Repozytorium plików

Uporządkowana baza plików firmowych

Zarządzanie plikami firmowymi

Serwis Planner to program do zarządzania zleceniami, który posiada wiele dodatkowych funkcji wpływających na poziom realizacji obowiązków. Jednym z takich rozwiązań jest repozytorium plików, czyli baza materiałów porządkująca wszelkie istotne dla kierownictwa i pracowników pliki firmowe. Opcja ta pozwala przechowywać wszystkie niezbędne dokumenty w jednym, uporządkowanym miejscu, przyczyniając się tym samym do usprawnień w wielu obszarach Twojego biznesu.

Jak tworzyć przejrzyste repozytorium plików?

Przejrzystość i porządek w organizacji materiałów firmowych to aspekty, które powinny być celem każdego przedsiębiorstwa. Repozytorium plików będące funkcją programu Serwis Planner umożliwia zachowanie odpowiedniej systematyzacji poprzez tworzenie tematycznych katalogów i podkatalogów, które zawierają w sobie docelowe pliki. Aby sprawnie poruszać się po omawianym module możesz samodzielnie nadawać nazwy poszczególnym folderom i hierarchizować je w dowolny sposób.

Nie ograniczamy Twojej działalności, dlatego możesz wprowadzać do systemu pliki o różnych rozszerzeniach, a po ich umieszczeniu w repozytorium masz podgląd na: miniaturę, datę dodania, rozmiar pliku i autora.

Istotne jest to, by baza plików posiadała możliwość szybkiego przeszukiwania. Z tego względu repozytorium plików w programie Serwis Planner posiada opcję filtrowania po nazwie, a także dacie dodania dokumentu. Usprawnia to pracę szczególnie tych firm, których dokumentacja jest rozbudowana, a na repozytorium składa się wiele obszernych katalogów z dużą liczbą plików.

Konieczny jest również mechanizm do zarządzania zawartością bazy plików. W przypadku Serwis Plannera są to akcje kierowane w stosunku do katalogów oraz poszczególnych plików. Na poziomie katalogu dostępne są następujące opcje:

  • przeniesienie,
  • zmiana nazwy,
  • usunięcie,
  • nadanie uprawnień.

W przypadku plików możliwe są trzy pierwsze działania z listy powyżej, a dodatkowo opcja pobrania danego materiału.

Co warto umieszczać w bazie plików?

Repozytorium plików ma służyć Twojej firmie, Tobie i Twoim pracownikom. Jego celem jest wsparcie w codziennych działaniach wymagających wykorzystania odpowiednich dokumentów firmowych. Umieszczenie ich w jednym, ogólnodostępnym miejscu i uporządkowanie w tematycznych katalogach to pierwszy krok do sprawnej realizacji obowiązków.

Do Ciebie należy wybór elementów, które umieścisz w swoim repozytorium plików. Zwróć jednak uwagę na to, aby były to dokumenty przydatne Twoim pracownikom.

Przykładowo możesz umieścić w bazie:

  • wzory umów serwisowych,
  • wzory protokołów,
  • instrukcje instalacji urządzeń,
  • instrukcje i standardy działania,
  • zasady bezpieczeństwa,

  • materiały promocyjne,
  • materiały wdrożeniowe,
  • specyfikacje i dokumenty techniczne,
  • prezentacje,
  • materiały dotyczące organizacji firmy,
  • i wiele innych.

Korzyści

Dostęp pracownik do wszystkich istotnych plików

Uporządkowany sposób przechowywania dokumentów

Bezpieczeństwo danych dzięki nadawaniu uprawnień

Szybki dostęp do potrzebnych materiałów w każdym momencie

Wszystkie istotne informacje w jednym miejscu

Załóż bezpłatne konto i zacznij korzystać z systemu już teraz