Zarządzanie pracownikami w terenie – jak robić to dobrze?
Zarządzanie grupą pracowników i koordynacja zadań często powodują wiele wyzwań. Wynikają one przede wszystkim ze specyfiki pracy z ludźmi. Problemy zwiększają się w przypadku organizacji pracy pracowników terenowych. Pod tym hasłem kryją się bowiem nie tylko mobilni pracownicy, którzy realizują swoje obowiązki u klientów, ale także osoby wykonujące pracę zdalną w domu czy w innym miejscu na świecie.
Brak bezpośredniej kontroli i możliwości monitorowania pracowników stwarza konieczność formułowania nowych schematów postępowań oraz wykorzystywania narzędzi wspierających planowanie zadań i proces zarządzania serwisem.
Chcesz wynieść zarządzanie pracą techników terenowych w Twojej firmie na wyższy poziom? Czytaj dalej, a dowiesz się jakie problemy niweluje dobry program serwisowy – Serwis Planner.
Zarządzaj pracownikami w terenie z programem Serwis Planner.
Cały miesiąc bezpłatnych testów. Bez zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Oprogramowanie do zarządzania pracownikami w terenie – co pomoże usprawnić?
Efektywne zarządzanie pracownikami terenowymi wiąże się z podobnymi wyzwaniami w każdym przedsiębiorstwie. Jeśli należysz do takiej firmy, to zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę z tych problemów obsługi terenowej, a być może mierzysz się z nimi na co dzień.
Umiejętność pokonywania tych problemów jest ważna, a nieocenionym wsparciem jest wykorzystywanie odpowiednich narzędzi. Jednym z nich jest Serwis Planner – program pomagający skutecznie zarządzać i monitorować wydajność techników w terenie.
W jakim stopniu Serwis Planner ułatwia kontrolę pracy pracowników terenowych? Z pomocą programu oraz aplikacji dla pracownika terenowego usprawnisz:
- przepływ informacji między pracownikami i kierownictwem,
- alerty zadaniowe i przydzielanie zleceń serwisantom,
- nadzór nad realizacją i optymalizacja przydziału zleceń,
- dostęp do kompletnych informacji o zleceniu w aplikacji na telefonie,
- dostęp serwisanta do historii napraw danej maszyny lub urządzenia,
- szybkie generowanie protokołów serwisowych,
- planowanie harmonogramu i rejestrację czasu pracy,
- czas, w jakim pracownicy terenowi realizują zlecenia.
Serwis Planner – antidotum na sprawne zarządzanie pracownikami w terenie
Zarządzanie terenowe a dostęp do informacji
Sprawna obsługa terenowa zlecenia bez dostępu do informacji o nim nie jest możliwa. Efektywne zarządzanie pracownikami terenowymi wymaga udostępniania wszystkich kluczowych danych. Zarządzanie pracą terenową poprzez ustne informowanie poszczególnych pracowników i papierowa dokumentacja są stratą cennego czasu. Jedynie program do zarządzania pracownikami w terenie i specjalnie dedykowana aplikacja dla pracownika terenowego są odpowiednim wsparciem.
Na szczególną uwagę zasługuje aplikacja do zarządzania dostępna na iOS i Android, której celem jest pomoc pracownikom mobilnym w ich codziennej pracy. Dobry program serwisowy działający jako system mobilny jest podręczną bazą wiedzy o realizowanym zleceniu i nieodłącznym elementem zarządzania usługami terenowymi.
Zamieszczanie informacji w Serwis Planner prowadzi do budowania bazy:
- kontrahentów,
- urządzeń
- zleceń,
- dokumentów,
Wszystkie te informacje przyczyniają się do skutecznej organizacji pracy pracowników terenowych i łatwiejszego zarządzania realizacją zleceń przez kierowników. W czasie realizacji usługi wiedzą oni, do jakiego miejsca muszą się udać, jakiego sprzętu dotyczy zlecenie, co było zrobione w przeszłości i co należy wykonać obecnie.
Uzupełnieniem informacji systemowych jest aplikacja dla pracownika terenowego, w której ma on dostęp do przypisanych mu zleceń. W urządzeniu, które ma zawsze pod ręką może sprawdzić wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy. Dla kierownika, z kolei, jest to świetny sposób na szybkie przydzielanie zadań pracownikom terenowym.
Poznaj pozostałe funkcje aplikacji pracownika mobilnego w dobrym programie serwisowym.
Wypróbuj system Serwis Planner do zarządzania dla pracowników terenowych
Cały miesiąc bezpłatnych testów. Bez zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Przydzielanie zleceń
Przydzielanie zadań pracownikom terenowym to nie lada wyzwanie dla kierownika. Rozproszenie lokalizacyjne oraz zróżnicowanie czasu realizacji zleceń przyczynia się do powstawania chaosu w terminarzu i nieco utrudnia proces zarządzania pracownikami w terenie. Niezbędne jest narzędzie, które uporządkuje i przedstawi w wygodnej wizualnie formie kalendarze wszystkich mobilnych serwisantów. Jest to pomocne w poszukiwaniu luk, które można wykorzystać na wykonanie dodatkowych działań i przydzielanie zleceń. Takie możliwości oferuje Serwis Planner, który wspiera zarządzanie terenowe poprzez funkcje kalendarza i harmonogramu.
Zarządzanie pracą techników terenowych związane jest często z pilnymi zgłoszeniami, które należy szybko zrealizować. Trudnym zadaniem dla osoby zarządzającej jest poszukiwanie pracownika, który nie tylko ma czas, ale też znajduje się w odpowiedniej lokalizacji. Za pomocą aplikacji mobilnej pracownik ma możliwość udostępniania swojej lokalizacji. Dzięki temu kierownik może śledzić pozycje pracowników na mapie w oprogramowaniu do zarządzania i dobierać im odpowiednie zlecenia. Nie ma konieczności szczegółowej kontroli pracy pracowników terenowych, kontaktów telefonicznych i dopytywania o dostępność czasową oraz lokalizacyjną. Podgląd na lokalizację mobilnych techników to klucz do efektywnego zarządzania usługami terenowymi pozwalającego osiągać lepsze rezultaty w obszarze realizacji zadań.
Powiadomienia - ważny element wspierający zarządzanie serwisem terenowym
Komunikator systemowy jest ważnym elementem informacyjnym, jednakże automatyzacja przyczynia się do jeszcze sprawniejszego procesu zarządzania pracownikami w terenie. Technik może otrzymywać powiadomienia o nowych zleceniach - zadaniach serwisowych:
- w wiadomości e-mail,
- w formie wiadomości SMS,
- poprzez aplikację mobilną i powiadomienie push.
Zarządzanie zadaniami pracowników terenowych oraz informowanie ich o nowych zleceniach w dobrym programie serwisowym jest bardzo proste i zautomatyzowane. Powoduje to przejrzystość oraz sprawia, że zlecenia są podejmowane dużo szybciej.
Raportowanie pracy – monitorowanie pracowników, czasu i efektów
Monitorowanie pracy pracowników terenowych, poświęconego przez nich czasu i efektów realizacji to nieodłączne elementy zarządzania pracą serwisową. Szczególne znaczenie ma czas poświęcony na wykonywanie obowiązków. Kierownik nie ma bezpośredniej kontroli na pracownikiem terenowym, ponieważ wykonuje on zlecenie poza siedzibą firmy.
Niemniej jednak, kontrola czasu pracy w zarządzaniu serwisem terenowym jest ważna. Nie tylko sprawdza ona rzetelność pracownika, ale też przyczynia się do wprowadzania usprawnień w organizacji i pomaga stworzyć własne normy pracy dotyczące tego obszaru. Serwis Planner umożliwia monitorowanie pracy pracowników terenowych poprzez raportowanie czasu pracy. Jest ono bardzo proste i dopasowane do specyfiki pracy serwisanta terenowego. Jednym koniecznym działaniem jest wprowadzenie w karcie zlecenia czasu wykorzystanego na wykonanie zadania. Do realizacji tej czynności wystarczy dostęp do aplikacji lub przeglądarki internetowej.
Informacje zdobywane w taki sposób są wykorzystywane do tworzenia raportów. Osoby zarządzające mogą analizować statystyki dotyczące pracy serwisowej i poprawiać proces zarządzania pracownikami w terenie.
W zarządzaniu pracą serwisową ważne są przede wszystkim efekty wykonania zlecenia. Kontrola osobista i odwiedzanie każdego miejsca to działanie nieefektywne. W sprawnym procesie zarządzania realizacją zleceń terenowych, pracownik ma za zadanie (po zrealizowaniu obsługi klienta) wypełnić kartę zlecenia i uzupełnić ją o protokół z podpisem kontrahenta oraz zdjęcia potwierdzające realizację. Po zatwierdzeniu, kierownik otrzymuje powiadomienie o wykonanym zadaniu przez technika terenowego i może ocenić jego efekty.
Logowania do systemu
Jednym z elementów, który dodatkowo może usprawniać zarządzanie pracownikami w terenie jest monitorowanie aktywności techników w systemie wspierającym ich codzienną pracę. W sytuacji, w której pracownik nie pojawia się każdego dnia w siedzibie firmy, osoba odpowiedzialna za zarządzanie realizacją zleceń terenowych może mieć problem z weryfikacją jego czasu wykonywania zadań.
Jak zostało już wspomniane wyżej, najistotniejsze jest samo raportowanie, ale wsparciem w zarządzaniu zespołem terenowym może być historia logowań do systemu, która pozwala sprawdzić w jakim momencie dnia dany pracownik podjął próbę logowania do systemu – udaną lub nieudaną, a także kiedy nastąpiło wylogowanie.
Do tego raportu dotrzesz dopisując do nazwy swojego systemu następujący fragment: /userLoginHistory/list/.
Jak efektywnie zarządzać i monitorować działania pracowników terenowych? – Podsumowanie
Zarządzanie pracownikami w terenie nie jest proste. W związku z tym warto wykorzystywać narzędzia, które upraszczają i przyspieszają ten proces. Serwis Planner posiada wiele funkcji, które przyczyniają się do większej transparentności i wpływają na uporządkowanie komunikacji pomiędzy terenowymi pracownikami, a ich przełożonymi. Dobry program serwisowy sprawia, że zarządzanie zespołem terenowym staje się jeszcze prostsze, a dodatkowo – łatwiej jest planować pracę oraz kontrolować jej czas i efekty.
Zarządzaj pracownikami w terenie z programem Serwis Planner.
Cały miesiąc bezpłatnych testów. Bez zobowiązań. Bez karty kredytowej.
Polecamy także: