System do obsługi zgłoszeń serwisowych - jak wygląda w nim praca?
Aby praca serwisu przebiegała płynnie i sprawnie, należy zadbać o odpowiednią jej organizację. Obsługa zgłoszeń serwisowych wiąże się z wieloma utrudnieniami. Większość z nich można przezwyciężyć, a tym samym usprawnić obsługę kontrahentów i skrócić czas realizacji zleceń. Sposobem na to może być system do obsługi zgłoszeń serwisowych.
Co potrafi kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami?
Program do obsługi zgłoszeń klientów to narzędzie wspierające pracę działu obsługi klienta dzięki swoim bogatym możliwościom. Wszystkich funkcjonalności systemu oraz ich wpływu jakość obsługi nie sposób wymienić na łamach pojedynczego artykułu. Warto jednak pamiętać, że nowoczesny system zarządzania zgłoszeniami pozwala między innymi na:
- Zarządzanie zleceniami — obsługa procesów różnego typu i ich ewidencja w bazie wiedzy o liczbie zgłoszeń, ich statusie, treści, itd.
- Automatyczne protokoły — generowane na podstawie informacji dodanych do zlecenia, umożliwiające sprawną obsługę zgłoszeń nawet w przypadku pracy w terenie.
- Mapy — wspierające proces obsługi klienta dzięki wyświetlaniu adresów zleceń oraz lokalizacji serwisantów (korzystających z aplikacji mobilnej).
- Aplikacja mobilna — z aktualną kolejką zgłoszeń serwisowych dla pracowników w terenie, znacznie skracająca czas realizacji przez nich zleceń.
- Timeline — pokazujący wszystkie zgłoszenia według serwisantów w czasie, pomaga znaleźć wolne okno przy organizacji obsługi zgłoszeń.
- Kalendarz zleceń — umożliwiający zarządzanie kolejką i weryfikację zadań wszystkich osób.
- Baza urządzeń serwisowanych — baza wiedzy o wszystkich serwisowanych urządzeniach, przechowująca np. wszystkie zgłoszenia ze zdjęciami wykonanymi podczas realizacji w przeszłości.
- Automatyczne raporty — wbudowane w system raporty, dzięki którym nie musisz poświęcać czasu na tworzenie zestawień dotyczących zgłoszeń klientów, jakości obsługi, czasu realizacji zgłoszeń, itd.
- Faktury i płatności — wystawianie faktur bezpośrednio w systemie zarządzania zgłoszeniami, automatyzacja obsługi kontrahentów w zakresie np. przekazywania informacji o niezapłaconych fakturach.
- Panel klienta — narzędzie dla Twoich klientów do samodzielnej rejestracji zgłoszeń oraz miejsce, w którym mogą zweryfikować status zgłoszeń stworzonych w przeszłości.
- Zarządzanie magazynem — aktualna i dostępna dla uprawnionych (np. całego zespołu obsługi) lista części i urządzeń w danym magazynie.
Już teraz usprawnij system obsługi zgłoszeń w Twoim serwisie!
Darmowe testy Serwis Planner. Bez zobowiązań. Przez cały miesiąc. Bez karty kredytowej.
System do obsługi zgłoszeń — sposób na usprawnienie obsługi klienta
W procesie obsługi klienta każde zlecenie serwisowe jest ważne, dlatego powinieneś mieć narzędzie, które umożliwi Ci monitorowanie kolejki zgłoszeń, czasu obsługi bieżących problemów i tak dalej. Wprowadzając do firmy system ticketowy zorientowany na sprawną obsługę zgłoszeń, wyposażasz ją w coś więcej niż tylko nowe oprogramowanie. To przede wszystkim nowy sposób na prowadzenie działalności i organizację obsługi zgłoszeń. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w technologii SaaS (oprogramowanie jako usługa) dostęp do informacji istotnych z punktu widzenia działu obsługi klienta jest na wyciągnięcie ręki. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do Internetu, by móc w pełni wykorzystywać funkcje systemu do zarządzania zgłoszeniami.
Serwis online - funkcjonalności systemu mobilnego dla serwisantów
W dzisiejszych czasach liczy się mobilność. Sprawny system obsługi zgłoszeń podczas pracy w terenie to podstawa. Przyjmowanie zgłoszeń odbywa się za pośrednictwem wybranych kanałów komunikacji z klientem. Następnie, przekazując dane zgłoszenie do realizacji przez serwisanta, otrzymuje on powiadomienie PUSH. W aplikacji dla każdego pracownika mobilnego przygotowana indywidualna lista zleceń wraz z kompletem informacji potrzebnym do ich realizacji. Aplikacja zawiera tylko niezbędne funkcje, dlatego jest szybka i prosta w obsłudze. Znacząco przekłada się to na efektywność zespołu obsługi oraz czas realizacji zgłoszeń.
Sprawny system obsługi zgłoszeń serwisowych pozwala na również wyświetlanie zleceń oraz aktualnej lokalizacji serwisantów na mapie. Kierownik, weryfikując adresy klientów, może ułożyć listę zleceń dla serwisanta w optymalny sposób. W przypadku, gdy dane zgłoszenie jest wyjątkowo pilne, dyspozytor może szybko zweryfikować aktualne położenie pracowników i przekazać je temu, który jest najbliżej. Ponadto, kierownik zawsze ma podgląd na status zgłoszeń znajdujących się akurat w realizacji, a nowe, napływające do systemu zgłoszeń zlecenia może szybko przekazać wybranym serwisantom.
Dlaczego zarządzanie kolejką zleceń w programie do obsługi zgłoszeń jest efektywniejsze?
- Sprawnie dokonujesz rejestracji zgłoszeń, a także możesz umożliwić samoobsługę klientom.
- Lista zleceń jest uporządkowana i szybko wyszukasz konkretne informacje pozwalające na rozwiązanie problemu.
- Wszystkie informacje dotyczące zgłoszeń są zawsze dostępne. Unikniesz konfliktów, ponieważ ustalenia z serwisantami i kontrahentami są zapisane w systemie.
- Pozwala na skuteczne przydzielanie zadań pracownikom i zmniejszanie czasu obsługi – widzisz, kto jest teraz zajęty, a komu możesz przydzielić dodatkowe zadania.
- Stany magazynowe są zawsze aktualne.
- W rozbudowanej wersji system rejestracji zgłoszeń może przypominać klientom o konieczności opłacenia faktury.
Sprawdź, jak Serwis Planner sprawdzi się jako Twój system ticketowy
Testuj za darmo przez cały miesiąc! Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.
Zobacz także: