Pierwsze kroki

Serwis Planner może być używany zarówno w wersji webowej, jak i mobilnej. Bazowy system do zarządzania zleceniami możesz uruchomić w aplikacji, która działa w trybie online i offline. Serwisanci zobaczą w niej zlecenia, które mają aktualnie do wykonania. Z kolei kierwonik może sprawdzić ich lokalizację na mapie. Dzięki powiadomieniom push, wszystkie najważniejsze komunikaty w porę dotrą do pracownika. Najważniejsze funkcje aplikacji mobilnej do zarządzania zleceniami to:

• Powiadomienia o nowych zleceniach.
• Wyświetlanie trasy do klienta na mapie.
• Notatki do zleceń i zmienianie faz.
• Dokumentacja zdjęciowa podpinana pod zlecenie serwisowe.

Podstawą użyteczności systemu do zarządzania serwisem są zlecenia dostosowane do tych, które Twoja firma faktycznie oferuje. Możesz tu dodać takie typy jak np. "Naprawa", "Instalacja", "Reklamacja". Ponadto, każde z tych zleceń serwisowych może mieć określone fazy, charakterystyczne dla jego typu (np. Nowe zlecenie, W realizacji, Zakończone). Na tym etapie:

• Stwórz swoje typy zleceń (przegląd, serwis, instalacje).
• Nadaj fazy / statusy do zleceń.

Aby jeszcze lepiej dostosować Serwis Planner do Twojej firmy, dodaj własne atrybuty do zleceń, czyli pola w których pracownicy będą zamieszczać informacje o konkretnym zleceniu, np. termin realizacji, opis zlecenia, przyczyny awarii. Atrybuty mogą być w formie pola tekstowego, liczbowego, daty, listy rozwijanej, checklisty czy pliku. Na tym etapie:

• Dodaj atrybuty do zleceń.
• Dodaj uprawnienia do atrybutów zleceń.

Kolejnym krokiem jest utworzenie bazy klientów, aby kompletować całą historię współpracy. Możesz też zarządzać produktami serwisowanymi i prowadzić uporządkowaną bazę urządzeń. Na tym etapie:

• Dodaj bazę kontrahentów do systemu (możesz masowo zaimportować listę z Excela).
• Jeżeli korzystasz z bazy urządzeń serwisowanych – dodaj je do systemu. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych pól do opisu / kategoryzacji urządzeń – dodaj atrybuty do produktów serwisowanych.

W systemie do zarządzania zleceniami możesz stworzyć kategorie produktowe i prowadzić magazyn. Jeśli potrzebujesz własnych typów dokumentów - również je tu dodasz. Na tym etapie:

• Przygotuj ofertę produktową (dodaj produkty, zdjęcia, opisy, poziomy cenowe).
• Produkty możesz zaciągnąć masowo z Excela.

Czymże byłby system do zarządzania serwisem bez użytkowników!? Utwórz konta pracowników, by mogli zacząć rejestrować zlecenia. Na tym etapie:

• Stwórz profile pracownika, które pomogą zarządzać uprawnieniami danej grupy pracowników np.: serwisanci, kierownik.
• Dodaj konta pracowników z przypisaniem ich do odpowiedniego profilu.
• Ustaw pulpit pracy pracownikom.

Jeżeli użytkownicy systemu do zarządzania serwisem pełnią różne role w przedsiębiorstwie, z pewnością powinni mieć inne uprawnienia i dostęp tylko do wybranych obszarów. Serwis Planner pozwala tym bardzo elastycznie zarządzać, więc możesz określić co będzie widział i edytował kierownik, a co serwisant. Na tym etapie:

• Nadaj uprawnienia pracownikom.
• Zaloguj się na konto pracownika i zweryfikuj do jakich danych ma dostęp.

Teraz już od sukcesu dzieli Cię tylko... Rozpoczęcie korzystania z systemu! Na tym etapie:

• Przekaż pracownikom dane do zalogowania.
• Wytłumacz im jak mogą modyfikować swój pulpit pracy.
• Przekaż jak dodawać zlecenia.
• Poinformuj jakie dane w zleceniach powinni uzupełniać.
• Wskaż kiedy powinni zmieniać fazy / status zlecenia.
• Jeśli mają wystawiać dokumenty – wytłumacz z jakich dokumentów mogą korzystać i jak je wystawiać spod zlecenia.
• Sprawdź czy potrafią poruszać się po systemie.

Jeżeli chcesz, aby klienci samodzielnie zgłaszali zlecenia drogą online, a także mieli podgląd na ich aktualny status - nic prostszego. Poinformuj ich o nowym udogodnieniu i przekaż dostęp! Na tym etapie:

• Utwórz profil klienta.
• Nadaj uprawnienia klientowi – określ dostęp do procesów oraz możliwość wprowadzania i podglądu do danych.
• Stwórz Pulpit Klienta – wybierz elementy, które ma zobaczyć po zalogowaniu się do Panelu.
• Wyślij klientowi zaproszenie do Panelu Klienta.

Kiedy wszystkie procesy serwisowe są już przeniesione do programu do zarządzania zleceniami, a pracownicy wdrożeni w jego działanie, warto zautomatyzować powtarzalne czynności i skonfigurować automatyczne powiadomienia. W formie e-mail lub SMS mogą one informować np. klientów o tym, że ich zlecenie właśnie zostało zakończone, a pracowników, że pojawiło się nowe zgłoszenie. Na tym etapie:

• Skonfiguruj powiadomienia e-mail / SMS, dzięki którym zaoszczędzisz czas na informowaniu klientów na jakim etapie jest ich zlecenie.

Serwis Planner to jeden z najbardziej elastycznych programów do zarządzania zleceniami serwisowymi. Daje szerokie możliwości konfiguracji, które w każdej chwili można zmodyfikować, by przyjęły jak najbardziej przyjazną formę dla Twojej firmy i pracowników. By wykorzystać maksimum jego potencjału, warto na bieżąco przyglądać jak się sprawdza wśród użytkowników. To stały proces, którego głównym celem jest rozwój Twojego biznesu.

Pamiętaj, że Serwis Planner dostępny jest w czterech pakietach, które oferują różne funkcjonalności. Zatem w każdej chwili możesz rozbudować go do wyższej wersji i jeszcze lepiej usprawnić swój serwis.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania - zadzwoń lub napisz do nas!