Nowoczesny serwis online – jak zaoszczędzi Twój czas?

Postępujący rozwój technologiczny sprawia, że coraz więcej usług przenosi się do Internetu. Klienci oswajają się już z możliwością kontaktu w formie online, a firmy chętniej gromadzą swoje dane w chmurze. Jest to przede wszystkim dużo wygodniejsze i bezpieczniejsze niż tradycyjna, papierowa dokumentacja. Elektroniczne kartoteki zleceń i informacje o klientach dostępne na każdym urządzeniu, a nie tylko w biurze, to też ogromne ułatwienie i przyspieszenie pracy.

• elektroniczne karty zleceń,
• baza urządzeń serwisowanych,
• elektroniczne kartoteki kontrahentów,
• automatyczne powiadomienia dla pracowników i klientów,
• kalendarz zleceń, tablica Kanban, Timeline,
• elektroniczne protokoły odbioru,
• i wiele innych!

Podwyższenie standardu obsługi z pewnością zostanie zauważone i docenione przez kontrahentów. Zautomatyzowanie części zadań uwolni moce przerobowe Twoich pracowników, które będą mogli poświęcić na realizację nowych zleceń. Na koniec całość system zbierze dla Ciebie w postaci raportów prezentujących rentowność wykonanych usług. Zyskujesz dokładną informację, które z wykonywanych napraw są najbardziej opłacalne. To pozwoli Ci skutecznie planować dalszy kierunek działania serwisu.

• Elektroniczne karty zleceń i kartoteki kontrahentów - to główna różnica między serwisem tradycyjnym, a serwisem online - porzucenie papierowych wersji kartotek, dokumentów czy protokołów na rzecz cyfrowych formularzy. W zasadzie cały proces może odbyć się w formie online - od zgłoszenia przez klienta usterki, poprzez przekazanie zlecenia odpowiedniemu serwisantowi, zanotowanie przez niego wykonanych prac, aż po zafakturowanie i odbiór protokołu. Co ważne - informacje te dostępne z każdego urządzenia - nie musisz być w centrali, nie przeszukujesz segregatorów. Wystarczy że w wyszukiwarkę wpiszesz nazwę klienta bądź sprawdzisz zarejestrowane aktywności pracowników.

• Zarządzanie zleceniami - to naczelna funkcja serwisu online, czyli przyjmowanie różnych typów zleceń, np. naprawa, instalacja, reklamacja, przegląd, i zarządzanie nimi wewnątrz systemu. Każdy z rodzajów usług może mieć typowe dla siebie fazy, zgodnie z którymi serwisanci przesuwają je do kolejnych etapów, aż do zamknięcia zlecenia. Dzięki temu pracownicy mają jasno określoną ścieżkę postępowania z klientami i dokładnie wiedzą jaki powinien być ich kolejny krok. Jeśli wykonujecie też zlecenia cykliczne - Serwis Planner w porę przypomni Ci do którego klienta powinieneś się w tej sprawie odezwać. Możesz też wysyłać szybkie komunikaty do współpracowników, powiązane z konkretnym zleceniem, jeżeli coś wzbudza Twoją wątpliwość. W ten sposób kolega bądź koleżanka szybko zweryfikują czego dotyczy problem i błyskawicznie udzielą Ci niezbędnej informacji.

• Dostęp do historii napraw - przydatna przy realizowaniu zleceń jest baza urządzeń serwisowanych, zbierająca pełną historię napraw. Wszystko jest podpięte pod kartotekę klienta, więc w łatwy sposób odnajdziesz potrzebną informację, a serwisant dowie się jakich części powinien do danej maszyny użyć. To oszczędza czas na szukaniu specyfikacji technicznej, którą można podpiąć pod opis urządzenia, a także minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy naprawie.

• Raporty - Gdy wszystkie procesy są rejestrowane w serwisie online, w łatwy sposób można wyciągnąć z niego dane do analizy rentowności firmy. Z raportów dowiesz się też jakie urządzenia najczęściej są naprawiane, czy ile czasu na zlecenia poświęcają serwisanci. To prawdziwa kopalnia wiedzy o skuteczności działań Twojej firmy i jakości usług serwisowych.

• Panel Klienta - jeśli jest szansa, że Twoi klienci chętnie będą samodzielnie zgłaszać ewentualne awarie, a także monitorować status swoich zleceń, możesz zaproponować im korzystanie z Panelu Klienta. Dzięki temu Twoi pracownicy nie będą musieli poświęcać czasu na każdorazowy kontakt telefoniczny czy mailowy i relacjonowanie klientom postępów w działaniach. Zamiast tego, będą mogli zająć się naprawą, a wszystkie notatki zawsze można znaleźć w serwisie online.

Nie każdy serwisant nosi ze sobą tablet czy laptop. Ale z pewnością zdecydowana większość ma pod ręką smartfona. Serwis Planner udostępnia aplikację mobilną, w której mogą sprawdzić gdzie i jakie zlecenie mają do wykonania w danym dniu. Następnie dodają notatkę po zakończonej pracy i zmieniają status. Jeśli klient powinien otrzymać fakturę za naprawę czy przegląd, dział odpowiedzialny za rozliczenia automatycznie zobaczy, że pojawiło się nowe zlecenie do zafakturowania.

Ponadto serwis online umożliwia weryfikowanie lokalizacji serwisantów na mapie i łatwe wyszukiwanie zleceń, które mogą w pobliżu wykonać. Wszystko w ramach jednego, prostego programu, dzięki któremu Twoja firma zacznie być sprawnie działającą maszyną z jasno określonymi procesami.