Zarządzanie zleceniami
Sprawne planowanie, przekazywanie i realizacja zleceń
Zarządzanie zleceniami w programie Serwis Planner
Serwis Planner wspiera zarządzanie zleceniami różnego typu np. serwis, instalacja, przegląd, reklamacje i inne. System pozwala na obsługę wielu własnych typów procesu z różnymi fazami, atrybutami czy numeracją. Uporządkowanie według typów oraz odpowiednie przygotowanie karty zlecenia do specyfiki procesu, pozwala osiągnąć znacznie wyższą efektywność podczas planowania, przekazywania i realizacji zleceń.
Najważniejsze możliwości
- Proste planowanie pracy i delegowanie zleceń w zespole
- Bieżące monitorowanie przepływu zleceń
- Kontrola czasu realizacji
- Powiązanie wiadomości wewnętrznych oraz e-mail ze zleceniami
- Monitorowanie historii zmian w karcie zlecenia
Czytelna tablica zleceń – zarządzanie zleceniami serwisowymi i nie tylko
Widok tablicy zleceń (widok Kanban) w systemie Serwis Planner umożliwia podgląd bieżących procesów z uwzględnieniem etapów, na jakich się w danym momencie znajdują. Tablica wizualizuje przepływ realizowanych zleceń, wspierając kierownika w planowaniu i zarządzaniu pracą serwisantów. W rezultacie następuje wzrost efektywności wykonywanych zleceń.
Główne korzyści
- Możliwość monitorowania przepływu zleceń
- Zapewnienie ciągłości pracy
- Eliminacja marnotrawstwa
- Skrócenie czasu realizacji zleceń
- Szybkie wykrycie ewentualnych przekroczeń i problemów
Wyświetlanie zleceń na pulpicie
Program Serwis Planner daje całkowitą dowolność w kwestii wyświetlania zleceń na pulpicie, co organizuje i znacząco przyspiesza ich obsługę. Możesz wyświetlać listy zleceń podzielone na wiele różnych kategorii – chociażby typ zlecenia, etap jego realizacji, odpowiedzialny pracownik czy związana z danym zleceniem firma. Dzięki temu serwisant może z łatwością zobaczyć np. listę nowych, przypisanych do niego zleceń, a kierownik – zlecenia do przetworzenia lub takie, które oczekują na jego akceptację albo są gotowe do rozliczenia.
Szybkie podejmowanie i weryfikacja zlecenia
Zlecenie, które kierownik przekazuje do serwisanta powinno zawierać wszystkie informacje, które są niezbędne do szybkiego podjęcia zlecenia. Serwisant, w karcie zlecenia może sprawdzić np. miejsce i termin realizacji, dane osoby kontaktowej czy opis zlecenia. Bardzo przydatną możliwością np. w przypadku serwisu maszyn lub urządzeń jest możliwość zapoznania się z historią serwisowanego urządzenia. W ten sposób, serwisant bez poświęcania czasu na dodatkowy kontakt z zespołem, może sprawdzić jakie naprawy zostały wykonane i szybciej zlokalizować problem.
Podejmowanie zgłoszeń może odbywać się także przy pomocy wygodnej aplikacji mobilnej Serwis Planner ułatwiającej pracę serwisantów terenowych. Wersja mobilna systemu do zarządzania zleceniami jest dostępna na urządzenia z systemem Android oraz IOS.
Więcej o możliwościach aplikacji przeczytasz tutaj – APLIKACJA DO SERWISU.
Jak Serwis Planner wspomaga zarządzanie zleceniami?
Program Serwis Planner wspiera zarządzanie zleceniami serwisowymi, instalacyjnymi, przeglądami, reklamacjami i wieloma innymi procesami. W powyższym pomagają następujące funkcjonalności systemu:
- stworzenie spójnej i kompletnej bazy wiedzy o zleceniach,
- sprawna obsługa różnych procesów w jednym miejscu,
- szybkie tworzenie nowych zleceń (wraz z powiązaną kartą klienta, produktem i produktem serwisowanym),
- wygodne planowanie i przekazywanie zleceń,
- proste monitorowanie realizacji zleceń,
- mierzenie rentowności współpracy z danym klientem,
- tworzenie spójnej bazy wiedzy o klientach, zleceniach i produktach serwisowanych,
- wyświetlanie wszystkich zleceń w widoku tablicy z podziałem na etapy
- generowanie protokołów serwisowych na podstawie zlecenia,
- weryfikacja części zużytych podczas zlecenia,
- rejestracja czasu pracy poświęconą na zlecenie,
- potwierdzenie realizacji zlecenia poprzez podpis klienta na urządzeniu mobilnym.
Historia zleceń
Serwis Planner tworzy jedną i spójną bazę wiedzy o klientach i zleceniach. Zlecenia mogą być powiązane z klientem, produktem, produktem serwisowanym oraz zadaniami i zdarzeniami. W ten sposób automatycznie tworzy się kompletna historia współpracy z klientem. Wystarczy, że otworzysz kartę klienta, a w kilka chwil poznasz wszelkie szczegóły długoletniej współpracy. Kompletna historia zleceń umożliwia również szybkie zastąpienie nieobecnego pracownika bez konieczności czasochłonnego wdrażania w prowadzone działania.
Przechowując dane w systemie masz pewność, że nie zostaną usunięte. Dzięki modułowi zarządzania uprawnieniami, to Ty decydujesz do jakich danych dostęp mają kierownicy oraz serwisanci oraz jakie dane mogą jedynie zobaczyć, a jakie edytować.
Lista wszystkich zleceń z funkcjonalną wyszukiwarką
Lista wszystkich zleceń stanowi historię całej Twojej działalności. Pozwala na wgląd we wszelkie prowadzone w przeszłości procesy i z biegiem lat staje się coraz obszerniejszą bazą wiedzy. Z tego względu funkcjonalność ta została uzupełniona w mechanizmy pozwalające na sprawne poszukiwanie informacji. Samodzielnie konfigurowane kolumny – ich obecność, kolejność oraz szerokość sprawiają, że jesteś w stanie wyświetlić tylko te informacje, które rzeczywiście są przydatne w Twojej pracy i szybki wgląd w nie jest konieczny. Możliwość zarządzania filtrami powoduje natomiast, że tworzysz własną funkcjonalną wyszukiwarkę zleceń i szukasz tylko po tych polach, które są istotne.
Zaletą listy procesów jest możliwość umieszczenia w kolumnach nie tylko pól standardowych dostępnych w wersji bazowej systemu. Przy każdym zleceniu sprawdzisz również wszelkie atrybuty, które samodzielnie dodasz do systemu. Dzięki temu baza zleceń jest jeszcze bardziej kompletna i stanowi miejsce szybkiej weryfikacji działań. A jeśli chcesz spojrzeć na listę poza systemem to zrobisz to z niezwykłą łatwością dzięki opcji eksportu zawartości do pliku xlsx.
Jak zarządzać zleceniami i koordynować pracę serwisantów?
Mistrzowsko zarządzaj zleceniami z Serwis Planner!
Testuj za darmo przez całe 30 dni. Bez zobowiązań i podawania karty kredytowej.