TECH-SERVICE

Opinia klienta

TECH-SERVICE to polska firma serwisowa działająca od 2009 roku w branży systemów grzewczych. Przedsiębiorstwo od ponad dziesięciu lat specjalizuje się w prowadzeniu i utrzymywaniu serwisu kotłów, pomp ciepła, instalacji solarnych i stacji uzdatniania. Swoimi usługami dociera do szerokiego grona odbiorców, obsługując zarówno kontrahentów biznesowych, jak i klientów indywidualnych. Ze względu na charakterystykę działalności, pracownicy serwisowi firmy wykonują swoje obowiązki w terenie podczas wizyt u interesantów.

W gamie oferty przedsiębiorstwa TECH-SERVICE znajdują się nie tylko doraźne naprawy, ale także cykliczne przeglądy urządzeń przyczyniające się do zwiększania bezpieczeństwa ich użytkowania. Firma posiadająca swoją siedzibę w Rybniku jest doświadczonym przedsiębiorstwem – współpracuje z największymi podmiotami w branży systemów grzewczych, a jednym z przykładów jest Viessmann.

Wyzwania i cele wdrożenia programu do serwisu

Prowadzenie działalności w branży systemów grzewczych wiąże się z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo serwisowanych urządzeń. Odpowiednie gwarancje są możliwe dzięki realizacji wysokiej jakości usług. Obowiązkiem przedsiębiorstw, takich jak TECH-SERVICE jest dbałość o jakość i terminowość prowadzonych działań.

Tradycyjne planowanie pracy, które często sprawdza się na początkach działalności przy nierozbudowanej bazie kontrahentów, z czasem przestaje spełniać swoją rolę i przyczynia się do narastania nieefektywności w realizacji zadań. Z tego rodzaju problemem mierzyło się przedsiębiorstwo TECH-SERVICE.

Wyzwania przed wdrożeniem programu do zarządzania zleceniami:

• Duża liczba zleceń przyczyniająca się do problemów związanych z organizacją i koordynacją harmonogramu prac.
• Brak aktualnej wiedzy o zleceniu podczas realizacji działań w terenie.
• Brak dostępu do historii prowadzonych działań.
• Niedostateczna wiedza serwisantów terenowych o obsługiwanym urządzeniu.

Jednym z największych wyzwań firmy TECH-SERVICE był powiązany z rozwojem przedsiębiorstwa wzrost liczby zleceń serwisowych, który spowodował chaos w procesie organizowania harmonogramu prac. Oprócz tego serwisanci terenowi musieli mierzyć się z brakiem szybkiego dostępu do kompletnych informacji o zleceniu, co przekładało się na dłuższy czas prowadzonych działań. Dodatkowo brak odpowiedniej organizacji przyczynił się do problemów z planowaniem i terminowością zleceń cyklicznych. Niedociągnięcia mogły być wykorzystywane przez konkurencję, która decydowała się na podejmowanie zleceń pomijanych przez przedsiębiorstwo TECH-SERVICE.

Cele wdrożenia

Celem kierownictwa była inwestycja w mechanizm, który pozwoliłby im efektywnie zarządzać zleceniami oraz planować kolejność działań pracowników terenowych. Priorytetowym elementem było wyposażenie serwisantów w kompletną wiedzę o realizowanym zleceniu – aby mogli oni uzyskiwać ją samodzielnie w prosty i szybki sposób. Kluczowym aspektem było też znalezienie sposobu na poprawę działań w obszarze przeglądów cyklicznych – dotrzymywanie terminów oraz budowanie historii podejmowanych aktywności. Celem nadrzędnym była jednak chęć realizowania coraz większej liczby zleceń w efektywny i pozbawiony chaosu sposób.

Efekty współpracy

Po zapoznaniu się z ofertą programów do zarządzania zleceniami przedsiębiorstwo TECH-SERVICE zdecydowało się na organizację pracy w oparciu o rozwiązanie Serwis Planner, które okazało się być możliwie najbardziej dostosowane do wymagań biznesowych firmy.

Program Serwis Planner stał się podstawowym narzędziem wykorzystywanym w codziennej pracy w firmie TECH-SERVICE, a jego funkcjonalność sprawia, że jego obecnością cieszą się zarówno osoby zajmujące się koordynacją pracy, jak i pracownicy serwisowi. Specjalistyczne rozwiązanie informatyczne zakorzeniło się na tyle w działalności przedsiębiorstwa, że trudno byłoby w tej chwili w sposób równie efektywny zarządzać bez niego procesami serwisowymi.

System informatyczny rozwiązał problem planowania harmonogramu pracy i usprawnił proces przydzielania zleceń pracownikom. Dodatkowo sprawił, że wzrastająca liczba napływających zleceń przestała być kłopotliwa dla kierownictwa, a wręcz przeciwnie – pojawiła się szansa na wykorzystanie potencjału rozwojowego.

Pracownicy firmy TECH-SERVICE aktywnie korzystają z programu Serwis Planner. W planowaniu podziału i rozkładu czasowego obowiązków największe znaczenie ma dla nich Kalendarz zleceń, który w przejrzysty sposób przedstawia dostępność poszczególnych serwisantów.

Po wdrożeniu programu Serwis Planner pracownicy firmy TECH-SERVICE:

Na pozycję konkurencyjną firmy TECH-SERVICE wpływała nieefektywna realizacja przeglądów cyklicznych. W tym aspekcie wsparcie systemowe było bez wątpienia potrzebne. Program Serwis Planner zaoferował przedsiębiorstwu 3 najważniejsze funkcje:

• zlecenia cykliczne,
• bazę urządzeń,
• historię podejmowanych działań.

Koordynatorzy mogą planować rozkład przeglądów w czasie z wykorzystaniem funkcji, która w maksymalny sposób upraszcza kroki konieczne do podjęcia i w zasadzie dokonuje automatycznego zapisu poszczególnych zleceń w kalendarzu. Dzięki temu kierownictwo nie ma obaw, iż dany przegląd zostanie pominięty przez pracowników albo pojawi się problem z terminowością, a konkurencja straciła możliwość wykorzystywania błędów TECH-SERVICE.

W toku realizacji zleceń, serwisanci firmy TECH-SERVICE nie muszą korzystać z papierowej dokumentacji albo co gorsze szukać informacji na własną rękę. Specyfikację produktu sprawdzają w bazie urządzeń, a o podjętych aktywnościach dowiadują się z systematycznie budowanej historii działań.

Serwis Planner zaoferował również rozwiązanie funkcjonalne dla pracowników terenowych. W swojej codziennej pracy korzystają oni z aplikacji mobilnej, która nie tylko informuje o zleceniach do realizacji, ale także o podstawowych elementach samego zgłoszenia. Serwisant firmy TECH-SERVICE ma możliwość szybkiego sprawdzenia danych kontrahenta i lokalizacji, a także kompletnego opisu zlecenia.

Program do zarządzania zleceniami Serwis Planner spełnił oczekiwania przedsiębiorstwa TECH-SERVICE i zaoferował rozwiązania, które były potrzebne przedsiębiorstwu do poprawy efektywności prowadzonych działań. Okazał się też wsparciem w walce o pozycję na rynku usług serwisowych dedykowanych kotłom.