmie systemami IT oraz zapewniać bezpieczeństwo danych i przeprowadzanych operacji. Warto pamiętać jednak o tym, że przedsiębiorstwo przedsiębiorstwu nierówne. Zanim zdecydujesz się więc na zakup programu, zdefiniuj swoje potrzeby i oczekiwania, porównaj oferty obecne na rynku oraz skorzystaj z wersji próbnej systemu. W taki sposób unikniesz rozczarowania i będziesz zadowolonym użytkownikiem programu obsługującego serwis twojej firmy.
Prosty system zarządzania zleceniami to za mało?
Szukasz większego systemu do obsługi zleceń usługowych? Masz niestandardowe wymagania w zakresie zarządzania pracą serwisantów? Chcesz zintegrować system zarządzania zleceniami serwisowymi z dużym systemem ERP?
Sprawdź kompleksowe rozwiązanie Aura Business – elastyczny, dedykowany system zarządzania firmą serwisową dla klientów, którzy oczekują więcej.
Podejmij dobrą decyzję. Wybierz najlepszy system obsługi zleceń.
Darmowe testy cały miesiąc. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.