Kiedy warto zainwestować w program dla serwisu?
Sprawnie działająca i przynosząca stałe dochody firma to marzenie każdego przedsiębiorcy. Zbyt duża liczba zleceń czy błędy pracowników potrafią to marzenie jednak skutecznie zniszczyć.Kiedy warto zainwestować zatem w program dla serwisu?
Podstawą dobrego funkcjonowania firmy jest sprawny system składania zleceń, jasno określone kanały komunikacji między pracownikami oraz między nimi a klientami, a także stały dostęp do bazy wiedzy o zleceniach, kontrahentach i serwisowanych urządzeniach. Jakie sytuacje wskazują zatem na to, że przedsiębiorstwo potrzebuje zmian i niezbędny jest nowy program dla serwisu?
Zainwestuj w najlepszy program do serwisu na polskim rynku.
Wypróbuj Serwis Planner przez 30 dni. Bezpłatnie. Zero zobowiązań, bez karty kredytowej.
Nazwij potrzeby i problemy firmy
Aby przedsiębiorstwo dobrze działało, ważne jest zdefiniowanie wszystkich jego potrzeb i problemów. Ich nazwanie pomoże dobrać bowiem odpowiednie oprogramowanie serwisowe, które szybko i widocznie poprawi jej działanie.
- Jakie problemy chcesz rozwiązać poprzez wdrożenie nowego programu serwisowego? Zależy ci na automatyzacji systemu składania zleceń, czy na stworzeniu bazy danych o klientach i urządzeniach?
- Czy firma ma dużo zleceń i potrzebuje automatyzacji systemu ich składania i realizacji? A może jest niewielka i bardziej potrzebne jest stworzenie bazy wiedzy o klientach?
- Jaki system pracy preferują twoi serwisanci? Są mobilni i potrzebują systemu, który działał będzie na różnych urządzeniach mobilnych (telefon, tablet, laptop itp.)? A może pracują zazwyczaj z biura?
- Jak klienci zgłaszają awarie? Robią to raczej telefonicznie, czy też pytają o możliwość zgłaszania usterek przez Internet?
Zdefiniowałeś już potrzeby swojego przedsiębiorstwa? Jeżeli tak, zastanówmy się nad sytuacjami, w których wdrożenie nowego programu dla serwisu jest niezbędne.
Baza wiedzy o klientach i erwisowanych urządzeniach
Twoi pracownicy po raz kolejny usuwają awarię tego samego urządzenia nie znając historii jego naprawy? Kliku serwisantów wypełnia jedno zadanie niezależnie od siebie? Oznacza to, że powinieneś popracować nad komunikacją wewnątrz firmy i stworzyć bazę wiedzy o urządzeniach i klientach. Pomoże ci w tym program dla serwisu, który umożliwia stworzenie rzetelnej i dostępnej o każdej porze dnia i nocy bazy informacji o kontrahentach, zleceniach oraz zaplanowanych zadaniach. Od tej pory twój zespół będzie mógł szybko i sprawnie znaleźć dane o każdym kliencie, poprawi obsługę klienta i pracę w firmie. Co więcej, będziesz mógł swobodnie rozporządzać uprawnieniami pracowników – ty decydujesz o tym, kto ma dostęp do całej bazy danych lub informacji o poszczególnych klientach czy zleceniach. Program dla serwisu to także koniec zmartwień o bezpieczeństwo zebranych danych (nie znikną one bowiem z firmy przy nieobecności pracownika) oraz pomyłek. Łatwiejsze i zabierające mniej czasu będzie także wdrożenie nowego pracownika. Wystarczy bowiem, że opanuje on podstawową wiedzę o poruszaniu się w systemie, a resztę program zrobi za niego.
Serwisowane urządzenia
Program dla serwisu to jednak nie tylko możliwość stworzenia bazy wiedzy o klientach. To także szansa na zebranie w jednym miejscu informacji o serwisowanych urządzeniach. Powstaje w ten sposób historia naprawy maszyn, co wpływa na skrócenie czasu usunięcia usterek czy awarii. Twoi serwisanci będą wiedzieli jaka część była wcześniej wymieniana, a realizacja zlecenia zajmie mniej czasu.
Automatyzacja składania zleceń
Twoja firma to prężnie działające przedsiębiorstwo cieszące się zaufaniem klientów i rosnąca liczbą zleceń? Co jednak w sytuacji, w której liczba zleceń przerośnie możliwości ich realizacji? Jest to znak, że potrzebna jest automatyzacja systemu składania zleceń, tak aby serwisanci mieli więcej czasu na ich realizacje, a klienci możliwość składania zapytań za pomocą platformy online.
Mobilny program dla serwisu
Oprogramowanie umożliwia stworzenie prostego w obsłudze i intuicyjnego panelu klienta, za pośrednictwem którego kontrahenci mogą zgłaszać usterki oraz śledzić stan realizacji zleceń. Co więcej, program dla serwisu można obsługiwać z urządzeń mobilnych, 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Ułatwia to pracę serwisantów, którzy na bieżąco mogą korzystać z bazy wiedzy oraz wypełniać niezbędną dokumentację realizując zlecenie poza biurem. Idąc dalej, możesz monitorować system z każdego miejsca na świecie. Podróże służbowe nie będą wymagały już zatem oddelegowania obowiązków na kogoś innego. Warto pamiętać także o spersonalizowanych kalendarzach przypisanych każdemu pracownikowi. Dzięki nim twój zespół nie zapomni już o zaplanowanych obowiązkach – program przypomni im o nich i wybierze te najważniejsze (np. spotkanie z klientem). W sytuacji, gdy jeden z pracowników będzie za bardzo obciążony zadaniami, będziesz mógł przepisać ich część na kogoś innego. Program dla serwisu to także integracja z programem handlowym, czyli stały dostęp do dokumentów magazynowych, faktur i informacji niezbędnych do realizacji zleceń.
Zainwestuj w program dla serwisu!
Efektywny program dla serwisu usprawnia działanie firmy poprzez automatyzację systemu składania zamówień, komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej oraz efektywnego planowania zadań do realizacji. Jeżeli widzisz zatem, że Twoi pracownicy nie realizują zleceń na czas, a firma działa coraz bardziej chaotycznie, pomyśl o wdrożeniu nowego oprogramowania, a zobaczysz, jak szybko i efektywnie poprawi się działanie twojego biznesu.
Szukasz większego systemu do serwisu? Masz niestandardowe wymagania? Chcesz zintegrować system do serwisu z dużym systemem ERP?
Sprawdź system Aura Business – elastyczne rozwiązanie dedykowane dla wymagających klientów.
Zainwestuj w najlepszy program do serwisu na polskim rynku.
Wypróbuj Serwis Planner przez 30 dni. Bezpłatnie. Zero zobowiązań, bez karty kredytowej.