Integracja ERP z programem do serwisu – jak działa?
Jesteś właścicielem lub pracujesz w firmie, która zarządza zleceniami typu serwis, przegląd, czy instalacje? Korzystacie z systemu handlowo-magazynowego np. do zarządzania informacją o produktach lub częściach? Znajdujesz się w dobrym miejscu. Pozostań na dłużej, a dowiesz się jak działa integracja ERP z programem do serwisu oraz jak może oddziaływać ona na efektywność Twojego biznesu w obszarze przyjmowania, planowania i przekazywania zleceń.
Dzięki naszemu materiałowi dowiesz się:
- czym jest program do serwisu, a czym rozwiązanie ERP,
- co zyskasz dzięki integracji ERP z programem do serwisu,
- jak wygląda integracja pomiędzy programem serwisowym a handlowo-magazynowym po wdrożeniu systemu ERP,
- jakie kluczowe obszary obejmuje proces integracji systemów.
Przeczytaj poniższy artykuł lub zapoznaj się z przygotowanym przez nas wideo, aby sprawdzić, jak możesz usprawnić przepływ pracy w Twojej firmie.
Czym jest program do serwisu, a czym system ERP?
Program do zarządzania serwisem
Jeśli jeszcze nie wiesz czym jest system do obsługi serwisu, to najprościej ujmując, jest to narzędzie do planowania, koordynowania i monitorowania zleceń. Program, którego zadaniem jest zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi może wesprzeć Twoją działalność i przyczynić się do rozwiązania problemów takich jak:
- brak spójnej i przejrzystej bazy wiedzy o klientach, urządzeniach serwisowanych oraz zleceniach,
- utrudniona komunikacja wewnętrzna – zarówno w zespole jak i między jednostkami w organizacji,
- zakłócona komunikacja zewnętrzna – z klientami czy partnerami,
- niemożność rejestrowania zleceń przez kontrahentów – brak samoobsługi klienta,
- brak dostępu do kompletu informacji podczas realizacji serwisów,
- rozproszenie danych w różnych systemach i plikach lub kartkach,
- chaos w dokumentacji np. protokołach z usługi serwisowej.
Rozwiązanie ERP – program handlowo-magazynowy
Nie wiesz czym jest program handlowo-magazynowy? Definiując to pojęcie w prosty sposób można określić, że funkcjonalności systemu ERP potrzebne są Twojej firmie ze względu na to, że jest to narzędzie, które służy do zarządzania magazynem, fakturowaniem oraz obsługą zamówień do dostawców.
Jeśli potrzebujesz systemu ERP, dostępnych na rynku jest wiele rozwiązań tego typu. Wybór odpowiedniego systemu ERP zależy w dużej mierze od potrzeb Twojego przedsiębiorstwa i prowadzonych procesów biznesowych. W wyborze systemu ERP warto wziąć pod uwagę także koszty oraz możliwość integracji oprogramowania ERP z innymi programami informatycznymi dla firm.
Masz już swój system ERP? Dowiedz się jak połaczyć go z programem do serwisu.
Zintegruj nowoczesny system ERP z programem do serwisu.
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.
Integracja ERP z programem do serwisu – co zyskasz?
Dlaczego integracja ERP firmy z programem do serwisu jest tak istotna?
Wynika to z faktu, że zarówno program serwisowy, jak i system ERP mają za zadanie przechowywać ważne dla firmy dane. Integracja pomiędzy systemami jest istotna głównie ze względu na silną potrzebę wsparcia obszaru koordynowania zleceń, przy jednoczesnym zachowaniu spójności i porządku w zakresie rozliczeń, stanów magazynowych czy zarządzaniu częściami wykorzystanymi na dane zlecenia.
Co zyskasz dzięki integracji ERP z programem do zarządzania zleceniami? Co umożliwia integracja systemów?
Integracji systemów wykorzystujemy do:
- Usprawnienia przepływu informacji w firmie – w prosty sposób serwisanci sprawdzą listę zleceń do wykonania, a przy tym będą korzystać z aktualnych stanów magazynowych.
- Zmniejszenia ryzyka popełnienia błędu – nie będzie konieczne ręczne przepisywanie do systemu ERP części, które zostały wykorzystane na zlecenie.
- Oszczędzenia czasu – w jednym programie znajdziesz wszystkie kluczowe informacje potrzebne do sprawnego zarządzania zleceniami w firmie.
Jak wygląda integracja ERP z programem do zleceń?
Proces integracji systemów jest działaniem dwustronnym i odbywa się w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że wysyłanie oraz pobieranie informacji pomiędzy oprogramowaniami następuje automatycznie i na bieżąco.
Program do serwisu – system klasy ERP
Zamówienie, które zostało stworzone po stronie systemu do serwisu jest automatycznie przesyłane do oprogramowania klasy ERP.
System klasy ERP – program do serwisu
Natomiast z oprogramowania ERP system do zleceń pobiera:
- bazę kontrahentów,
- bazę produktów – towarów i usług,
- dokumenty magazynowe,
- faktury i płatności.
W przypadku edycji dokumentów aktualizacja danych systemu odbywa się podczas synchronizacji czasowej.
Co w praktyce oznacza integracja systemu ERP z programem do zarządzania serwisem?
Dzięki integracji systemów po stronie oprogramowania do obsługi zleceń możesz podejrzeć zawsze aktualne informacje o klientach, rozliczeniach, stanach magazynowych czy cenach – bez konieczności logowania się do programu ERP. Natomiast do systemu handlowego trafiają zamówienia, czyli lista części wykorzystanych przy realizacji zlecenia.
Czasami zdarza się, że szczególnie duże organizacje korzystają z większej liczby funkcji systemów ERP. W takiej sytuacji integracja ERP może być szersza. Jeśli w Twojej firmie ten proces miałby wyglądać inaczej, np. wystawianie faktur miałoby odbywać się po stronie systemu do serwisu lub jeśli zamiast zamówień mielibyśmy wysłać do ERP dokumenty magazynowe – jest to możliwe poprzez wdrożenie dedykowanego systemu, z którym można zintegrować system ERP.
Zintegruj nowoczesny system ERP z programem do serwisu.
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.
Kluczowe obszary integracji - zakres integracji
Baza kontrahentów
Z systemu ERP firmy pobierane są w czasie rzeczywistym podstawowe informacje o kliencie takie jak NIP, nazwa czy adres. Kontrahent może być dodany także po stronie systemu do serwisu. W takim przypadku, dane o nim zostaną wyeksportowane do programu ERP w momencie, w którym serwisant stworzy pod zleceniem odpowiednie zamówienie w celu zaktualizowania informacji o wykorzystanych podczas realizacji częściach.
Faktury i płatności
Możesz podejrzeć najważniejsze dokumenty handlowe pobrane z bazy danych systemu ERP przedsiębiorstwa, czyli listy faktur i rozliczeń. Dostęp do tego typu danych ma uprawniony do tego pracownik, a decyzja co do odpowiednich zezwoleń należy do Ciebie.
Gdzie znajdziesz omawiane informacje z wybranego systemu ERP?
Na liście kontrahentów klikając w nazwę danego klienta, przejdziesz do jego karty. Znajdziesz zakładkę zatytułowaną Dokumenty, która zawiera zbiór różnych dokumentów sprzedażowych powiązanych z kartoteką kontrahenta.
Umiejscowienie wszystkich istotnych materiałów w jednym miejscu pozwala zachować porządek i sprawia, że dużo szybciej można dotrzeć do potrzebnych informacji.
Baza produktów
Integracja ERP z programem do serwisu pozwala być Twoim pracownikom na bieżąco z informacjami na temat produktów. Możliwe staje się pobieranie danych takich jak: kod, nazwa, ilość, opis, poziomy cenowe oraz zdjęcia.
Tworzona dzięki magazynowi systemu ERP baza produktów wykorzystywana jest w programie np. do szybkiego tworzenia ofert. Wystarczy wybrać produkt z listy, a informacje o nim oraz indywidualne ceny dla danego kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której ofertujesz klienta opierając się o nieaktualny cennik czy stany magazynowe.
Zamówienia
Podobnie do ofert działają zamówienia, które również opierają się o bazę produktów. Podczas ich tworzenia serwisanci nie muszą wypisywać pozycji ręcznie. Wystarczy, że wybiorą odpowiednie elementy z gotowego zbioru zawartego w systemie. W tym przypadku również działa integracja ERP zapewniająca automatyczny eksport zamówienia do systemu ERP.
Widgety
Jeżeli chcesz, aby osoba odpowiedzialna za rozliczenia w Twojej firmie miała dostęp do szybkiego podglądu niezapłaconych faktur – jest to możliwe. Wystarczy, że wyświetlisz jej dodatkową zakładkę z listą faktur oczekujących na płatność, które są pobranymi z systemu ERP danymi.
Podsumowanie - wdrożenie systemu zintegrowanego z ERP
Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas materiał okazał się wartościowym elementem edukacyjnym, który przekazał wiedzę o integracji ERP z systemem do obsługi zleceń. Jeśli posiadasz już swój program handlowy i poszukujesz rozwiązania do zarządzania serwisem, który będzie posiadał możliwość integracji, skontaktuj się z nami – przedstawimy naszą ofertę.
Możesz zapoznać się też listą programów handlowo-magazynowych, z którymi integruje się nasz system. Twojego oprogramowania nie ma na liście najpopularniejszych systemów ERP? Jesteśmy elastyczni - możemy porozmawiać o integracji z dowolnym systemem ERP! Skontaktuj się z nami i spytaj o koszt integracji ERP z programem do obsługi zgłoszeń.
Zintegruj nowoczesny system ERP z programem do serwisu.
Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.
Polecamy także inne nasze materiały o systemie zarządzania firmą serwisową: