System do obsługi zgłoszeń serwisowych - jak usprawnić obsługę klientów?

Aby praca serwisu przebiegała płynnie i sprawnie, należy zadbać o odpowiednią jej organizację. Proces obsługi zgłoszenia serwisowego wiąże się wiąże się z wieloma utrudnieniami. Większość z nich można przezwyciężyć, a tym samym usprawnić kompleksową obsługę kontrahentów i skrócić czas rozwiązywania zgłoszenia. Sposobem na to może być system do obsługi zgłoszeń ticketowych.

Co potrafi kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami?

Platforma obsługi zgłoszeń klientów to narzędzie wspierające pracę działu obsługi klienta dzięki swoim bogatym możliwościom. Wszystkich funkcjonalności systemu zarządzania zgłoszeniami oraz ich wpływu na jakość obsługi nie sposób wymienić na łamach pojedynczego artykułu. Warto jednak pamiętać, że kompleksowy system zarządzania zgłoszeniami pozwala między innymi na:

Zarządzanie zleceniami — rozbudowane systemy zgłoszeń ticketowych pozwalają na obsługę procesów różnego typu i ich ewidencja w bazie zgłoszeń (lista i kanban zleceń). Dostarczają informacji o liczbie nowych zgłoszeń, ich statusie, treści, itd.

Automatyczne protokoły — w platformie obsługi zgłoszeń protokoły serwisowe są generowane na podstawie informacji dodanych do zlecenia, umożliwiając sprawną obsługę zgłoszeń ticketowych nawet w przypadku pracy w terenie.
Mapy — jedną z korzyści organizacji obsługi zgłoszeń w systemie informatycznym są mapy wspierające proces obsługi klienta dzięki wyświetlaniu adresów zleceń oraz lokalizacji serwisantów (korzystających z aplikacji mobilnej).
Aplikacja mobilna — system zgłoszeń ticketowych pozwala na korzystanie z aplikacji z aktualną kolejką zgłoszeń serwisowych dla zespołu wsparcia klienta pracującego w terenie, znacznie skracająca czas realizacji przez nich zleceń.
Timeline — system ticketowy umożliwia także korzystanie z harmonogramu, który pokazuje wszystkie zgłoszenia według serwisantów w czasie i pomaga znaleźć wolne okno przy organizacji obsługi zgłoszeń.

Zarządzanie zleceniami za pośrednictwem harmonogramu serwisowego

Kalendarz zleceń — kompleksowy system obsługi zgłoszeń oferuje zarządzanie kolejką i weryfikację zadań wszystkich osób przynależących do zespołu wsparcia klienta.
Baza urządzeń serwisowanych — ważną funkcjonalnością systemu do obsługi zgłoszeń ticketowych jest baza wiedzy o wszystkich serwisowanych urządzeniach, przechowująca np. wszystkie zgłoszenia ze zdjęciami wykonanymi podczas realizacji w przeszłości.
Automatyczne raporty — prosty system, który ułatwia obsługę zgłoszeń posiada wbudowany proces raportowania, dzięki którym nie musisz poświęcać czasu na tworzenie zestawień dotyczących zgłoszeń klientów, jakości obsługi, czasu realizacji zgłoszeń, itd.

Faktury i płatności — internetowe rozwiązywanie zgłoszeń pozwala na wystawianie faktur bezpośrednio w systemie zarządzania zgłoszeniami, a automatyzacja obsługi kontrahentów wspiera Cię w zakresie np. przekazywania informacji o niezapłaconych fakturach.
Panel klienta — platforma obsługi zgłoszeń serwisowych zawiera panel klienta, czyli, narzędzie dla Twoich klientów do samodzielnej rejestracji zgłoszeń za pomocą formularza zgłoszeń oraz miejsce, w którym mogą zweryfikować status zgłoszeń stworzonych w przeszłości. Korzystając z takiego rozwiązania oszczędzacz czas swoich pracowników, a dodatkowo prowadzisz do zwiększenia zadowolenia klientów.
Zarządzanie magazynem — najbardziej kompleksowe systemy obsługi klienta dostępne na rynku posiadają aktualną i dostępną dla uprawnionych (np. całego zespołu obsługi) lista części i urządzeń w danym magazynie.
Zarządzanie uprawnieniami - zarządzając dostępem do programu, który ułatwia obsługę zgłoszeń dbasz przede wszystkim o bezpieczeństwo danych, a dodatkowo wykorzystujesz elastyczność systemu i dostarczasz swym pracownikom jedynie potrzebne funkcjonalności.

Produkty wyświetlane w postaci listy w programie do serwisu

Już teraz usprawnij system obsługi zgłoszeń w Twoim serwisie!

Darmowe testy Serwis Planner. Bez zobowiązań. Przez cały miesiąc. Bez karty kredytowej.

Wdrożenie systemu do obsługi zgłoszeń klientów

W procesie obsługi klienta każde zlecenie serwisowe jest ważne, dlatego powinieneś mieć narzędzie, które umożliwi Ci monitorowanie kolejki zgłoszeń, czasu obsługi bieżących problemów i tak dalej. Wprowadzając do firmy system ticketowy możliwiający sprawną obsługę zgłoszeń, wyposażasz ją w coś więcej niż tylko nowe oprogramowanie. To przede wszystkim nowy sposób na prowadzenie działalności i organizację obsługi zgłoszeń. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w technologii SaaS (oprogramowanie jako usługa) dostęp do informacji istotnych z punktu widzenia działu obsługi klienta serwisowego jest na wyciągnięcie ręki. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do Internetu, by móc w pełni wykorzystywać kluczowe funkcje i elastyczność systemu do zarządzania zgłoszeniami.

Oprogramowanie do obsługi zgłoszeń

W dzisiejszych czasach liczy się mobilność. Wdrożenie systemu zgłoszeń ticketowych wspierającego pracę w terenie to podstawa. Proces przyjmowania zgłoszeń odbywa się za pośrednictwem wybranych kanałów komunikacji z klientem. Następnie, przekazując nowe zgłoszenie serwisowe do realizacji przez serwisanta, otrzymuje on powiadomienie PUSH. W aplikacji dla każdego pracownika mobilnego przygotowana jest indywidualna lista zleceń wraz z kompletem informacji potrzebnym do ich realizacji. Aplikacja zawiera tylko niezbędne funkcjonalności systemu do obsługi zgłoszeń ticketowych, dlatego jest szybka i prosta w obsłudze. Znacząco przekłada się to na efektywność zespołu wsparcia klienta oraz czas realizacji zgłoszeń.

Kompleksowy system obsługi nowego zgłoszenia serwisowego pozwala również na wyświetlanie zleceń oraz aktualnej lokalizacji serwisantów na mapie. Kierownik, weryfikując adresy klientów, może ułożyć listę zleceń dla serwisanta w optymalny sposób. W przypadku, gdy dane zgłoszenie jest wyjątkowo pilne i wymaga szybkiego wsparcia technicznego, dyspozytor może szybko zweryfikować aktualne położenie pracowników i przekazać je temu, który jest najbliżej. Ponadto, kierownik zawsze ma możliwość monitorowania zgłoszeń znajdujących się akurat w realizacji, a nowe, napływające do prostego systemu zgłoszeń serwisowych zlecenia może szybko przekazać wybranym serwisantom.

Lokalizacja serwisantów i zleceń na mapie w programie do serwisu

Dlaczego zarządzanie kolejką zgłoszeń w systemie zgłoszeń powoduje zwiększenie efektywności?

Sprawnie dokonujesz rejestracji zgłoszeń użytkowników, a także możesz umożliwić samoobsługę klientom za pomocą formularzu zgłoszenia, co pozwala zwiększyć efektywność działań pracowników.
Lista zleceń jest uporządkowana i szybko wyszukasz konkretne informacje aby rozwiązywać zgłoszenie użytkownika, co przyczyni się do sprawnego przepływu pracy i zwiększenia zadowolenia klientów.
Wszystkie informacje dotyczące zgłoszeń obsługi klienta są zawsze dostępne w panelu centralnej bazy zgłoszeń. Unikniesz konfliktów i będziesz w stanie dokładnie odpowiedzieć na potrzeby, ponieważ ustalenia z serwisantami i kontrahentami są zapisane w systemie zgłoszeń ticketowych.
System ticketowy umożliwia skuteczne przydzielanie zadań pracownikom i zmniejszanie czasu obsługi – widzisz, kto jest teraz zajęty, a komu możesz przydzielić dodatkowe zadania.
Stany magazynowe prezentowanie w kompleksowym systemie zarządzania zgłoszeniami są zawsze aktualne także dzięki integracji systemu zgłoszeń z programem ERP.
W rozbudowanej wersji pozwalającej na automatyzację obsługi klienta system rejestracji zgłoszeń może przypominać klientom o konieczności opłacenia faktury.

Zobacz także inne materiały o tym jak wygląda obsługa zgłoszeń i spraw w systemie informatycznym:

Sprawdź, jak Serwis Planner sprawdzi się jako Twój system ticketowy do obsługi zgłoszeń.

Testuj za darmo przez cały miesiąc! Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.