Zarządzanie zleceniami

Serwis Planner wspiera zarządzanie zleceniami różnego typu np. serwis, instalacja, przegląd, reklamacje i inne. System pozwala na obsługę wielu własnych typów procesu z różnymi fazami, atrybutami czy numeracją. Uporządkowanie według typów oraz odpowiednie przygotowanie karty zlecenia do specyfiki procesu, pozwala osiągnąć znacznie wyższą efektywność podczas planowania, przekazywania i realizacji zleceń.

Najważniejsze możliwości

• Proste planowanie pracy i delegowanie zleceń w zespole
• Bieżące monitorowanie przepływu zleceń
• Kontrola czasu realizacji
• Powiązanie wiadomości wewnętrznych oraz e-mail ze zleceniami
• Monitorowanie historii zmian w karcie zlecenia

Widok tablicy zleceń (widok Kanban) w systemie Serwis Planner umożliwia podgląd bieżących procesów z uwzględnieniem etapów, na jakich się w danym momencie znajdują. Tablica wizualizuje przepływ realizowanych zleceń, wspierając kierownika w planowaniu i zarządzaniu pracą serwisantów. W rezultacie następuje wzrost efektywności wykonywanych zleceń.

Główne korzyści

• Możliwość monitorowania przepływu zleceń
• Zapewnienie ciągłości pracy
• Eliminacja marnotrawstwa
• Skrócenie czasu realizacji zleceń
• Szybkie wykrycie ewentualnych przekroczeń i problemów

Program Serwis Planner daje całkowitą dowolność w kwestii wyświetlania zleceń na pulpicie, co organizuje i znacząco przyspiesza ich obsługę. Możesz wyświetlać listy zleceń podzielone na wiele różnych kategorii – chociażby typ zlecenia, etap jego realizacji, odpowiedzialny pracownik czy związana z danym zleceniem firma. Dzięki temu serwisant może z łatwością zobaczyć np. listę nowych, przypisanych do niego zleceń, a kierownik – zlecenia do przetworzenia lub takie, które oczekują na jego akceptację albo są gotowe do rozliczenia.

Zlecenie, które kierownik przekazuje do serwisanta powinno zawierać wszystkie informacje, które są niezbędne do szybkiego podjęcia zlecenia. Serwisant, w karcie zlecenia może sprawdzić np. miejsce i termin realizacji, dane osoby kontaktowej czy opis zlecenia. Bardzo przydatną możliwością np. w przypadku serwisu maszyn lub urządzeń jest możliwość zapoznania się z historią serwisowanego urządzenia. W ten sposób, serwisant bez poświęcania czasu na dodatkowy kontakt z zespołem, może sprawdzić jakie naprawy zostały wykonane i szybciej zlokalizować problem.

Podejmowanie zgłoszeń może odbywać się także przy pomocy wygodnej aplikacji mobilnej Serwis Planner ułatwiającej pracę serwisantów terenowych. Wersja mobilna systemu do zarządzania zleceniami jest dostępna na urządzenia z systemem Android oraz IOS.

• stworzenie spójnej i kompletnej bazy wiedzy o zleceniach,
• sprawna obsługa różnych procesów w jednym miejscu,
• szybkie tworzenie nowych zleceń (wraz z powiązaną kartą klienta, produktem i produktem serwisowanym),
• wygodne planowanie i przekazywanie zleceń,
• proste monitorowanie realizacji zleceń,
• mierzenie rentowności współpracy z danym klientem,

• tworzenie spójnej bazy wiedzy o klientach, zleceniach i produktach serwisowanych,
• wyświetlanie wszystkich zleceń w widoku tablicy z podziałem na etapy
• generowanie protokołów serwisowych na podstawie zlecenia,
• weryfikacja części zużytych podczas zlecenia,
• rejestracja czasu pracy poświęconą na zlecenie,
• potwierdzenie realizacji zlecenia poprzez podpis klienta na urządzeniu mobilnym.

Serwis Planner tworzy jedną i spójną bazę wiedzy o klientach i zleceniach. Zlecenia mogą być powiązane z klientem, produktem, produktem serwisowanym oraz zadaniami i zdarzeniami. W ten sposób automatycznie tworzy się kompletna historia współpracy z klientem. Wystarczy, że otworzysz kartę klienta, a w kilka chwil poznasz wszelkie szczegóły długoletniej współpracy. Kompletna historia zleceń umożliwia również szybkie zastąpienie nieobecnego pracownika bez konieczności czasochłonnego wdrażania w prowadzone działania.

Lista wszystkich zleceń stanowi historię całej Twojej działalności. Pozwala na wgląd we wszelkie prowadzone w przeszłości procesy i z biegiem lat staje się coraz obszerniejszą bazą wiedzy. Z tego względu funkcjonalność ta została uzupełniona w mechanizmy pozwalające na sprawne poszukiwanie informacji. Samodzielnie konfigurowane kolumny – ich obecność, kolejność oraz szerokość sprawiają, że jesteś w stanie wyświetlić tylko te informacje, które rzeczywiście są przydatne w Twojej pracy i szybki wgląd w nie jest konieczny. Możliwość zarządzania filtrami powoduje natomiast, że tworzysz własną funkcjonalną wyszukiwarkę zleceń i szukasz tylko po tych polach, które są istotne.