Bakery-Service Zenon Pawłowski

Opinia klienta

Bakery-Service Zenon Pawłowski to działające od 2009 roku w Polsce południowo-wschodniej przedsiębiorstwo zajmujące się serwisem, montażem oraz obsługą gwarancyjną i pogwarancyjną w branży piekarniczo-gastronomicznej. W swoich działaniach firma skupia się na wspieraniu innych dużych organizacji zajmujących się produkcją maszyn oraz urządzeń. Zadaniem firmy Bakery-Service jest fachowa dbałość o odpowiedni montaż, a także sprawność sprzętu znajdującego się najczęściej w sieciach handlowych oraz na stacjach paliw.

Przedsiębiorstwo Bakery-Service swoją działalność rozpoczęło od prac realizowanych wyłącznie dla branży piekarniczej. Z czasem nastąpił rozwój firmy, a zakres prowadzonych działań został znacznie poszerzony. Obecnie Bakery-Service realizuje montaże oraz serwisy również w branży gastronomicznej, a swój profil działalności jednoznacznie określa jako połączenie wsparcia dla piekarnictwa oraz gastronomii.

Wyzwania firmy – co przesądziło o wdrożeniu systemu?

Szeroki wachlarz oferowanych usług, w skład których wchodzą zarówno prace montażowe, serwisowe, jak i obsługa gwarancyjna oraz pogwarancyjna piekarniczych i gastronomicznych maszyn sprawia, że pracownicy przedsiębiorstwa Bakery-Service muszą posiadać kompleksową wiedzę. Mowa nie tylko o odpowiednich kwalifikacjach i umiejętnościach dotyczących danego typu działania. Niezbędna jest również znajomość szczegółów każdego pojedynczego zlecenia oraz powiązanego z nim urządzenia serwisowanego.

To właśnie ten ostatni aspekt stanowił jedno z największych wyzwań dla firmy przed podjęciem decyzji o wdrożeniu programu wspierającego obsługę zgłoszeń. Utrudniony proces przekazywania pracownikom niezwykle istotnych danych oraz brak natychmiastowej wiedzy o szczegółach zlecenia sprawiał, że realizowane prace charakteryzowały się ogromną czasochłonnością, a potencjał efektywnościowy nie był wykorzystywany w pełnym wymiarze. Problematyczne dla firmy Bakery-Service było również odpowiednie zoptymalizowanie trasy serwisantów, zarówno pod kątem lokalizacyjnym jak i czasowym, które wpływało na wyższe koszty prowadzenia działalności.

Dodatkowe wyzwanie stanowił również sam proces przydzielania zleceń poszczególnym pracownikom. Osoby koordynujące nie zawsze posiadały komplet informacji o dostępności konkretnych serwisantów i zmuszone były do wykonywania licznych kontaktów telefonicznych. Istotnym problemem w tym zakresie był również rozproszony sposób informowania o nowych pracach do wykonania, ponieważ przedsiębiorstwo nie posiadało jednego spójnego kanału komunikacji z serwisantami. Różnorodny sposób przekazywania zleceń i szczegółów o nich prowadził do narastania bałaganu w skrzynkach pocztowych, telefonach, a także prowadzonej dokumentacji papierowej.

Wiedza o realizowanym zleceniu to jedno z kilku wyzwań Bakery-Service. Równie istotnym elementem, który wymagał sformalizowania był proces podsumowywania wykonanych prac. Po pierwsze, niezbędne dla firmy było usprawnienie protokołowania, a po drugie – dostęp do historii realizowanych działań w stosunku do odpowiednich urządzeń serwisowanych. Dotychczasowa liczna dokumentacja papierowa nie przyczyniała się w dużym stopniu do budowania ogólnodostępnej bazy wiedzy z szybkim dostępem. Każdy, kto potrzebował informacji o zleceniu z przeszłości musiał poświęcić ogrom czasu oraz energii na przeszukiwania sterty różnych plików.

Istotne dla przedsiębiorstwa Bakery-Service są także długotrwałe i pozytywne relacje z kontrahentami biznesowymi. Nieuchronnie wpływa na nie sposób realizacji zleceń, a szczególnie kluczowa jest terminowość prac. Bez wsparcia informatycznego firma Bakery-Service narażona była na uchybienia w tym zakresie, a szczególnie problematyczne było kontrolowanie zleceń cyklicznych takich jak przeglądy oraz płynny przepływ zleceń przez poszczególne etapy procesu.

Największe problemy Bakery-Service przed wdrożeniem:

• Utrudniony proces przekazywania zleceń serwisantom oraz brak spójnego sposobu informowania ich o szczegółach prac koniecznych do wykonania.
• Trudności w weryfikacji realizacji zleceń oraz czasochłonne protokołowanie prac.
• Brak szybkiego dostępu do historii prac wykonanych względem danego urządzenia serwisowanego, szczególnie podczas pracy w terenie.

Założenia przed wdrożeniem Serwis Planner

Firma Bakery-Service Zenon Pawłowski dostrzegła pewne istniejące ograniczenia swojej działalności i uznała, że konieczne będzie wsparcie technologiczne w tym zakresie. W związku z tym kierownictwo rozpoczęło poszukiwania rozwiązania informatycznego, którego zadaniem miało być nie tylko pokonanie wyzwań, ale również wzniesienie rozwijającego się już biznesu na wyższy poziom.

Wśród wymagań przedsiębiorstwa znalazła się zdecydowanie prostota rozwiązania oraz przejrzystość systemu wynikająca z zawarcia w nim tylko tych funkcji, które będą przydatne pracownikom w ich codziennej pracy. Szczególne znaczenie miała dla firmy również elastyczność i dopasowanie programu do charakteru prowadzonych procesów. Istotna było jak najlepsze odwzorowanie dotychczasowego sposobu działania w systemie informatycznym.

W kontekście funkcjonalności najważniejsze było znalezienie rozwiązania, które pozwoli pokonać wszelkie wspomniane wyżej wyzwania. Z tego względu najistotniejsze stały się: łatwe przekazywanie zleceń, dostęp do szczegółów prac, proste i szybkie protokołowanie, budowanie historii urządzeń serwisowanych, płynność procesu, dbałość o terminy przeglądów, a także komunikacja zespołowa.

Jak wygląda sytuacja po wdrożeniu programu?

Posiadając skonkretyzowane wymagania firma Bakery-Service trafiła na nasze rozwiązanie Serwis Planner. Po zbadaniu wszelkich potrzeb oraz ustaleniu szczegółowych kwestii dotyczących współpracy zaczęliśmy wdrożenie, po którym przedsiębiorstwo zaczęło stałą pracę z naszym programem.

Najważniejszym elementem systemu Serwis Planner dostarczonym firmie Bakery-Service jest z pewnością tablica zleceń oparta na widoku kanban, która została dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa. Własne etapy procesu stanowiące odwzorowanie codziennych działań sprawiają, że możliwa jest kontrola każdego pojedynczego zlecenia poprzez wiedzę o etapie, na którym się ono obecnie znajduje. Efektywne wykorzystywanie tej funkcji przyczyniło się do zwiększenie terminowości zleceń realizowanych przez Bakery-Service, a także wpłynęło na płynność przebiegu całego procesu. Zlecenie realizowane są obecnie znacznie szybciej, a przejrzysty widok pozwala śledzić postępy prac oraz wykrywać wszelkie nieprawidłowości, problemy, czy też opóźnienia.

Własne etapy procesu to nie jedyne przejawy elastyczności, której szukała firma Bakery-Service. Na widoku kanban konfiguracja widoczna jest również na kafelkach poszczególnych zleceń, których wygląd oraz zawartość zostały dostosowane do potrzeb firmy i obecnie ukazują pracownikom wszelkie istotne z ich punktu widzenia informacje. Podgląd najważniejszych danych już na tablicy zleceń sprawia, że serwisanci posiadają szybki dostęp do kluczowych informacji i nie muszą marnować czasu na ich poszukiwanie.

W procesie rozdzielania zleceń poszczególnym pracownikom istotną rolę obok tablicy zleceń odgrywa również kalendarz zleceń programu Serwis Planner, który dostarcza aktualnych informacji o dostępności konkretnych serwisantów. Ułatwia on sposób działania pracowników biurowych i sprawia, że możliwe jest ograniczenie czasochłonnych kontaktów telefonicznych.

Firma Bakery-Service aktywnie korzysta również z powiadomień mailowych, które stanowią dodatkowy element komunikacji między kierownictwem, dyspozytorami, a serwisantami. Dzięki wykorzystaniu tego rodzaju automatyzacji serwisanci przedsiębiorstwa Bakery-Service natychmiast otrzymują wiadomość o nowym zleceniu do wykonania wraz z istotnymi szczegółami. Z funkcjonalności korzystają również osoby pracujące w biurze, które wraz z powiadomieniami mailowymi dostają sygnał, iż w danym momencie konieczne jest podjęcie działań z ich strony – np. rozliczenie prac lub weryfikacja realizacji.

Wśród założeń funkcjonalnych idealnego programu do obsługi serwisu dla firmy Bakery-Service znalazła się również możliwość szybkiego i prostego protokołowania oraz budowanie historii wykonanych prac wraz z wiedzą o urządzeniach serwisowanych. System Serwis Planner dostarczył pożądanych funkcji i sprawił, że w zakresie protokołowania zapanowała spójność i porządek, a gromadzenie wszystkich danych w programie pod zleceniami i urządzeniami zwiększyło poziom kontroli oraz stanowi wsparcie w przyszłych pracach.

Po wdrożeniu programu Serwis Planner pracownicy firmy Bakery-Service:

Firma Bakery-Service Zenon Pawłowski bardzo aktywnie korzysta z rozwiązania Serwis Planner w swojej codziennej pracy. Efektywne wykorzystanie dostarczonych funkcjonalności sprawia, że przedsiębiorstwo uporządkowało procesy, a tym samym zwiększyło tempo oraz jakość prac, przyczyniając się tym samym do większej satysfakcji swoich klientów.