7 sposobów na prostsze zarządzanie zleceniami serwisowymi

7 problemów, które rozwiąże program do serwisu


Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu do zarządzania zleceniami serwisowymi, reklamacjami czy też podobnymi procesami, na początek powinieneś przemyśleć jakie problemy biznesowe system IT ma rozwiązać oraz jakich korzyści od niego oczekujesz. Sprawdź jak Serwis Planner może usprawnić działanie Twojej firmy!



Z czym borykają się firmy podobne do Twojej?

Do najczęściej wymienianych przez naszych potencjalnych klientów problemów, możemy zaliczyć takie elementy jak:

  • brak spójnej i przejrzystej bazy wiedzy o kontrahentach, lokalizacjach, urządzeniach czy też realizowanych zleceniach serwisowych,
  • utrudniona komunikacja wewnętrzna (zarówno w samym dziale serwisu, jaki i między innymi jednostkami w organizacji),
  • problemy w komunikacji z klientami i podwykonawcami,
  • brak narzędzia umożliwiającego pracę w terenie, bez konieczności dostępu do komputera i Internetu,
  • rozproszone informacje w różnych oprogramowaniach (ERP i innych używanych z firmie aplikacjach), niezintegrowanych ze sobą,
  • przestarzałe oprogramowanie, nierozwijane już przez jego twórców,
  • bazowanie wyłącznie na papierowych protokołach serwisowych.

Jeśli któryś z tych punktów brzmi dla Ciebie znajomo - zobacz, które funkcje Serwis Planner pomogą usprawnić ten obszar w Twojej firmie.


1# Uporządkowana karta kontrahenta

Karta kontrahenta podzielona jest na kilka zakładek, aby gromadzone w niej dane prowadzone były w sposób uporządkowany. Mamy tam takie informacje jak nazwa, NIP czy też namiary na osoby kontaktowe z konkretnej firmy. Oprócz tego możesz przejść do listy zleceń serwisowych, które realizujecie dla tego klienta bądź też do wszystkich urządzeń, które się u niego znajdują.


2# Kompletna baza urządzeń i zleceń

Baza urządzeń może być przedstawiona w postaci listy, którą można filtrować po określonych parametrach. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku listy wszystkich zleceń serwisowych. Możesz korzystać z dowolnych filtrów, które łatwo i szybko pozwolą Ci odnaleźć konkretne zgłoszenie powiązane z daną firmą i maszyną.


3# Elektroniczna karta zlecenia serwisowego

Korzystając z naszej aplikacji, wszystkie informacje o konkretnym zleceniu serwisowym gromadzisz w jednym miejscu. Karta zlecenia serwisowego może zawierać takie dane jak kontrahent, osoba kontaktowa, adres czy urządzenie powiązane z tym właśnie zleceniem. Oprócz tego możesz zdefiniować typ zlecenia czy też zmienić jego status bądź osobę odpowiedzialną za proces. Samą kartę możesz rozbudować o dowolne pola, które są dla Ciebie niezbędne. Wystarczy że zdefiniujesz jego nazwę, typ oraz uprawnienia dla użytkowników w poszczególnych fazach.


4# Kalendarz zleceń i tablica Kanban

Bardzo pomocne w zarządzaniu serwisem może okazać się również miejsce, w którym określisz aktualny status wszystkich prowadzonych zleceń. Świetnie się tutaj sprawdzi tablica Kanban oraz kalendarz zleceń, który szybko pozwoli Ci zweryfikować, który pracownik w danym dniu jest dostępny i mógłby zająć się konkretnym zadaniem serwisowym.


5# Dostęp do Panelu Klienta

Istotnym elementem przy realizacji jakichkolwiek zgłoszeń, jest komunikacja z klientem. Aby ją usprawnić możemy wdrożyć Panel Kontrahenta, który pozwoli klientom założyć zlecenie serwisowe, a także sprawdzić jego status, z pominięciem bezpośredniego kontaktu z pracownikami Twojej firmy. Oprócz tego w panelu można wyświetlić dowolne informacje znajdujące się w systemie, między innymi faktury sprzedaży, które otrzymał bądź też listę powiązanych z nim urządzeń. Dodatkowo istnieje możliwość uruchomienia powiadomień automatycznych, które poinformują Twoich klientów o zmianie statutu ich zlecenia. Mogą mieć one formę e-maila lub SMSa.



6# Szybkie generowanie protokołów serwisowych

Kiedy wszystkie dane będą sukcesywnie zbierane w systemie Serwis Planner, jednym kliknięciem możesz wygenerować protokół serwisowy jako plik PDF. Informacje, które Twoi pracownicy uzupełniają w formie elektronicznej, mogą zostać przedstawione na takim dokumencie serwisowym. Oczywiście wygląd samego protokołu, ilość informacji które się na nim znajdują oraz rozkład pól, pozostaje kwestią do ustalenia. Taki szablon każdy z naszych klientów może wykonać we własnym zakresie.


7# Wygodna aplikacja mobilna

Jeśli chociaż część zleceń Twojej firmy pracownicy realizują w terenie, możesz skorzystać z naszej aplikacji mobilnej, która usprawnia rejestrowanie notatek dla zleceń serwisowych offline. Aplikacja wyświetla zgłoszenia przypisane do danego serwisanta, pozwala na uzupełnienie przez niego najważniejszych pól czy też zmiany statusu prac. Dodatkowo, może poprowadzić pracownika do miejsca wykonywania zlecenia serwisowego, czy też określić jego aktualną lokalizację. Z perspektywy aplikacji przejdziesz też do responsywnej części webowej systemu Serwis Planner, która zapewnia dostęp do wszystkich funkcjonalności.


Zacznij jak najszybciej

Coraz więcej firm odchodzi już od papierowego i ręcznego zarządzania zleceniami serwisowymi na rzecz pracy na oprogramowaniu IT. Klienci nieraz wręcz wymagają, aby mieć stały dostęp do statusu swoich zgłoszeń i historii współpracy. Pierwszym krokiem do zautomatyzowania wielu powtarzalnych czynności i przeniesienia procesów firmy do wersji online, jest wybór dobrego oprogramowania do zarządzania serwisem. Niewielkim nakładem czasu i energii można usprawnić wiele obszarów, wprowadzając stopniowo drobne zmiany w organizacji. Warto zacząć jak najszybciej, aby nie zostać wyprzedzonym przez konkurencję. Dlatego jeśli wpomniane w tym artykule problemy są Ci dobrze znane - pomyśl czy czasem nie jest to najwyższa pora, by skupić się na rozwoju Twojej firmy.