Automatyczne protokoły serwisowe

Szybkie wystawianie protokołów serwisowych

Rozwiązanie Serwis Planner umożliwia automatyczne tworzenie protokołów serwisowych. Z poziomu zlecenia serwisant może jednym kliknięciem stworzyć plik PDF, na przykład z protokołem naprawy serwisowej (lub protokołem naprawy gwarancyjnej), protokołem odbioru usług serwisowych, protokołem wykonania, reklamacji i wieloma innymi. Dzięki temu nie musi on tracić czasu na uzupełnianie dokumentu, ponieważ system automatycznie pobierze dane zawarte w zleceniu. Każdy typ zlecenia serwisowego może mieć inny wzór druku. Szablon protokołu serwisowego jest w pełni edytowalny, dzięki czemu możesz zamieścić w nim swoje logo i zdecydować o każdym polu w dokumencie.

Protokół serwisowy wzór w PDF

Poniżej znajduje się przykładowy szablon (protokół naprawy serwisowej) w formacie PDF, który może zostać wykorzystany w pracy serwisanta. Jeśli potrzebujesz gotowego szablonu, możesz skorzystać z tej wersji. Ten wzór protokołu serwisowego nie dostarcza jednak automatyzacji – dane nadal muszą zostać wypełnione ręcznie przez pracownika.

Tworzenie protokołu w aplikacji mobilnej

Serwisanci coraz częściej korzystają z aplikacji mobilnych podczas wykonywania czynności serwisowych w terenie. Ich stosowanie znacznie ułatwia realizację zleceń. Aplikacja mobilna Serwis Planner umożliwia automatyczne generowanie protokołu serwisowego. Wystarczy, że serwisant, po wykonaniu swoich obowiązków serwisowych, uzupełni w aplikacji kartę zlecenia i zawarte w niej atrybuty – np. czeklistę, należność i opis zakończenia.

Czeklista jest pomocnym narzędziem, które składa się z pojedynczych czynności do realizacji w ramach zlecenia. Jest to forma listy kontrolnej, która przyczynia się do realizacji wszystkich zaplanowanych działań. Pracownik ma możliwość zaznaczania, jakie działania – na przykład w zakresie naprawy serwisowej – już wykonał, wie na jakim etapie prac się znajduje i co pozostało mu do zrobienia.

Aplikacja mobilna ogranicza zużycie papieru, ponieważ pozwala na pozostawienie podpisu klienta z wykorzystaniem ekranu dotykowego. Nie ma konieczności drukowania powstałego protokołu, wszystko można wykonać z użyciem sprzętu elektronicznego.

Uzupełnianie czeklisty
w aplikacji

Synchronizacja danych
z serwerem

Podpis odbiorcy
w aplikacji mobilnej

Wprowadzone w aplikacji przez serwisanta dane i podpis klienta trafiają automatycznie do protokołu, który w następnej kolejności może zostać skierowany do skrzynki mailowej kontrahenta.

Automatyczne wysyłanie protokołu serwisowego

Dzięki funkcji automatycznych powiadomień, klient może otrzymać wiadomość mailową po zmianie fazy zlecenia. Dzięki temu, po zakończeniu realizacji zlecenia, on także może dostać kopię protokołu serwisowego. Ważną zaletą jest to, że protokół może zostać wysłany bezpośrednio spod realizowanego zlecenia – nie ma konieczności przejścia w inne, specjalnie dedykowane do tego miejsce.

Atrybuty w protokole naprawy – jak to działa?

O atrybutach (polach) w zleceniu decydujesz na etapie projektowania procesu, ale zawsze możesz je edytować. Podobnie jest z szablonami protokołów serwisowych. W systemie znajduje się standardowy szablon, który możesz dostosować do własnych potrzeb. W szablonie może znaleźć się każdy atrybut, który jest widoczny na zleceniu, np. opis zakończenia zlecenia, podpis klienta czy koszt. Wybór należy do Ciebie i powinien być uwarunkowany rodzajem Twojej działalności.

Korzyści automatycznych protokołów