Jak wybrać program do obsługi serwisu?

Jeśli wybierasz program do obsługi serwisu, to z pewnością wiesz, że to prawdziwe wyzwanie. Na rynku funkcjonuje ich bowiem naprawdę wiele, a producenci prześcigają się w proponowaniu coraz to lepszych rozwiązań. Czym kierować się zatem wybierając idealne oprogramowanie?

Efektywny program do obsługi serwisu powinien usprawnić pracę firmy poprzez wspieranie jej działań już od pierwszego kontaktu z klientem. To wówczas rodzi się bowiem wstępna ocena przedsiębiorstwa, która zaważyć może na dalszym korzystaniu z jego produktów czy usług.Dobrze dobrane oprogramowanie może skutecznie wesprzeć działanie poszczególnych działów firmy chociażby poprzez zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji czy umożliwienie klientom składania zleceń czy zgłaszania problemów online. O czym należy jednak pamiętać wybierając program do obsługi serwisu?

Podejmij dobrą decyzję. Wybierz najlepszy program do serwisu.

Darmowe testy cały miesiąc. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.

Zdefiniuj potrzeby firmy, aby wybrać adekwatny program do obsługi serwisu

Zanim podejmiesz decyzje o wyborze oprogramowania, powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

Jakie problemy chcesz rozwiązać poprzez wdrożenie programu? Zależy ci na usprawnieniu komunikacji wewnętrznej czy zewnętrznej?
Jak pracują serwisanci? Są mobilni i potrzebują systemu dostępnego z różnych urządzeń niestacjonarnych (telefon, tablet, laptop itp.)? A może pracują wyłącznie w biurze?
Jak klienci informują firmę o awariach? Jeżeli robią to telefonicznie lub mailowo, może warto wybrać program umożliwiający zgłaszanie problemów bezpośrednio w systemie (tzw. panel klienta)?
Czy firma jest duża i ma dużo zleceń, co wiąże się z większą potrzebą automatyzacji? A może jest niewielka i automatyzacja na dużą skale jest zbędna?

Pamiętaj! Dobranie efektywnego programu zawsze powinieneś zacząć od zdefiniowania swoich potrzeb i oczekiwań. Tylko wówczas szybko usprawnisz działanie swojej firmy i zrealizujesz zamierzone cele.

Integracja z narzędziami i generowanie raportów

Jak powszechnie wiadomo, efektywny program do obsługi serwisu powinien wspierać wszystkie obszary, które wymagane są do sprawnego funkcjonowania firmy. Dobry system musi posiadać możliwość integracji z dodatkowymi narzędziami używanymi w przedsiębiorstwie, co istotne jest zarówno podczas rozpoczynania pracy z programem, jak i przy wykonywaniu codziennych czynności.

Aktualizacje i interfejs

Na rynku znaleźć można dużą liczbę dostępnych wersji niemalże wszystkich oprogramowań. Dostosowywane są one bowiem do wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Każda z wersji powinna mieć jednak możliwość szybkiej i sprawnej aktualizacji do wyższych czy bardziej rozbudowanych wersji. Dobry program powinien zmieniać się bowiem wraz z rozwojem firmy.

Niezwykle istotny jest także interfejs programu. Powinien być on przede wszystkim intuicyjny, przyjazny i prosty w obsłudze. Program, który dysponuje nawet największą liczbą różnych funkcji będzie mało użyteczny, jeżeli wyposażony jest w mało przejrzysty interfejs. Prostota stanowi bowiem klucz do prowadzenia efektywnej komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Oprócz powszechnie stosowanych ułatwień w przechodzeniu między jednym oknem a drugim, warto wziąć pod uwagę na przykład możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji (każdy widzi zindywidualizowany interfejs dostosowany do jego kompetencji i zadań, które ma wykonać).

Bezpieczeństwo danych i aspekt finansowy

Każdy program, w ramach którego tworzona jest baza danych, musi gwarantować bezpieczeństwo ich przechowywania. Co więcej, firma powinna mieć także pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie i zgodnie z prawem. Nie bez znaczenia jest również aspekt finansowy, dlatego przed zakupem konkretnego programu, warto skorzystać z jego wersji testowej. Możesz w ten sposób ocenić nie tylko efektywność działania programu, lecz także sprawdzić jak często jest on aktualizowany oraz skorzystać ze wsparcia zespołu handlowców.

Pamiętaj, że najwięcej zyskasz na współpracy z takimi klientami, którzy będą zadowoleni z Twoich usług i będą Cię polecać kolejnym klientom. Dlatego właśnie niedotrzymane terminy zawsze szkodzą – nawet, jeżeli nie wiążą się z karami umownymi. Usprawnienie serwisu to przede wszystkim dołożenie wszelkich starań, by wszystkie zlecenia były wykonane terminowo.

Każda firma chce mieć program do obsługi serwisu, który efektywnie usprawni jej działania. Co więcej, oprogramowanie powinno być także zintegrowane z wykorzystywanymi w firmie systemami IT oraz zapewniać bezpieczeństwo danych i przeprowadzanych operacji. Warto pamiętać jednak o tym, że przedsiębiorstwo przedsiębiorstwu nierówne. Zanim zdecydujesz się więc na zakup programu, zdefiniuj swoje potrzeby i oczekiwania, porównaj oferty obecne na rynku oraz skorzystaj z wersji próbnej systemu. W taki sposób unikniesz rozczarowania i będziesz zadowolonym użytkownikiem programu obsługującego serwis twojej firmy.

Szukasz większego systemu do serwisu? Masz niestandardowe wymagania? Chcesz zintegrować system do serwisu z dużym systemem ERP?

Sprawdź system Aura Business – elastyczne, dedykowane rozwiązanie dla klientów, którzy oczekują więcej.

Podejmij dobrą decyzję. Wybierz najlepszy program do serwisu.

Darmowe testy cały miesiąc. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej.