Raporty w programie do serwisu
Monitorowanie, analizowanie i optymalizowanie działań
Raporty w systemie Serwis Planner umożliwią Ci skuteczną analizę działań Twoich serwisantów. Wykorzystując dostępne w programie do obsługi serwisu raporty, możesz precyzyjnie określić pracochłonność oraz ilość zleceń według typów i kontrahentów w wybranym okresie, a także czas poświęcony na zlecenia przez pracownika. Dodatkowo szybko ustalisz ilość zleceń według konkretnych serwisowanych przez Ciebie urządzeń. Korzystając z programu do tworzenia raportów w sposób automatyczny, przeanalizujesz również Twoje wyniki osiągane w zakresie sprzedaży, ofertowania, zamówień oraz finansów.
Raporty w programie do serwisu to narzędzie, które usprawnia funkcjonowanie całego serwisu. Dzięki bieżącemu monitorowaniu pracy, z łatwością zauważysz niepokojące sygnały i wprowadzisz konieczne usprawnienia. Unikniesz kosztownych strat, a nawet przyczynisz się do wzrostu swojego przychodu.
W codziennej pracy możesz mieć łatwy dostęp do potrzebnych raportów z wykonanej pracy, umieszczając je w formie przejrzystych widgetów na pulpicie pracy.
Wszystkie raporty możesz pobierać w formacie CSV lub XLSX i przesyłać do pozostałych członków zespołu.
Pracochłonność zleceń wg typów i kontrahentów w okresie
Raport z programu do obsługi serwisu umożliwiający ocenę pracochłonności według typów zleceń i kontrahentów w wybranym przedziale czasu. Zestawienie uzupełnione jest kolumnami tj. kwartał, czy miesiąc, które pozwalają na szybką analizę trendu. Raport pracochłonności pokazuje ile czasu poświęcili Twoi pracownicy na zlecenia np. instalacja u konkretnych kontrahentów. Analizując informacje z raportów pracy szybko można odkryć, że współpraca z danym klientem jest np. nierentowna, ponieważ Twoi pracownicy poświęcają klientowi bardzo dużo czasu w stosunku do przychodów, jakie otrzymujesz z tego tytułu. Raporty w oprogramowaniu dla serwisu to także doskonałe źródło do wprowadzania optymalizacji.
Wyświetlając na raporcie pracochłonność według typu i zestawiając to z przychodami z tego tytułu, możesz ocenić, która z oferowanych usług przynosi Ci najwięcej korzyści lub strat.
Liczba zleceń wg typów i kontrahentów w okresie
Raport wyświetla informacje o ilości zleceń wg typów oraz kontrahentów. Korzystając zatem z programu do tworzenia raportów w sposób automatyczny, oszczędzasz czas na zebranie i przygotowanie danych oraz otrzymujesz informację o tym, ile zleceń wykonali Twoi pracownicy dla konkretnych kontrahentów. Dodatkowo, podział na typ zlecenia, pozwala na wyświetlenie informacji nie tylko o ilości, ale także o rodzaju wykonanych zleceń.
To z kolei pozwoli Ci wstępnie określić, czy współpraca z danym klientem jest opłacalna. Raport pomoże również wskazać obszary, które mogą wymagać poprawy. W jaki sposób raportowanie w oprogramowaniu do serwisu wspiera Twoją pracę?
Porównywanie kontrahentów wyłącznie według ilości zleceń nie jest efektywne. Zlecenia każdego typu różnią się poświęconym czasem Twoich pracowników oraz przychodem, a więc wartościami niezwykle ważnymi dla Ciebie. Jeśli ilość zleceń o wybranym typie (np. przegląd, instalacja) jest wysoka to sytuacja wydaje się być dobra. Natomiast, jeśli przeważa typ zlecenia, który jest dla Ciebie mniej rentowny (np. reklamacje) to informacja o dużej ilości może być sygnałem, że należy wprowadzić usprawnienia we współpracy z tym kontrahentem.
Czas poświęcony na zlecenia dla pracownika w okresie
Raport pracy pozwalający ocenić ile czasu pracownicy poświęcili na zlecenia. W zależności od wybranych filtrów możesz otrzymać informacje:
- o czasie poświęconym przez wybranego pracownika na konkretne zlecenie,
- o tym, który pracownik poświęcił najwięcej lub najmniej czasu na zlecenie,
- o tym, jakiego typu zlecenia zajmują najwięcej czasu Twoim pracownikom.
Jak wykorzystać takie informacje?
Wykorzystując dane dostarczane przez program raportujący pracę, uzyskasz informacje o tym, ile czasu poświęcają Twoi pracownicy na zlecenia według typów i będziesz w stanie określić pewną normę. Dzięki temu wszystkie wahania będą dla Ciebie sygnałem ostrzegawczym. Dodatkowo, jeśli wiesz ile czasu Twój pracownik poświęci np. na serwis, to będziesz precyzyjniej wyceniać taką usługę w przyszłości.
Jeden z Twoich pracowników może wykonywać daną usługę szybciej (np. reklamację), a inną (np. instalację) wolniej. Natomiast u kolejnego pracownika ta relacja może wyglądać zupełnie odwrotnie. Analizując poszczególne raporty pracy pracowników, możesz w lepszy sposób przydzielać ich do konkretnych zleceń.
Liczba zleceń wg typów i urządzeń w okresie
Jest to zestawienie będące podsumowanym raportem z wykonanej pracy, które wyświetla informacje o tym, ile zleceń o konkretnym typie było wykonanych dla danego produktu serwisowanego w określonym czasie. To kolejne narzędzie, które pozwala szybko wykrywać odchylenia od normy i stosować usprawnienia.
W jaki sposób? Załóżmy, że sytuacja pożądana jest w momencie, gdy raport wskazuje średnio po dwa zlecenia w ciągu kwartału dla serwisowanego urządzenia. Jeśli jedno z nich odnotowało więcej zleceń i są one według Ciebie niekorzystne, jak na przykład reklamacje, otrzymujesz bardzo szybko cenną informację zwrotną. Dzięki takiemu raportowaniu pracy możesz przejść do szczegółowej analizy, wykorzystać pozostałe raporty i wprowadzić zmiany. Jest to niezwykle istotne, ponieważ taka sytuacja może w długim okresie spowodować wyższe koszty niż przychody dla Twojego serwisu.
Gospodarka magazynowa – ruchy magazynowe
Celem tego raportu jest prezentacja wszystkich ruchów magazynowych, które mają miejsce w Twojej firmie. Szczególne znacznie ma on w momencie, w którym zarządzasz swoją bazą produktów i tworzysz dokumenty magazynowe. To one są podstawą automatycznego generowania niniejszego zestawienia. Dzięki zebraniu odpowiednich danych możesz przeanalizować:
- wyjścia z magazynu,
- przyjścia do magazynu,
- ruchy wewnętrzne między Twoimi magazynami.
Z łatwością możesz monitorować jakie działania magazynowe są podejmowane w odniesieniu do poszczególnych urządzeń, kiedy mają one miejsce, a także z jaką ceną netto są powiązane. Dodatkowo, dzięki funkcjonalności raportów w programie Serwis Planner szybko podejrzysz szczegóły wybranego produktu, egzemplarza, a stakże samego dokumentu magazynowego.
Sprzedaż netto wg pozycji
Działalność serwisowa bywa niekiedy łączona z procesami sprzedażowymi. W takiej sytuacji niezbędnym dla osób zarządzających staje się raport, który pozwala na analizę poziomu sprzedaży netto.
Generowane (automatycznie na podstawie faktur) podsumowanie transakcji stwarza możliwość monitorowania sprzedaży pod względem wielu różnych aspektów. Nie jest to raport, który pokazuje jedynie wartość sprzedaży w okresie – możliwe jest również sprawdzenie jakich sprzętów ona dotyczy, jacy handlowcy i kontrahenci są zaangażowani w cały proces, a także które kategorie oferowanych produktów cieszą się największą popularnością.
Zaletą raportów systemowych w programie Serwis Planner jest ich pełna konfigurowalność. Z tego względu możesz samodzielnie wybrać informacje, które chcesz w danym momencie przeanalizować. Przykładowo, możesz sprawdzić jakie sprzęty generowały największą sprzedaż w określonym czasie.
Jeśli Twoja działalność serwisowa uzupełniona jest o sprzedaż, z pewnością doskonale wiesz, że proces sprzedażowy to wieloetapowe działanie. Często jego nieodłącznym elementem są oferty i zamówienia. Aspekty te również możesz z łatwością analizować, wykorzystując do tego automatyczne raporty systemowe w programie do serwisu – Ofertowanie wg pozycji i Zamówienia wg pozycji.
Koszt zleceń
Aspekt finansowy jest istotny niemal dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego swój własny biznes. Z tego względu ułatwiający pracę w serwisie program Serwis Planner oferuje dostęp do kilku raportów finansowych pozwalających analizować, a następnie optymalizować prowadzone działania. Jednym z przydatnych zestawień jest Koszt zleceń, którego celem jest podsumowanie kosztu ogólnego realizowanych zleceń z podziałem na:
- koszt materiałów,
- koszt pracy.
Raport z wykonanych prac pozwala na bieżąco analizować szczegóły prowadzonych działań i z łatwością określać jakie typy zleceń i którzy kontrahenci generują najwyższe koszty obsługi.
Rentowność zleceń
Kolejnym raportem z zakresu finansów w oprogramowaniu do obsługi serwisu jest Rentowność zleceń, który przedstawia zyskowność poszczególnych zleceń określaną poprzez porównanie uzyskanego przychodu z poniesionym kosztem ogólnym. Głównym celem tego zestawienia jest określenie efektywności współpracy z danym kontrahentem, dlatego najistotniejszym w analizie wskaźnikiem jest rentowność. Automatycznie wyliczany w programie do tworzenia raportów miernik pozwala określić:
- którzy klienci generują straty,
- w przypadku, których rentowność jest równa 0,
- a którzy przynoszą zyski.
Raporty na karcie procesu
Raporty Koszt Zleceń i Rentowność Zleceń korzystają z informacji umieszczanych na Karcie procesu. Dedykowane kwestiom finansowym atrybuty – Koszt materiału, Koszt robocizny i Przychód służą generowaniu zbiorczych zestawień dla wszystkich zleceń. Pojawiają się również w raportach umieszczanych bezpośrednio na Karcie procesu służących ocenie efektywności danego zlecenia.
Na Karcie procesu w programie dla serwisu przeanalizujesz:
- ogólny koszt zlecenia będący podsumowaniem kosztu pracy i kosztu materiałów,
- rentowność zlecenia biorącą pod uwagę poniesiony koszt i uzyskany przychód,
- warunki współpracy będące autonomicznym zestawieniem podsumowującym zasady współpracy z danym kontrahentem.
Historia logowań do programu dla serwisu
Dodatkowym elementem, który podlega raportowaniu jest historia logowań do systemu, pozwalająca śledzić aktywność pracowników. Jest to zestawienie, które nie znajduje się na standardowej liście raportów. Aby móc je przeanalizować musisz do adresu swojego systemu dopisać następujący fragment: /userLoginHistory/list/. Przeniesie Cię do specjalnie dedykowanej zakładki, w której zobaczysz posortowane po dacie zdarzenia związane z dostępem do oprogramowania do serwisu.
W ten sposób z łatwością sprawdzisz:
- z jakim pracownikiem było powiązane zdarzenie,
- czy było to logowanie, nieudane logowanie lub też wylogowanie,
- a także datę oraz godzinę wystąpienia akcji.
Zgodnie z potrzebami możesz skorzystać również z filtrów, które usprawnią Twoją analizę.
Dzięki takiemu zestawieniu masz możliwość stałego monitorowania logowań Twoich pracowników oraz sprawdzania, czy ktoś niepożądany nie uzyskuje dostępu do systemu.
Usprawnij Twój serwis dzięki naszym raportom!
Testuj Serwis Planner za darmo przez 30 dni. Bez żadnych zobowiązań i obligacji.