Repozytorium plików
Dostęp pracowników do uporządkowanej bazy dokumentów firmowych
Zarządzanie plikami firmowymi
Serwis Planner to program do zarządzania zleceniami, który posiada wiele dodatkowych funkcji wpływających na poziom realizacji obowiązków. Jednym z takich rozwiązań jest repozytorium plików, czyli baza materiałów porządkująca wszelkie istotne dla kierownictwa i pracowników pliki firmowe. Opcja ta pozwala przechowywać wszystkie niezbędne dokumenty w jednym, uporządkowanym miejscu, przyczyniając się tym samym do usprawnień w wielu obszarach Twojego biznesu.
Jak tworzyć przejrzyste repozytorium plików?
Przejrzystość i porządek w organizacji materiałów firmowych to aspekty, które powinny być celem każdego przedsiębiorstwa. Repozytorium plików będące funkcją programu Serwis Planner umożliwia zachowanie odpowiedniej systematyzacji poprzez tworzenie tematycznych katalogów i podkatalogów, które zawierają w sobie docelowe pliki. Aby sprawnie poruszać się po omawianym module możesz samodzielnie nadawać nazwy poszczególnym folderom i hierarchizować je w dowolny sposób.
Nie ograniczamy Twojej działalności, dlatego możesz wprowadzać do systemu pliki o różnych rozszerzeniach, a po ich umieszczeniu w repozytorium masz podgląd na: miniaturę, datę dodania, rozmiar pliku i autora.
Istotne jest to, by baza plików posiadała możliwość szybkiego przeszukiwania. Z tego względu repozytorium plików w programie Serwis Planner posiada opcję filtrowania po nazwie, a także dacie dodania dokumentu. Usprawnia to pracę szczególnie tych firm, których dokumentacja jest rozbudowana, a na repozytorium składa się wiele obszernych katalogów z dużą liczbą plików.
Konieczny jest również mechanizm do zarządzania zawartością bazy plików. W przypadku Serwis Plannera są to akcje kierowane w stosunku do katalogów oraz poszczególnych plików. Na poziomie katalogu dostępne są następujące opcje:
- przeniesienie,
- zmiana nazwy,
- usunięcie,
- nadanie uprawnień.
W przypadku plików możliwe są trzy pierwsze działania z listy powyżej, a dodatkowo opcja pobrania danego materiału.
Co warto umieszczać w bazie plików?
Repozytorium plików ma służyć Twojej firmie, Tobie i Twoim pracownikom. Jego celem jest wsparcie w codziennych działaniach wymagających wykorzystania odpowiednich dokumentów firmowych. Umieszczenie ich w jednym, ogólnodostępnym miejscu i uporządkowanie w tematycznych katalogach to pierwszy krok do sprawnej realizacji obowiązków.
Do Ciebie należy wybór elementów, które umieścisz w swoim repozytorium plików. Zwróć jednak uwagę na to, aby były to dokumenty przydatne Twoim pracownikom.
Przykładowo możesz umieścić w bazie:
- wzory umów serwisowych,
- wzory protokołów,
- instrukcje instalacji urządzeń,
- instrukcje i standardy działania,
- zasady bezpieczeństwa,
- materiały promocyjne,
- materiały wdrożeniowe,
- specyfikacje i dokumenty techniczne,
- prezentacje,
- materiały dotyczące organizacji firmy,
- i wiele innych.
Korzyści i możliwości:
Wypróbuj repozytorium plików w Serwis Planner
Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego. Zero zobowiązań i bez karty kredytowej!