Efektywne zarządzanie pracą serwisu z programem do zleceń
System do zarządzania serwisem to centralna baza wiedzy kierownika serwisu o zleceniach serwisowych, gromadząca każdego rodzaju zlecenia pracy. Znajdują się w nim wszystkie informacje dotyczące realizacji poszczególnych zleceń, a także szczegółowe dane klienta, jego rozliczenia i dane o przypisanych do niego serwisowanych urządzeniach. System zarządzania usługami terenowymi i stacjonarnymi zawiera także informacje o produktach magazynowych wraz z ich aktualnym stanem magazynowym.
Sprawdź system do zarządzania usługami terenowymi i działaj lepiej!
Wypróbuj bezpłatnie Serwis Planner przez 30 dni. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.
Zarządzanie zleceniami i zgłoszeniami serwisowymi
Wyobraź sobie sytuację, że pracujesz w roli kierownika serwisu terenowego (może tak właśnie jest?), a Twój klient to właściciel sklepu. Są godziny szczytu, a lodówki, w których przechowuje on swoje produkty przestają działać – postanawia zatem zadzwonić do obsługi klienta serwisu.
Tutaj zaczyna się proces obsługi zlecenia i... kolejne przeszkody, które napotyka Twój klient. Wyszukuje on numer telefonu, łączy się z Twoim pracownikiem, który prosi go o podanie danych, a następnie dzwoni do serwisanta i w końcu informuje o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia serwisowego. Przedstawiony proces tworzenia serwisu przy braku szczęścia mógłby potrwać o kilka kroków dłużej. tym czasie w sklepie znajduje się wielu klientów, którzy nie lubią czekać.
W kolejnej sytuacji, ten sam klient jako drogę kontaktu z Twoim serwisem mobilnym wybiera pocztę internetową. W celu zgłaszania w ten sposób nowych zleceń, w momencie awarii musi on posiadać przy sobie urządzenie z dostępem do Internetu, z którego wyśle wiadomość. Przeszukuje wtedy stronę internetową w poszukiwaniu Waszego adresu e-mail, pisze wiadomość i wysyła. Niestety, do kierownika serwisu terenowego (lub dyspozytora) docierają niepełne informacje. W odpowiedzi klient proszony jest o uzupełnienie zgłoszenia. Wymiana wiadomości trwa – rejestrowanie zleceń usług serwisowych w ten sposób często trwa znacznie dłużej niż czas realizacji poszczególnych zleceń.
Kalendarz zleceń w zarządzaniu pracą serwisu
W obu sytuacjach klient nie ma bezpośredniego kontaktu do pracowników mobilnych (serwisantów, którzy obsługują dane zlecenie serwisowe), przez co traci czas, informując o problemie kilka osób. Tego rodzaju nieskuteczne zarządzanie zleceniami serwisowymi, problemy z komunikacją i opóźniona realizacja zleceń serwisu może spowodować, że klient zdecyduje się skorzystać z usług innej firmy.
W systemie do obsługi serwisu nowe serwisy powstają dużo szybciej, a kolejne zlecenia pracy zgłasza się znacznie łatwiej i wygodniej. Baza wiedzy programu do zarządzania usługami terenowymi gromadzi wszystkie dane dotyczące firmy i produktów, więc nie musimy uzupełniać ich w sytuacji, gdy zależy nam na czasie. Kalendarz zleceń w jednym miejscu gromadzi listę zadań serwisantów i stanowi sposób dla kierowników serwisu na szybkie tworzenie zleceń, ciągłe monitorowanie zleceń i wgląd w ich karty, a także natychmiastowy podgląd statusu zlecenia, które akurat go interesuje. Efektywne zarządzanie zleceniami to jedno – dla kierowników serwisu istotne będzie również zarządzanie czasem pracy pracowników serwisowych i całego działu serwisu. Serwis Planner umożliwia właśnie to, oferując szereg funkcji – obok zarządzania kalendarzem zleceń – które przyczyniają się do lepszego zarządzania usługami terenowymi.
Proces tworzenia serwisu aż do wystawiania protokołów serwisowych
Problemy – nowe serwisy – zgłaszane są za pomocą dedykowanego formularza, który prosi klienta o wpisanie tylko ważnych dla konkretnego zlecenia pracy informacji. Istnieje również możliwość, by określone pola do uzupełnienia karty zlecenia były oznaczone jako obowiązkowe. Po uzupełnieniu formularz zostaje wysłany bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za zgłoszenia w danej firmie, np. do dyspozytorów lub kierowników serwisu.
Oszczędzamy w ten sposób czas i mamy pewność, że wiadomość trafiła do odpowiedniej osoby, a odpowiedź będzie już tylko informacją o tym, kiedy możemy spodziewać się pracownika, który wykonuje zlecenia serwisowe. W przypadku, gdy to serwisant korzysta z systemu (choćby za pośrednictwem aplikacji mobilnej), funkcja zarządzania usługami pozwala na zdefiniowanie warunku zakończenia zlecenia przez kierowników serwisu, np. załączenie protokołu serwisowego.
Mobilny system do obsługi serwisu
System Serwis Planner do zarządzania usługami terenowymi umożliwia wykorzystanie informacji (np. o serwisowanych urządzeniach) w dowolnym miejscu i o dowolnym czasie. Jeśli chodzi o zarządzanie serwisem mobilnym, jest to funkcja niemal kluczowa, ponieważ z systemu korzystają różni użytkownicy. Osoby zarządzające serwisem, dystrybutorzy, serwisanci i klienci wymagają od niego odmiennych funkcjonalności. Serwisant, realizujący usługi serwisu terenowego, może na miejscu, w czasie rzeczywistym, uzupełnić protokół serwisowy, dzięki czemu nie zapomni o ważnych informacjach dotyczących danego zlecenia. Osoby zarządzające serwisem mobilnym to również managerowie, którzy będąc w podróży służbowej mogą monitorować pracę działu serwisu, np. czas realizacji usług i przekazywać kolejne zlecenia.
Zawsze aktualne dane
Rozwiązanie Serwis Planner umożliwia zarówno zarządzanie serwisem stacjonarnym, jak i efektywne zarządzanie zleceniami serwisu terenowego, dlatego zawarte w nim dane są zawsze aktualne. Pracownik zajmujący się serwisem mobilnym nie wypisuje protokołu w wersji papierowej i nie przepisuje go kolejny raz do systemu, po powrocie do firmy, tylko robi to bezpośrednio w miejscu obsługi zleceń terenowych. Takie rozwiązanie zapewnia ciągły dostęp do informacji dla wszystkich osób korzystających z systemu i usprawnia cały proces zarządzania pracownikami terenowymi.
Baza wiedzy o terminach działu serwisu
System z funkcją zarządzania serwisem posiada kalendarz, w którym istnieje możliwość dodawania zadań bezpośrednio każdemu użytkownikowi. Użytkownicy mogą też sprawdzić, jakie zadania mają zaplanowane inne osoby, a nawet dopisać im kolejne zlecenia. Planując zadania czy nowe serwisy, można wykorzystać opcję przypominania o nich. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy mamy wiele zaplanowanych zadań i kiedy kolejne zlecenia planujemy z dużym wyprzedzeniem. Koniec z notesami i kartkami, które zawsze znikają w najbardziej nieodpowiedniej sytuacji – zarządzanie zleceniami serwisowymi czy ogólnie rozumiany serwis maszyn jeszcze nigdy nie było tak łatwe! Mogą pojawić się głosy, że zadania możemy planować w kalendarzu zaproponowanym przez Google, ale to integracja z systemem Serwis Planner umożliwia dostęp do kompletu danych w jednym miejscu i wynosi możliwość zarządzania zleceniami na wyższy poziom.
Integracja z programem handlowo-magazynowym
W wielu przypadkach firmy posiadają program handlowo-magazynowy w którym przez lata przechowywały dane swoich kontrahentów, historie płatności itd. Dzięki odpowiednio wybranemu systemowi zarządzanie serwisem stacjonarnym czy mobilnym nie wymaga od swojego użytkownika przepisywania lub przerzucania danych. Powinien on zaczytać wszystkie informacje bezpośrednio z programu oraz pliku .xslx lub .csv, a także łączyć funkcjonalności obu narzędzi wspierających pracę serwisu, czyli zintegrować się, aby ułatwić pracę użytkownikowi.
Możemy dowolnie skonfigurować system, np. profil klienta, który logując się do systemu będzie widział swoją historię płatności lub będzie mógł zgłosić nowe serwisy. Wystawianie faktur stanie się dużo prostsze, ponieważ system będzie wysyłał do programu informację o zrealizowanych przez pracownika zadaniach i zaakceptowanych przez klienta zleceniach. Funkcji systemu do zarządzania usługami mobilnymi i stacjonarnymi jest znacznie więcej, a każda z nich stworzona została po to, aby ułatwić i usprawnić naszą pracę, zaoszczędzić nasz czas i w konsekwencji obniżyć koszty.
Nie zwlekaj – wypróbuj bezpłatnie Serwis Planner już teraz i usprawnij proces zarządzania usługami terenowymi w Twojej firmie. A może szukasz większego systemu do efektywnego zarządzania serwisem? Masz niestandardowe wymagania? Chcesz zintegrować system do serwisu z dużym systemem ERP?
Sprawdź system Aura Busines – elastyczne rozwiązanie dedykowane dla wymagających klientów, które gwarantuje, że zarządzanie serwisem stanie się jeszcze prostsze i przyjemniejsze.
Wypróbuj bezpłatnie Serwis Planner i usprawnij zarządzanie serwisem mobilnym!
Testuj Serwis Planner przez 30 dni. Bezpłatnie. Zero zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Polecamy inne nasze artykuły na temat efektywnego zarządzania pracownikami mobilnymi: