Mobilny serwisant – jak możesz usprawnić jego pracę?

Pracujesz jako mobilny serwisant lub jesteś kierownikiem serwisu, który zajmuje się realizacją zleceń poza siedzibą firmy? Szukasz sposobu na uproszczenie i usprawnienie swojej codziennej pracy w terenie lub pragniesz wpłynąć na efektywność Twoich mobilnych serwisantów? A może po prostu interesują Cię dostępne na rynku nowe technologie i zastanawiasz się, jak mogą wznieść Twój biznes na wyższy poziom?

Jeśli choć jedna z Twoich odpowiedzi brzmi “TAK” – zapoznaj się z naszym materiałem. Obejrzyj wideo lub przeczytaj niniejszy artykuł i poznaj najważniejsze funkcje nowoczesnego programu do zleceń, które usprawnią pracę mobilnego serwisu.

Charakterystyka mobilnego serwisanta – kim jest?

Pojęcie “mobilny serwisant” oznacza po prostu pracownika firmy serwisowej, który podejmuje zlecenia niestacjonarne – a więc poza siedzibą samego przedsiębiorstwa, bezpośrednio u klienta.

Przeglądy gwarancyjne czy naprawy urządzeń wykonywane poza firmą to niełatwe zadania, które zazwyczaj wymagają dostępu do szerokiego zakresu informacji. Wiedza o zleceniach – działaniach koniecznych do wykonania, terminach realizacji i lokalizacjach, które należy odwiedzić to jedno. Dla mobilnych serwisantów równie istotne mogą być także, na przykład:

  • dane o historii napraw podejmowanych wobec określonego urządzenia,
  • jego kompletne specyfikacje i parametry,
  • tworzone na bieżąco dokumentacje zdjęciowe.

Program serwisowy dostarcza wszelkich najważniejszych informacji, które są niezbędne w codziennej pracy każdego serwisanta wykonującego obowiązki w terenie. Tym samym staje się on podstawowym narzędziem dla wielu pracowników firm realizujących różnego rodzaju zlecenia.

Oprócz kluczowych danych, tego rodzaju system oferuje także sprawniejszą komunikację i upraszcza pracę osób zajmujących się zarządzaniem. Dodatkowo, niezależnie od branży, typu serwisowanych urządzeń czy rozmiaru przedsiębiorstwa, program do serwisu może zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb i wymagań każdej firmy.

Chcesz wiedzieć w jaki sposób wykorzystać możliwości programu w celu usprawnienia pracy mobilnych serwisantów? W kolejnej części materiału przejdziemy przez cały proces serwisu mobilnego i udzielimy Ci odpowiednich wskazówek.

Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!

Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.

Serwis krok po kroku z mobilnym programem do zarządzania pracą serwisantów

Rejestruj i przydzielaj zlecenia

Serwis Planner to oprogramowanie do serwisu, które opiera się na symbiozie dwóch uzupełniających się narzędzi: programu komputerowego dostępnego w przeglądarce oraz aplikacji mobilnej do działania w terenie. Oba te rozwiązania wykorzystywane są w różnych celach, przez odmiennych pracowników, na poszczególnych etapach procesu serwisowego.

Jako przykład przyjmijmy standardową obsługę procesu awarii maszyny czy urządzenia. Oczywiście, zaczyna się ona od zgłoszenia samej awarii przez klienta. Odpowiednia informacja trafia do dyspozytora – na przykład kierownika serwisu – który już na tym etapie zaczyna wykorzystywać możliwości programu do serwisu.

W bazie urządzeń serwisowanych kierownik w kilku kliknięciach sprawdza specyfikację danego sprzętu, poszczególne jego parametry oraz historię wykonywanych w związku z nim działań. Wszystkie te informacje posłużą mu w kolejnym kroku do stworzenia zlecenia z kompletnymi danymi, co z kolei znacząco usprawni późniejszą pracę mobilnego serwisanta.

Informacje o urządzeniu serwisowanym

Dzięki gromadzonej w programie bazie wiedzy już na tym etapie osoba zajmująca się podziałem pracy może względnie dokładnie ocenić daną usterkę, oszacować potrzebny na jej wykonanie czas pracy i wybrać odpowiedniego specjalistę do realizacji zlecenia.

Każdy mobilny serwisant posiada swój własny kalendarz i harmonogram zleceń, które z jednej strony stanowią historię ich działań, z drugiej natomiast obrazują ich dostępność do podjęcia kolejnych zleceń. Dzięki temu nie znajdą się oni w sytuacji, w której zostanie im przypisane zlecenie, na które zwyczajnie nie mają czasu.

Kalendarz serwisanta mobilnego

Poza kalendarzem, kierownik widzi również lokalizację pracowników oraz lokalizację samych zleceń na mapie. Pozwala to na rozsądne wykorzystanie zasobów, przyczyniające się, między innymi, do oszczędności czasu, kosztu dojazdów i tak dalej. Już na pierwszy rzut oka wiadomo bowiem, który serwisant mobilny jest najbliżej danej awarii i jest w stanie najszybciej ją podjąć.

Lokalizacja serwisanta mobilnego

Wbudowany w systemie komunikator to kolejne narzędzie, które pozwala na utrzymywanie bieżącej wymiany informacji z mobilnymi serwisantami, w celu, na przykład, potwierdzenia ich dostępności.

Zarządzaj zleceniami w aplikacji mobilnej

Wspomniany systemowy komunikator to niewątpliwie ważne narzędzie do przekazywania informacji, jednak to automatyzacja stanowi kluczowy element usprawnienia serwisów terenowych. Mobilny serwisant powiadomienie o nowym zleceniu może otrzymać za pośrednictwem:

  • tradycyjnego e-maila,
  • wiadomości SMS,
  • poprzez powiadomienie push z aplikacji mobilnej.

Wszystko to, oczywiście, za pomocą procedury automatycznej.

Lista zleceń serwisanta mobilnego

Pozostając przy aplikacji mobilnej Serwis Planner, warto w tym momencie zatrzymać się i omówić pokrótce możliwości, które niesie ona dla mobilnych serwisantów.

Centralny jej punkt stanowi lista zleceń z wyróżnieniem zleceń do wykonania “Na dziś” oraz “Nadchodzących”. To swoiste centrum dowodzenia mobilnego serwisanta – już w tym widoku widzi on datę, w której dane zlecenie ma być wykonane, jego etap, klienta, którego ono dotyczy oraz przypisaną osobę kontaktową.

Opis zleceń i wszystkie dostępne tam pola, które widzi mobilny serwisant, z łatwością mogą być zmienione przez kierownika i dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy. Zazwyczaj znajdą się tam takie informacje jak:

  • szczegółowe dane o kliencie i adres wykonania zlecenia,
  • przypisane produkty serwisowane wraz z opisem awarii,
  • czeklisty przydatne podczas realizacji,
  • pola na określenie, np. wysokości pobranej należności, wykorzystanego czasu czy opisu wykonanych prac,
  • miejsce na dołączenie dokumentacji zdjęciowej lub podpisu klienta.
Karta zlecenia aplikacji dla serwisanta mobilnego
Karta zlecenia aplikacji dla serwisanta mobilnego

Mobilny serwisant, dzięki aplikacji dostępnej na smartfonie, w dowolnym momencie ma możliwość podglądu lub wprowadzania zmian we wszystkich tych polach. Jeżeli, w wyniku na przykład niedopatrzenia, jakichś informacji o serwisowanym sprzęcie zabraknie w zleceniu, wystarczy jedno kliknięcie, by przejść do wersji przeglądarkowej systemu i otworzyć pełną historię danego urządzenia. Finalnie, wyposażony w komplet niezbędnych informacji, serwisant mobilny może przejść do kolejnego etapu procesu – czyli samej realizacji zlecenia.

Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!

Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.

Gromadź informacje podczas realizacji zlecenia

Z poziomu wybranego w aplikacji zlecenia, mobilny serwisant może jednym kliknięciem przejść do mapy dojazdu do klienta. W ten sposób automatycznie wyświetlona zostanie mu trasa uwzględniająca jego obecną lokalizację i adres zlecenia, długość drogi oraz przewidywany czas na jej pokonanie, a także przybliżoną godzinę dojazdu do kontrahenta.

Jest to również dobry moment na zmianę statusu zlecenia – dzięki temu kierownik serwisu będzie wiedział, iż zostało już ono podjęte.

Mapa dojazdu dla serwisant mobilnego

Będąc na miejscu, serwisant mobilny podejmuje realizację danego zlecenia. Cały czas ma on do dyspozycji kompletny zestaw potrzebnych informacji i na bieżąco może raportować on swoje postępy pracy, odhaczając kolejne punkty z czeklisty. Finalnie, w aplikacji mobilnej serwisant może uzupełnić także opis zakończenia pracy (i podjętych podczas niej działań) oraz określić wykorzystany w trakcie realizacji zlecenia czas.

Każdy etap jego pracy uzupełniony może być o odpowiednią dokumentację zdjęciową, która po szybkiej synchronizacji zostanie przesłana i zapisana w stacjonarnej wersji programu do serwisu. Wykonane w ten sposób zdjęcia zostaną automatycznie dołączone do historii prac nad urządzeniem i przyczynią się tym samym do budowania szczegółowej bazy wiedzy.

Ostatnim etapem działań mobilnego serwisanta jest uzyskanie podpisu klienta – również i tutaj z pomocą przychodzi aplikacja na dowolnym urządzeniu z ekranem dotykowym. Nie tylko pomaga to uniknąć zbędnej papierologii i stanowi tym samym oszczędność papieru, ale też przyczynia się do istotnej oszczędności czasu i znacząco zmniejsza ryzyko błędów.

Po otrzymaniu podpisu klienta, mobilny serwisant zmienia status zlecenia na “Zakończone” i jest już gotów do podjęcia kolejnych zadań. Sama zmiana statusu, dzięki funkcji automatycznych powiadomień, może spowodować wysłanie kopii protokołu serwisowego na skrzynkę e-mail klienta. Kierownik może natomiast zająć się weryfikacją wykonanego serwisu, a następnie skierować zlecenie do księgowości w celu rozliczenia i fakturowania.

Karta zlecenia aplikacji dla serwisanta mobilnego
Karta zlecenia aplikacji dla serwisanta mobilnego
Karta zlecenia aplikacji dla serwisanta mobilnego

Podsumowanie

Obsługa procesu awarii maszyn i urządzeń z pewnością nie należy do najprostszych zadań, które mogą zostać podjęte w firmie serwisowej. Dlatego też tak istotne są wszelkie usprawnienia i ułatwienia, które mogą wpłynąć na skuteczną obsługę tego typu zleceń. Jednym z takich narzędzi jest właśnie program do serwisu – a w szczególności taki, który wyposażony jest w funkcjonalną aplikację dla mobilnych serwisantów.

Mamy nadzieję, że udało nam się przedstawić Tobie w tym materiale najważniejsze zalety takiego rozwiązania i wskazać potencjalne obszary do usprawnień w tym zakresie. Jeśli posiadasz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś wypróbować tego rodzaju rozwiązanie w swoim biznesie, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.

Usprawnij pracę mobilnego serwisanta z programem Serwis Planner!

Testuj przez 30 dni. Całkowicie bezpłatnie. Bez żadnych zobowiązań.

Polecamy także:

Informacje

  • O nas
  • Kontakt
  • Bezpieczeństwo
  • Nowości
  • Klienci
  • Case Studies
  • Finansowanie
  • FAQ
  • RODO
  • Dla Partnera

Na początek

Wiedza o serwisie

Integracje